Este capítulo tiene como objetivo proporcionar una guía con orientaciones básicas sobre la gestión de los sistemas de información y los datos, para facilitar la implementación y el inicio del funcionamiento de nuevas instituciones públicas.
Los principales desafíos de una nueva institución en materia de TIC son que la tecnología agregue valor a los objetivos estratégicos institucionales y facilite la entrega de servicios a las personas usuarias, junto con asegurar el cumplimiento de la normativa y los estándares técnicos.
Esto requiere definir una estrategia TIC que esté alineada con los objetivos estratégicos institucionales, y que permita que las decisiones tecnológicas sean coherentes con las prioridades y se gestionen de manera eficiente.
También se requiere implementar la infraestructura tecnológica adecuada (on premise o en la nube), gestionar datos con políticas y gobernanza claras, contar con personal calificado y asegurar la interoperabilidad con otras entidades del Estado.
De conformidad con lo establecido en la Ley N° 21.658 que crea la Secretaría de Gobierno Digital (SGD) en la Subsecretaría de Hacienda, y adecúa los cuerpos legales que indica, a partir del 1 de marzo de 2024, la referida Secretaría es el órgano rector de la transformación digital del la Administración del Estado. La SGD es la continuadora legal de la ex División de Gobierno Digital del Ministerio Secretaría General de la Presidencia.
Dicha ley establece que la SGD tiene las siguientes funciones:
- Proponer al Ministro o Ministra de Hacienda la Estrategia de Gobierno Digital
- Coordinar la implementación de la Estrategia de Gobierno Digital, velando por mantener un enfoque integrado de gobierno.
- Coordinar, asesorar y apoyar intersectorialmente en el uso estratégico de tecnologías digitales, datos e información pública para mejorar la gestión de los órganos de la Administración del Estado y la entrega de servicios
- Desarrollar y operar plataformas y servicios compartidos, a lo menos, de interoperabilidad e identidad digital.
Además, su reglamento establecerá y regulará:
- Los mecanismos e instrumentos por los cuales se implementará la Estrategia de Gobierno Digital, y se coordinará, asesorará y apoyará a los órganos de la Administración del Estado,
- Los medios a través de los cuales se realizará el monitoreo, seguimiento y evaluación de las medidas requeridas para el cumplimiento de sus funciones,
- La forma en que se solicitará la información necesaria para estos fines; y
- Toda otra materia necesaria para el adecuado ejercicio de sus competencias.
La SGD coordina la implementación del marco legal de la Ley N° 21.180 de Transformación Digital del Estado (En adelante e indistintamente “LTDE”), que obliga a los órganos del Estado (excepto las empresas públicas) a interoperar y gestionar trámites electrónicos antes de diciembre de 2027, mediante un régimen gradual de 7 fases definido en el DFL N° 1 de 2020, aplicado según la madurez digital de cada grupo institucional.
La LTDE ordenó la elaboración de un reglamento, aprobado por el Decreto Supremo Nº 4 de 2020, de la SEGPRES, que regula la tramitación electrónica de procedimientos administrativos, incluyendo excepciones, notificaciones y estándares tecnológicos. Además, se establecieron 6 normas técnicas sobre interoperabilidad, seguridad, documentos electrónicos, notificaciones, calidad y autenticación.
Definir una Estrategia TIC permite alinear la tecnología con los objetivos institucionales, planificar, evaluar servicios, aplicar buenas prácticas e incorporar indicadores para medir avances y mejorar la gestión.
Esta sección presenta en forma resumida, los elementos esenciales a considerar para asegurar una gestión eficiente y alineada con los estándares vigentes.
Objetivos estratégicos de TIC. Es clave definir los objetivos TIC de largo plazo, su relación con los objetivos institucionales estratégicos y cómo los proyectos contribuyen a ellos.
Modelo de arquitectura institucional. Indicar los principales elementos de su arquitectura de referencia, si tiene o no una base de datos de configuración (CMDB), cómo es la estructura de hardware, software y redes (on premise, cloud, IaaS, PaaS, SaaS), entre otros.
Modelo de planificación de TIC. Describir cómo se identifican, priorizan y gestionan los proyectos TIC en la institución. Incluyendo la existencia, composición y funcionamiento del Comité TIC.
Evaluación de los servicios de TIC. Indicar los principales indicadores de desempeño (KPI) de los servicios TIC que mantiene la institución. Y describir si existe un proceso de mejora continua para capturar oportunidades y resolver problemas.
La definición de roles y equipos especializados en TIC permite asegurar que las decisiones técnicas y estratégicas sean tomadas por personas competentes e idóneas. Las personas asignadas a estas funciones y sus perfiles deben ser proporcionales al tamaño y complejidad de las operaciones del OAE.
A continuación, se detallan los roles clave y las mejores prácticas recomendadas para conformar una estructura organizacional referencial:
- Creación de un Comité TIC
Los temas TIC estratégicos deben ser gestionados por la alta dirección, mediante un Comité TIC o, en instituciones pequeñas, por el Comité de Calidad, Experiencia Usuaria y Transformación Digital, en los términos definidos en la Guía Metodológica del PMG de Transformación Digital.
- Nombramiento de un/a coordinador/a de transformación digital (CTD)
El CTD es el enlace institucional con la Secretaría de Gobierno Digital, lidera la transformación digital y debe ser nombrado formalmente por la máxima autoridad del servicio, registrándose junto a su subrogante en la plataforma de cero filas e inscribirse en las capacitaciones en la siguiente URL https://gobdigital.cerofilas.gob.cl/.
- Nombrar una jefatura TIC
La jefatura TIC lidera estrategias y proyectos tecnológicos, y debe ser un profesional en ingeniería o informática, idealmente con conocimientos en gestión de proyectos, arquitectura de información y nube.
- Nombrar un equipo responsable de las TIC
Según la estrategia (desarrollo externo, SaaS, on premise o cloud), se requieren roles para infraestructura TIC como ingenieros/as en nube, operaciones, redes, telecomunicaciones y seguridad.
El desarrollo propio, según complejidad y cambios, requiere desarrolladores, administradores de bases de datos, diseñadores UX/UI y especialistas en QA.
Y para analítica de datos e inteligencia de negocios se necesitan analistas, científicos e ingenieros de datos, además de expertos en SIG para datos georreferenciados o geoespaciales.
- Nombrar un Oficial de Seguridad de la Información y Ciberseguridad para definir políticas, gestionar riesgos, atender incidentes y cumplir regulaciones. Este rol debe actuar en coordinación con la Agencia Nacional de Ciberseguridad (ANCI).
- Nombrar un/a Encargado/a de Protección de Datos (DPO) para garantizar el cumplimiento normativo, asesorar, capacitar, supervisar y ser enlace con las autoridades.
- Nombramiento de otras contrapartes importantes para la gestión TIC:
Se requieren un/a abogado/a experto/a en datos personales, tecnología y transformación digital, y un/a especialista en compras TIC para gestionar inversiones y compras coordinando con las áreas técnicas y legales.
Contar con infraestructura digital básica garantiza continuidad operacional, trazabilidad y eficiencia. Se orienta sobre sistemas y servicios TIC mínimos para cubrir objetivos documentales, transaccionales y de gestión en cada OAE.
- Contratar infraestructura de nube (almacenamiento, procesamiento y otros servicios) para asegurar escalabilidad, redundancia y disponibilidad de los datos. Y además contar con un SIEM (Sistema de monitoreo y alertas de seguridad).
- Contratar una solución de aplicaciones de ofimática como Google Workspace o Microsoft office 365, para procesadores de texto, planillas de cálculo, etc.
- Se recomienda definir una estrategia y seleccionar una herramienta de gestión documental que garantice la trazabilidad de los trámites, optando entre SaaS o soluciones públicas según urgencia, recursos y complejidad. Consultar la Pauta de evaluación de sistemas de gestión documental y expedientes electrónicos en el Estado.
- Identificar y contratar un sistema de información para gestión transaccional de personas (idealmente en modalidad SaaS), incluyendo el pago de las remuneraciones, registro de asistencias, permisos, viáticos, vacaciones, etc.
- Ocupar los servicios normativos de la Biblioteca del Congreso Nacional para organizar y consultar la regulación sectorial, haciendo uso de las funcionalidades específicas de Ley Chile para clasificar contenidos.
https://www.bibliotecanacionaldigital.gob.cl/bnd/612/w3-propertyvalue-761831.html
- Idealmente implementar un gestor colaborativo de proyectos y tareas (ej. ASANA, JIRA, Redmine)
- Para el desarrollo y contratación de sistemas de información, se deben seguir los lineamientos de diseño del sitio web y los servicios digitales. Para este efecto, se debe consultar la Guía de uso Instrumento de evaluación de calidad en sitios webs y servicios digitales del Estado.
- Sistemas tipo CRM para cumplir con las exigencias del Sistema de Información y Atención Ciudadana (SIAC).
- Integrarse con plataformas estatales es esencial para cumplir normas, estandarizar procesos, asegurar validez, facilitar la interoperabilidad y ofrecer servicios seguros y accesibles.Completar el Catálogo de Procedimientos Administrativos y Otras Tramitaciones (CPAT), que es la herramienta oficial de identificación y caracterización de los procedimientos administrativos y otras tramitaciones del Estado: CPAT . Considere la guía rápida CPAT para dar cumplimiento a la fase de preparación.
- Ocupar plataformas transversales de la SGD para interoperabilidad, firma electrónica, Clave Única, Comunicaciones Oficiales , SIMPLE). En particular:
ClaveÚnica: Para habilitar plataformas y sistemas que requieran verificar una identidad digital de las personas usuarias.
FirmaGob: Para que las/os funcionarias/os firmen documentos con firma electrónica avanzada.
DocDigital: Para las comunicaciones oficiales con otros órganos de la Administración del Estado, conectando las oficinas de partes.
SIMPLE: Para la digitalización de procesos orientados a las personas.
PISEE: Para la interoperabilidad de datos y documentos entre OAE, evitando las solicitudes a las personas usuarias de información y documentación que están en poder del Estado.
Notificador: Habilitar la plataforma oficial de notificaciones a las personas usuarias a un domicilio digital único.
- Las consultas sobre estas plataformas pueden enviarse a la Mesa de Servicios de la SGD mediante la URL https://gobdigitalcl.freshdesk.com/support/home
Una gestión eficaz de proyectos TIC permite priorizar iniciativas alineadas con los objetivos institucionales y optimizar el uso de los recursos.
Al respecto, la SGD entrega asesoría en la formulación de proyectos para el proceso EVALTIC, para lo que se desarrolló una guía disponible en esta URL https://wikiguias.digital.gob.cl/guias/guias/guia_evaltic. Además, pone a disposición una guía para la gestión de proyectos TIC disponible en esta URL https://wikiguias.digital.gob.cl/es/guias/Gestion_de_proyectos_TIC
Gestionar temas TIC avanzados permite anticipar desafíos, asegurar la calidad de los datos e impulsar la innovación. Esta sección hace recomendaciones sobre estrategias de datos, analítica, Inteligencia Artificial (IA) y planes de continuidad y recuperación.
- Definir una estrategia de datos (modelo, infraestructura, tecnología, estructura organizacional, datos críticos, uso de datos maestros, interoperabilidad, calidad y gestión del dato). Además, se requiere seguir el marco de referencia SGD para la gestión de datos en los OAE. Si se requiere realizar tareas de anonimización, consulte la guía introductoria a la anonimización de datos.
- Para aplicar analítica de datos, big data e inteligencia de negocios, se recomienda usar el repositorio de algoritmos públicos, para hacer análisis de línea base.
- Explorar el uso de IA para automatizar procesos y gestionar el conocimiento. Cualquier iniciativa en esta materia se debe realizar en el marco de la política nacional de inteligencia artificial y el plan de acciones para cumplir con los ejes 1. Factores Habilitantes, 2. Desarrollo y Adopción, y 3. Gobernanza y Ética.
- Usar el portal de datos abiertos para todos los datos que pueden ser requeridos por transparencia. Esto reduce solicitudes realizadas en el marco de la Ley de Transparencia y fomenta la investigación académica con alto valor público.
- Desarrollar un plan de continuidad operacional (BCP) y un plan de recuperación de desastres (DRP) para garantizar la continuidad y recuperación de los servicios TIC.
- Facilitar paneles o dashboards interactivos con indicadores clave y visualización dinámica de información.
La gestión TIC debe priorizar acciones según el contexto institucional, definiendo etapas entre lo esencial, estratégico y a largo plazo, para una adopción tecnológica ordenada, sostenible y alineada a los objetivos.
Es fundamental establecer una ruta de implementación que permita avanzar desde las condiciones básicas de funcionamiento hacia el desarrollo y la mejora continua, considerando tanto las urgencias operativas como los objetivos estratégicos institucionales.
Se recomienda tener en cuenta las siguientes consideraciones para la priorización de iniciativas:
- Cumplimiento legal siempre primero: Priorizar acciones que aseguren el cumplimiento de la Ley 21.180 y otras normativas obligatorias.
- Seguridad y ciberseguridad: Proteger las plataformas y servicios es clave para asegurar la continuidad operacional y la protección de los datos.
- Riesgos operativos: Atender en primer lugar las brechas que pueden poner en riesgo la continuidad de los servicios.
- Capacidades internas: Avanzar según la disponibilidad y competencias del equipo, solicitando apoyo externo cuando sea necesario.
- Flexibilidad: Adaptar la ruta sugerida según el contexto, urgencia y necesidades particulares de la institución.