¶ 1. Introducción
La presente guía técnica tiene por finalidad desarrollar los aspectos operativos y procedimentales necesarios para la correcta implementación de la Norma Técnica de Documentos y Expedientes Electrónicos establecida por el Decreto N° 10, de 2023.
Esta guía no crea obligaciones adicionales para los órganos de la Administración del Estado. Sin perjuicio de lo anterior, la Norma Técnica de Documentos y Expedientes Electrónicos sí mandata a regular los siguientes aspectos en esta guía técnica, los cuales se entienden integrados a dicha Norma:
i) Las herramientas y lineamientos de apoyo para la Política de Gestión Documental (artículo 3).
ii) Los procesos de gestión documental que se definirán e implementarán en la Política de Gestión Documental (artículo 4).
iii) Los métodos de implementación de los registros de trazabilidad, su estandarización y el uso de metadatos adicionales de las plataformas de gestión de expedientes (artículo 11).
iv) Los formatos, esquemas, procesos, prácticas, plantillas y metodologías que se requieren para estandarizar la estructura de los principales tipos documentales(artículo 12).
v) Indicar los formatos válidos para los documentos electrónicos que se incorporen en expedientes electrónicos (artículo 13).
vi) Los requisitos y metodologías de estandarización de documentos, para aquellos casos en que un órgano de la Administración del Estado solicite a la Secretaría de Gobierno Digital visar un nuevo formato, distinto a los indicados en la presente guía (artículo 13).
vii) La estructura y los campos obligatorios, condicionales y sugeridos de los metadatos de los documentos electrónicos (artículo 14).
viii) Señalar los metadatos obligatorios para la creación de los expedientes electrónicos (artículo 18).
ix) Los estándares para la conformación del esquema estructural de un expediente electrónico, de acuerdo a sus componentes (artículo 19).
x) Los elementos del expediente electrónico (artículo 20).
xi) Los estándares, procesos o metodologías de vinculación del expediente a los metadatos, así como la forma de estandarización de los mismos (artículo 22).
xii) Los formatos y metadatos específicos según los que se incorporarán al expediente electrónico los datos y documentos aportados por interoperabilidad (artículo 24).
xiii) La estructuración y el tratamiento de los expedientes híbridos, en los casos de excepción de documentación física (artículo 26).
xiv) La forma cómo se incorporarán las comunicaciones oficiales al expediente electrónico(artículo 27).
xv) La forma cómo se incorporarán al expediente electrónico las notificaciones que se realicen en el marco del procedimiento administrativo, para cada tipo de notificación (artículo 28).
xvi) El plazo en de disponibilidad del acceso a los expedientes electrónicos y sus documentos electrónicos relacionados resguardados por los órganos de la Administración del Estado, cuando no esté previamente establecido en la normativa vigente de transferencia documental (artículo 32).
xvii) Las especificaciones técnicas requeridas para la habilitación de los sistemas para gestión de enlaces persistentes (artículo 33).
xviii) La forma en que se registrarán las actuaciones al expediente electrónico (artículo 34).
xix) La descripción de los estándares mínimos para las plataformas de gestión documental y de gestión de expedientes (artículo 35).
El alcance de esta guía sólo se circunscribe a las “plataformas” o “plataformas electrónicas” que sustentan procedimientos administrativos, en cuanto su antecedente legal es el artículo 19 de Ley Nº 19.880 que establece bases de los procedimientos administrativos.
¶ 2. Ruta para el cumplimiento de la NTDEE
Con la finalidad de tener a la vista un panorama general sobre la implementación de la gestión de documentos y expedientes electrónicos en los órganos de la Administración del Estado (OAE), en el siguiente esquema se destacan las acciones exigidas por la normativa vigente. Identificando una “Ruta Crítica” y un conjunto de buenas prácticas recomendadas denominada “Ruta complementaria”. La presente guía, se enfoca en desarrollar con mayor detalle los aspectos asociados a la ruta crítica.
🟥 Ruta Crítica 🔵 Ruta Complementaria
¶ 3. Política de Gestión Documental
Como señala el artículo 3 de la Norma Técnica de Documentos y Expedientes Electrónicos, los órganos de la Administración del Estado definirán una Política de Gestión Documental, la que abordará, al menos, los siguientes aspectos:
1. Objetivo institucional: Definir el propósito de la gestión documental, explicando el valor que tiene para el órgano la adecuada administración de los documentos que se generan, reciben o resguardan.
2. Roles responsables: Identificar los principales roles institucionales encargados de la gestión documental, indicando con claridad sus funciones y responsabilidades dentro del ciclo documental.
3. Procedimientos administrativos: Establecer los procedimientos administrativos que realiza el órgano, según lo indicado en el artículo 18 de la Norma Técnica de Interoperabilidad, y asegurar su trazabilidad documental.
4. Preservación y resguardo: Determinar el alcance de la institución en materia de conservación y resguardo documental. Incluir lineamientos, plazos y responsables de la preservación a corto, mediano y largo plazo.
5. Criterios de gestión documental: Definir los criterios y principios que guiarán la implementación de los procesos de gestión documental, de conformidad con lo establecido en la presente guía técnica.
Estos procesos son:
- Procedimiento para la generación digital y descripción documental de expedientes y documentos: regula la creación de documentos nativos digitales y su incorporación al expediente electrónico, asegurando su trazabilidad, integridad y adecuada descripción mediante metadatos obligatorios.
- Procedimiento de digitalización documental, aplicable sólo en casos excepcionales donde el documento original se encuentre en soporte papel y contempla la captura digital conforme a los principios de fidelidad, integridad, legibilidad e indelebilidad, según lo dispuesto en el DFL N° 1 de 2021 y el DFL del Ministerio de las Culturas.
Procesos básicos para explicitar en la gestión documental:
- Adopción de metadatos estandarizados obligatorios. (ver sección 8)
- Generación del Cuadro de Clasificación Documental (ver sección 3.1)
- Elaboración de la Tabla de Valoración Documental (ver sección 3.2)
- Elaboración de la Tabla de Retención Documental. (ver sección 2.3)
- Procedimiento para la eliminación y transferencia de documentos.(ver sección 3.4)
La Política de Gestión Documental no es un documento estático. Requiere revisión y validación periódicas, ajustándose a los cambios que enfrente cada institución, sus funciones, procesos y el marco legal aplicable.
Cada órgano revisará y actualizará su Política de Gestión Documental, en un periodo mínimo de un año y máximo de tres, o cuando exista alguna modificación normativa, tecnológica o institucional que justifique su actualización.
¶ 3.1 Clasificación documental
La clasificación documental es el proceso mediante el cual se identifican y agrupan los documentos en series documentales, organizadas según fondos, clases y subclases, determinadas por las funciones y actividades del órgano.
Esta clasificación constituye una estructura jerárquica y lógica del expediente, que refleja las funciones que originan la creación o recepción de documentos. Para ello, es indispensable haber identificado previamente las funciones, actividades, unidades orgánicas y los tipos documentales asociados.
Existen dos enfoques principales de clasificación:
- Clasificación orgánica: basada en la estructura organizacional.
- Clasificación funcional: basada en las funciones que desarrolla el órgano.
La presente guía adopta el criterio de clasificación funcional, ya que permite:
- Representar de forma coherente los procesos institucionales.
- Proporcionar un marco sistémico para la gestión documental.
- Facilitar la búsqueda y recuperación de documentos según la función que los originó.
A falta de implementación de este criterio, o ante limitaciones en su aplicación, los órganos de la Administración del Estado asegurarán que cada documento cuente con los metadatos mínimos obligatorios. Esto permitirá reclasificar la documentación más adelante, para ser incorporada al cuadro funcional.
¶ Cuadro de Clasificación Documental (CCD)
El Cuadro de Clasificación es el principal resultado del proceso de clasificación documental. Este instrumento tiene como objetivo:
- Incluir toda la producción documental del órgano.
- Organizar los documentos en agrupaciones funcionales, reflejando su jerarquía.
- Facilitar la descripción, el acceso, la vinculación y la difusión de los documentos, tanto interna como externamente.
La elaboración del CCD es un proceso iterativo:
- En su primera versión requiere un análisis exhaustivo.
- En sus actualizaciones considerarán cambios normativos, estructurales, funcionales o el surgimiento de nuevas tipologías documentales.
La codificación documental se alineará con el CCD, ya que permite identificar el contexto, origen y función del documento dentro del ciclo de vida documental.
El procedimiento para elaborar el CCD se detalla en el Anexo 15.4 de esta guía.
¶ 3.2 Valoración documental
La valoración documental es el proceso mediante el cual se analizan los documentos para determinar los valores que justifican su conservación, ya sean valores primarios (administrativos, legales, fiscales) o valores secundarios (históricos, científicos o patrimoniales).
Este proceso es fundamental para implementar un sistema de gestión documental eficiente al establecer consensos institucionales respecto de los criterios de valoración que se aplicarán a cada serie documental, considerando aspectos administrativos, legales, técnicos e históricos.
A través de este proceso se define:
- Qué documentos se conservan a largo plazo.
- Qué documentos se eliminarán una vez cumplida su función administrativa.
- Qué documentos que corresponde transferir al Archivo Nacional para su preservación permanente.
¶ Etapas del proceso de valoración
La valoración documental se desarrolla en cuatro etapas sucesivas:
El resultado de este proceso, se materializa en dos instrumentos clave:
- Tabla de Valoración Documental (TVD): contiene el análisis y justificación de los valores asignados a cada serie.
- Tabla de Retención Documental (TRD): define los plazos de conservación, destino final y responsables de la custodia de cada serie.
Ambas tablas se alinearán con el Cuadro de Clasificación Documental y ser revisadas periódicamente, especialmente cuando cambian las funciones del órgano o la normativa aplicable.
¶ 3.3 Tabla de Retención Documental
La Tabla de Retención Documental (TRD) es el instrumento que resulta del proceso de valoración documental. Para cada serie y subserie documental identificada en el Cuadro de Clasificación, se establecen los plazos de permanencia o retención según las distintas fases del ciclo de vida del documento.
La TRD determina, para cada serie documental, los plazos en que los documentos:
- Permanecen en el órgano de la Administración.
- Serán transferidos para su preservación, ya sea al archivo institucional o al Archivo Nacional.
- Serán eliminados, una vez cumplido su ciclo legal y administrativo.
¶
Comisión de Valoración Documental
Cada OAE conformará una Comisión de Valoración Documental, integrada por un equipo interdisciplinario que incluya, al menos:
- El jefe de servicio o su delegado.
- Un abogado
- Un administrador público.
- Un encargado de archivo u otro profesional con experiencia en gestión documental.
Esta comisión es responsable de analizar los valores administrativos, legales, fiscales e históricos de las series documentales del órgano, y establecer formalmente su TRD.
¶
Plazos de transferencia
Los plazos de transferencia al Archivo Nacional están determinados por la normativa vigente y son coordinados con dicho organismo. De conformidad con dicha normativa:
- Ministerios y servicios públicos deben transferir su documentación tras 5 años de antigüedad.
- Municipalidades y gobiernos regionales lo hacen cada 60 años.
No obstante, la Ley N° 21.180 de Transformación Digital del Estado permite establecer períodos más breves de conservación institucional anticipando la transferencia definitiva al Archivo Nacional.
¶
Función de la Tabla de Retención Documental (TRD)
Contar con una TRD otorga múltiples beneficios al órgano:
- Visibiliza y sistematiza la producción documental institucional.
- Establece con claridad los plazos y responsables del resguardo documental.
- Facilita la toma de decisiones respecto a la disposición final de los documentos.
- Garantiza criterios objetivos para la eliminación documental.
- Identifica explícitamente los compromisos de transferencia documental.
En el anexo 15.5 se detallan los pasos para llevar a cabo el proceso de valoración y la elaboración de la TRD.
¶ 3.4 Procedimiento para la eliminación de documentos
La eliminación documental constituye la fase final del ciclo de vida de los documentos gestionados por un Órgano de la Administración del Estado (OAE). Consiste en la destrucción definitiva de aquellos documentos cuyo valor documental ha expirado y que no han sido destinados a conservación permanente.
Este proceso se ejecuta exclusivamente en función de lo definido en la Tabla de Valoración Documental (TVD) y la Tabla de Retención Documental (TRD), asegurando que la serie o subserie haya sido evaluada previamente y no se requiera su preservación institucional o transferencia al Archivo Nacional.
Dado su carácter irreversible, la eliminación:
- Se realizará de manera segura, garantizando la confidencialidad y protección de la información.
- Estará regulada por un procedimiento formal aprobado por el OAE
- Será documentada, dejando constancia del tipo de documentos, fechas, responsables y método de destrucción.
En el anexo 15.6 se detallan los pasos básicos para la ejecución del proceso de eliminación documental.
¶ 4. Repositorios Documentales en los OAE
Para garantizar la confidencialidad, integridad, autenticación y disponibilidad de los expedientes y documentos electrónicos, asegurando su seguridad jurídica y operativa, los órganos de la Administración del Estado almacenarán sus documentos y expedientes electrónicos en repositorios documentales que:
- Mantengan la estructura de los expedientes electrónicos de acuerdo a la utilizada en la plataforma de gestión de expedientes y documentos electrónicos.
- Incorporen y custodien todos los documentos asociados a cada expediente electrónico, permitiendo su consulta y preservación.
- Administren los metadatos de cada expediente y documento, asegurando su trazabilidad y vínculo con la estructura del expediente.
- Garanticen la integridad de la información, mediante la coordinación técnica con la plataforma de gestión de expedientes del órgano.
- Permitan la interoperabilidad con motores de búsqueda institucionales y plataformas de otros OAE.
- Aseguren la continuidad operativa del repositorio, con alta disponibilidad, estabilidad y mecanismos de respaldo.
- Implementen mecanismos de autenticación y control de acceso, de acuerdo con la Norma de Autenticación vigente.
- Apliquen políticas de respaldo y recuperación, que permitan restaurar la información frente a cualquier incidente.
- Preserven documentos, expedientes y metadatos mientras estén bajo responsabilidad del OAE, conforme a los plazos establecidos en la TRD.
¶ 4.1 Servicios básicos de un repositorio
El repositorio proveerá, al menos, los siguientes servicios:
- Almacenamiento de documentos y expedientes electrónicos.
- Preservación digital, asegurando la integridad y permanencia de los documentos en el tiempo.
- Acceso a metadatos, permitiendo la visualización y gestión de los metadatos asociados a los expedientes y documentos.
- Consulta y descarga, facilitando el acceso controlado a documentos y expedientes.
- Autenticación de acceso, cumpliendo con la Norma Técnica de Autenticación.
- Interoperabilidad, garantizando el intercambio expedito de información con plataformas de otros OAE, conforme lo establece la Norma Técnica de Interoperabilidad.
¶ Requisitos técnicos y operativos
Los requisitos técnicos y operativos de los repositorios son:
- El repositorio estará bajo la responsabilidad de un funcionario designado, encargado de su gestión y control global, independiente de si se gestiona internamente o mediante un servicio externalizado
- El sistema garantizará accesibilidad e interoperabilidad con las plataformas de expedientes electrónicos de otros OAE.
- Todos los documentos y expedientes almacenados estarán conformados de acuerdo con los metadatos obligatorios definidos en esta guía.
- El acceso al repositorio contará con un proceso de autenticación de usuarios, conforme a la Norma Técnica de Autenticación.
- Se garantizará el acceso continuo a la plataforma y sus servicios mediante:
- Monitoreo preventivo.
- Planes de contingencia para restablecer el servicio ante incidentes operacionales.
¶ Seguridad y respaldo de la información
El repositorio asegurará la seguridad, integridad y disponibilidad de los datos mediante las siguientes medidas:
- Respaldos periódicos, conforme al plan institucional de resguardo de documentos, metadatos y sistemas.
- Almacenamiento redundante, manteniendo copias de seguridad tanto en el centro de operación como en otro centro de datos (interno o externo).
- Plan de restauración, que contemple acciones oportunas para la recuperación del servicio en caso de fallos o pérdida de información.
- Revisión periódica de protocolos, asegurando su vigencia y eficacia.
¶ Formatos y preservación a largo plazo
Los OAE implementarán una estrategia de accesibilidad y preservación de largo plazo para los documentos custodiados en sus repositorios, que asegure la adopción de los formatos válidos para expedientes electrónicos, según lo especificado en el sección 6 de esta guía y los formatos digitales definidos en la sección 7, que aseguran la legibilidad futura y compatibilidad tecnológica.
¶ 4.2 Requisitos para plataformas de repositorio documental (infraestructura local y servicios en la nube)
¶
Requisitos para repositorios habilitados en infraestructura local
Las plataformas alojadas en equipamiento físico institucional:
- Contarán con protección física frente a amenazas del entorno (incendios, humedad, filtraciones de agua, cortes eléctricos, robos, etc.).
- Minimizarán el acceso no autorizado a las áreas donde se aloja la infraestructura tecnológica.
- Asegurarán condiciones ambientales controladas (temperatura, humedad, ventilación) y estabilidad eléctrica con respaldo (UPS, generadores).
Requisitos para repositorios habilitados mediante servicios cloud
Cuando el repositorio opere bajo un modelo de servicio en la nube, se tendrán en cuenta los siguientes estándares y compromisos contractuales:
- Disponibilidad (uptime): Indica el porcentaje del tiempo en que los servicios estarán operativos para los usuarios.
Compromisos de rendimiento: definir expresamente las capacidades técnicas contratadas, incluyendo:- Capacidad de almacenamiento.
- Potencia de procesamiento.
- Transacciones por segundo.
- Operaciones de entrada/salida por segundo (IOPS).
- Rendimiento de red.
- Tiempo de respuesta: establecer el plazo máximo en que el proveedor responderá ante una solicitud técnica o incidente crítico.
¶
Requisitos comunes a ambos entornos
- Mantenimiento programado: informar anticipadamente los períodos de indisponibilidad por mantenciones planificadas, permitiendo a la institución tomar medidas de contingencia.
- Seguridad y cumplimiento normativo: documentar y aplicar medidas de protección de datos que aseguren la confidencialidad, integridad, autenticidad y disponibilidad, cumpliendo la normativa vigente.
- Gestión de incidentes y escalamiento:
- Establecer procedimientos claros para el reporte y resolución de fallas.
- Definir responsables, tiempos de atención y mecanismos de escalamiento.
- Respaldo y recuperación de datos:
- Detallar las políticas de backup: frecuencia, tipos de copias (completas, diferenciales, incrementales) y responsables.
- Establecer procedimientos de restauración en caso de pérdida, daño o corrupción de datos.
- Seguimiento de incidentes:
- Implementar un sistema de registro de incidentes que permita su clasificación, análisis y seguimiento.
- Utilizar esta información para identificar patrones, riesgos recurrentes y oportunidades de mejora.
¶ 4.3 Seguridad
Para garantizar la seguridad, integridad y disponibilidad de la información que se custodia en cada repositorio, se implementarán medidas de respaldo, control y gestión conforme a los siguientes lineamientos:
¶ Respaldo de la información
- Frecuencia: realizar un respaldo cada vez que se actualice un documento.
- Ubicación de copias: mantener al menos dos copias de seguridad:
- Una en el lugar donde operan los sistemas de información.
- Otra en un centro de almacenamiento de datos electrónicos especializado (propio o de terceros) que cumpla con:
- Control de acceso estricto.
- Registro detallado de entrada y salida de respaldos.
- Condiciones óptimas de temperatura y humedad.
- Sistemas de protección contra incendios y otras amenazas.
- Esquema de respaldo: utilizar un método simple, basado en copias acumulativas, que permita conservar el historial con el menor número de versiones posibles.
Medidas de seguridad
- Implementar barreras de protección física y lógica contra el acceso no autorizado.
- Disponer de sistemas de monitoreo y alarmas que se activen ante eventos no autorizados o fuera de programación.
- Contar con un plan alternativo de acción que permita restaurar el servicio en el menor tiempo posible si el repositorio deja de operar por causas no programadas.
Gestión de la seguridad documental
Para garantizar la protección de los documentos y expedientes electrónicos en custodia, los OAE:
- Desarrollarán y documentarán políticas de seguridad para el uso, almacenamiento, acceso y distribución de documentos electrónicos y de los sistemas que los procesan.
- Diseñarán y formalizarán procedimientos para la aplicación efectiva de dichas políticas.
- Monitorearán el cumplimiento de los procedimientos y revisarlos periódicamente para prevenir incidentes de seguridad.
- Definirán y documentarán roles y responsabilidades de todas las entidades e individuos involucrados en la gestión y resguardo de la información.
¶ 5. Estándares mínimos para plataformas de gestión de expedientes
Cada órgano de la Administración del Estado gestionará sus expedientes electrónicos y habilitará las plataformas digitales y los repositorios documentales necesarias para abordar todas las fases del ciclo de vida documental, de conformidad con los siguientes lineamientos.
¶ 5.1 Acciones mínimas en la plataforma de expedientes
Cada OAE dispondrá de una plataforma para gestionar y registrar sus expedientes de forma organizada, las cuales deben poder ejecutar las siguientes acciones:
- Creación de expedientes con una estructura que cumpla todos los requisitos establecidos en la presente guía técnica.
- Incorporación de documentos electrónicos estandarizados, conforme a la Norma Técnica de Documentos y Expedientes Electrónicos.
- Descripción documental con codificación estandarizada en los metadatos, identificando:
- Órgano responsable.
- Procedimiento administrativo.
- Cobertura geográfica.
- Registro integral de antecedentes vinculados al expediente, incluyendo:
- Documentos.
- Trazabilidad de actuaciones.
- Registro de actos administrativos.
- Interesados y apoderados.
- Habilitación de interoperabilidad con otros OAE, conforme a la Norma Técnica de Interoperabilidad.
- Acceso en línea para interesados y apoderados mediante plataforma web, considerando:
- Criterios de reserva del procedimiento.
- Protección de datos personales y sensibles.
- Información de identificación del expediente (enlace persistente).
- Acceso a documentos, actos y actuaciones.
- Consulta de historial de accesos y modificaciones (trazabilidad).
- Aviso de creación de expediente a las personas interesadas, a través de la Plataforma de Notificaciones del Estado, en la misma instancia de inicio del procedimiento.
- Registro de autorizaciones en procedimientos administrativos iniciados a petición de parte, guardar metadatos asociados a la autorización otorgada por el interesado, entregada por el Gestor de Autorizaciones, para interoperar los datos, documentos o expedientes que estén en poder de otros OAE.
- Registro de poderes para apoderados, incluyendo:
- Identificación del apoderado.
- Tipo de acciones autorizadas.
- Periodo de vigencia.
- Generación de copias autorizadas de documentos o expedientes electrónicos, selladas electrónicamente con firma de ministro de fe, indicando:
- Fecha de generación.
- Enlace al expediente original.
- Remitir una copia de las comunicaciones oficiales relacionadas al procedimiento administrativo al Domicilio Digital Único de quienes figuren como interesados.
- Cumplimiento de condiciones básicas de repositorios documentales establecidas en la presente guía.
- Acceso controlado a expedientes y contenido por parte de interesados y órganos que requieran interoperar, conforme a la normativa de interoperabilidad.
- Consulta presencial excepcional para interesados o apoderados cuando proceda.
- En aquellos casos en que la plataforma no se encuentre disponible, se emitirá un certificado de indisponibilidad, que especifique el día y hora del inicio y término de la incidencia.
- Registro de accesos a documentos sensibles o personales, consignando:
- Funcionario o interesado que accede.
- Fecha y hora de acceso.
- Detalle de documentos consultados.
¶ 6. Estructura de un Expediente Electrónico
Los Órganos de la Administración del Estado (OAE) incorporarán los siguientes elementos en todas las plataformas vinculadas a la gestión de expedientes electrónicos, asegurando su cumplimiento en forma íntegra:
1. Vinculación unívoca del contenido
Todo el contenido de un expediente electrónico estará enlazado de forma única en el índice del expediente y asociado a sus metadatos específicos.
2. Accesibilidad mediante interoperabilidad
Se habilitarán opciones de acceso a los expedientes electrónicos a través de procesos de interoperabilidad, conforme a la Norma Técnica de Interoperabilidad.
3. Estructura del expediente electrónico
- Todo expediente cumplirá con el Esquema de Expedientes Electrónicos de Procedimientos Administrativos del Estado definido en esta guía.
- No se exige un formato tecnológico único para su implementación; se admite XML, JSON, estructuras de bases de datos u otros formatos compatibles.
Cada OAE puede definir la implementación técnica que mejor se ajuste a sus necesidades, pero es obligatorio que se mantengan los componentes tipo requeridos para asegurar la interoperabilidad.
¶ 6.1 Esquema básico de un expediente electrónico del Estado
La siguiente figura ilustra la conformación de la estructura tipo de un expediente electrónico:
¶ 7. Incorporar documentos al expediente electrónico.
¶
7.1 Documento inicial de un procedimiento iniciado a petición de partes
Cuando un procedimiento administrativo se inicie a solicitud del interesado, los órganos de la Administración del Estado crearán un expediente electrónico, de conformidad con el artículo 18 de la ley N° 19.880 e incorporarán el documento electrónico inicial estandarizado, según corresponda:
- Formulario electrónico generado en la plataforma institucional: se conformará como un documento electrónico con metadatos obligatorios establecidos en la presente guía.
- Documento electrónico ingresado por otra plataforma del OAE: asegurará la conformación e incorporación de los metadatos estandarizados.
- Documento físico recepcionado por la institución: se generará una microforma conforme a Ley N° 18.845 y DFL N° 1/2021 (Arts. 3 a 5)
¶ 7.2 Documentos inicial de un procedimiento iniciado de oficio
En procedimientos iniciados de oficio, el OAE:
- Creará el expediente electrónico estandarizado.
- Incorporará un acto administrativo de inicio en formato electrónico estandarizado, que incluya:
- Causal del inicio por oficio.
- Fecha y hora.
- Procedimiento administrativo asociado.
- Identificación de los interesados.
¶ 7.3 Incorporación de datos/documentos por interoperabilidad
Cuando se trata de la incorporación de datos/documentos provenga de un proceso de interoperabilidad:
- Se conforman como documento electrónico estandarizado, con metadatos que identifican:
- Descripción del contenido, indicando origen e interoperabilidad.
- Servicio y entidad de origen del proceso de interoperabilidad..
- Fecha y hora del proceso.
- Procedimiento administrativo relacionado.
- Interesados
- Cumplir con lo indicado en la presente guía para documentos electrónicos.
- En caso que se trate de un dato certificado, es una buena práctica la incorporación de firma electrónica avanzada o estampado de tiempo.
¶ 7.4 Documentación física y microformas.
Cuando reciba o esté en poder del OAE una documentación en formato físico que se debe incorporar al expediente electrónico:
- Obligatorio generar microforma como copia fiel del original, cumpliendo los requisitos del Art. 5 del DFL N° 1/2021:
- Imagen electrónica fiel e íntegra.
- Metadatos obligatorios para microforma.
- Firma electrónica avanzada del ministro de fe.
- La microforma debe cumplir la estructura obligatoria de un documento electrónico y vincularse con sus metadatos estandarizados.
- Si no es posible generar microforma y se debe incorporar un documento físico, el expediente será híbrido y debe seguirse el procedimiento del punto 12 de esta guía.
¶ 7.5 Casos de excepción de documentación física
En los casos del Art. 14 del Reglamento de la Ley N° 21.180, donde no sea posible digitalizar:
- Debe generarse un documento electrónico referencial que describa y referencie el documento físico, con los siguientes contenidos:
- Identificación única institucional.
- Ubicación física del documento.
- Metadatos estandarizados y la causal de excepción.
- Los documentos físicos referenciados serán etiquetados conforme al procedimiento del punto 12 de la presente guía.
¶ 8. Metadatos para la gestión documental en el Estado
El uso de metadatos es obligatorio para describir de forma precisa y completa los documentos y expedientes electrónicos. Son esenciales para garantizar una correcta gestión, tramitación e interoperabilidad, así como para mejorar la eficiencia en todo el ciclo de vida documental de los procedimientos administrativos.
La descripción documental y los metadatos son inseparables: forman parte de la identidad de cada expediente y de sus documentos asociados. Estos elementos descriptivos entregan información sobre la estructura, el contenido y el contexto del documento, lo que resulta clave para asegurar:
- Accesibilidad
- Integridad
- Conservación
- Búsqueda y recuperación eficiente
Gracias a los metadatos, los sistemas institucionales pueden organizar la información, identificar expedientes con precisión y facilitar su gestión a lo largo del tiempo.
Todo documento y expediente electrónico contará con un conjunto de metadatos que lo describan. Estos abarcan:
- Contexto: autor, fecha, lugar y circunstancias de creación.
- Estructura: protocolos de representación de datos e información necesarios para reconstruir el documento.
- Contenido: descripción de sus partes y elementos.
La presente especificación de metadatos se elaboró a partir del trabajo de la mesa de expertos de diversas instituciones públicas, convocada para la redacción de la Norma Técnica, y considera las siguientes normas ISO (International Organization for Standardization):
- ISO 15.489: marco de referencia para estandarizar procedimientos y prácticas de gestión documental y archivos, asegurando la protección de los documentos y la recuperación eficaz de la información.
- ISO 23.081: guía para la creación, gestión y uso de metadatos en gestión documental, incluyendo principios, mejores prácticas, implantación, evaluación y actualización de conjuntos de metadatos.
Es muy importante considerarlos durante todo el ciclo de vida del documento, desde su creación hasta su transferencia para resguardo permanente, incorporándose y actualizándose los metadatos correspondientes a cada etapa del procedimiento administrativo.
¶ 8.1 Metadatos para expedientes y documentos electrónicos del Estado
Esta sección presenta el esquema oficial de metadatos aplicable a expedientes y documentos electrónicos utilizados en la tramitación de procedimientos administrativos. Se identifican tres categorías:
- Obligatorios: aquellos que deben incorporarse siempre, según la Norma Técnica de Documentos y Expedientes Electrónicos.
- Condicionales: se incorporan sólo si se cumplen ciertas condiciones en el procedimiento o en el tipo de documento.
- Complementarios: recomendados para mejorar la gestión y facilitar la interoperabilidad, pero no exigidos normativamente.
Es importante destacar que estos metadatos constituyen el mínimo requerido para asegurar su correcta descripción y permitir la interoperabilidad de expedientes y documentos.
Cada organismo podrá ampliar este esquema incorporando metadatos adicionales, ya sean complementarios o nuevos, cuando:
- Su política institucional de gestión documental así lo disponga.
- Sus procesos requieren niveles descriptivos más específicos o detallados.
Los metadatos para expedientes se estructuran en 8 grupos temáticos o categorías y los de documentos en 10.
La estructura de los grupos de metadatos definida es:
|
Metadatos |
Categorías |
Subcategoría |
|
Expedientes |
1. Identificación | |
| 2. Descripción | ||
| 3. Temporalidad | ||
| 4. Caracterización documental | ||
| 5. Relaciones | 5.1 OAE productor | |
| 5.3 OAE asociados | ||
| 5.3 Otros actores | ||
| 6. Índice | ||
| 7. poderes | ||
| 8. Seguridad | ||
| 9. Procedimiento administrativo | ||
| 10. Versión | ||
|
Documentos |
1. Identificación | |
| 2. Características técnicas | ||
| 3. Descripción | ||
| 4. Temporalidad | ||
| 5. Caracterización documental | ||
| 6. Relaciones | 6.1 OEA | |
| 6.2 Otros agentes | ||
| 7. Seguridad | ||
| 8. Firma |
|
|
| 9. Procedimiento administrativo |
|
|
| 10. Versión |
|
Esta estructura de metadatos se ha diseñado tomando como referencia buenas prácticas internacionales, incorporando conceptos del Archivo Nacional de Australia y del Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE) de España.
Sobre esta base, se han integrado los requerimientos específicos establecidos por la Norma Técnica de Documentos y Expedientes Electrónicos y las obligaciones derivadas de la legislación vigente en Chile, garantizando así su adecuación al marco normativo nacional y su alineación con estándares reconocidos a nivel internacional.
La estructura de metadatos se presenta bajo un modelo relacional, que considera los siguientes elementos:
- Documento
- Expediente
- Actor o agente: institución, persona natural o jurídica responsable o involucrada en la creación, producción, custodia o gestión de documentos o expedientes.
- Relación: asociación entre dos o más elementos relevantes en el contexto de la gestión de los documentos o expedientes.
Este modelo permite definir metadatos de tipo múltiple, posibilitando especificar diversas relaciones entre un expediente/documento y distintos actores.
Los metadatos se mantienen como registro permanente durante todo el ciclo de vida del expediente o documento electrónico, desde su creación hasta su preservación a largo plazo en el Archivo Nacional. Es decir, para todo el ciclo de vida del documento se conservarán los metadatos íntegros en las plataformas utilizadas, sin sobrescribirse y bajo el resguardo del organismo responsable de su custodia.
Cada Órgano de la Administración del Estado (OAE) podrá definir la forma de registrar e implementar los metadatos, por ejemplo, mediante:
- Repositorios documentales.
- Bases de datos.
- Otras opciones que aseguren su gestión en plataformas institucionales.
Sin embargo, de conformidad con la Norma Técnica de Documentos y Expedientes Electrónicos es obligatorio que:
- Todo documento y expediente en resguardo institucional cuente con sus metadatos asociados.
- Cuando se interoperan documentos o expedientes, los metadatos se generen en formato estandarizado, conforme a la Norma Técnica de Documentos y Expedientes Electrónicos.
El esquema de metadatos consta de 42 elementos para expedientes y 57 para documentos. Por tipo de incorporación, se dividen en:
- Obligatorios (esenciales): 18 elementos para expedientes y 12 para documentos.
- Condicionales (dependen del tipo y contexto del documento o expediente): 16 elementos para expedientes y 16 para documentos.
- Complementarios (para descripciones más detalladas): 9 elementos para expedientes y 29 elementos para documentos.
¶ 8.2 Metadatos para expedientes electrónicos
A continuación se presenta la lista de metadatos que se asociarán a un expediente electrónico. Estos se agrupan por temática y cuentan con una descripción básica de cada uno.
¶
Campos descriptivos de la lista
- Codificación: Identificación estandarizada del metadato, requerida para asegurar la interoperabilidad del expediente.
- Numeral: Número de secuencia del metadato dentro de la lista.
- Grupo: Categoría de metadatos según su tipo o temática.
- Rótulo: Nombre específico del metadato.
- Definición: Descripción breve del grupo o metadato.
¶ Tipos de metadatos (marcados por color)
- Verde: Metadatos obligatorios que deben incorporarse en toda creación del conjunto de metadatos de un expediente.
- Amarillo: Metadatos condicionales que deben incorporarse obligatoriamente cuando se cumpla una condición específica, indicada en su ficha de especificaciones.
- Celeste: Metadatos complementarios, sugeridos para enriquecer la clasificación y descripción del expediente. Su uso es opcional y debe evaluarse según la pertinencia para la práctica institucional.
¶ Identificación de características especiales
- MU (Múltiple): Metadato que admite varios registros, permitiendo describir múltiples relaciones o tipos de actores vinculados al expediente.
En el Anexo 15.1 se incluyen los cuadros descriptivos con las especificaciones de cada metadato, detallando su definición, tipo, condiciones de uso y formato requerido.
Tabla 1. Metadatos para expedientes electrónicos
| Sec | Codificación |
N° |
Sub N° |
Grupo/Rótulo |
Definición |
||
|
1 |
Identificación | Información de identificación unívoca del documento. | |||||
|
1 |
MGDEE1_1 |
1 |
1.1 |
Identificador de expediente |
Código único (ID) que se asigna automáticamente a un expediente registrado en un sistema de gestión documental. | ||
|
2 |
MGDEE1_2 |
1 |
1.2 |
Código serie |
Código serie del cuadro de clasificación documental definido por el OAE. | ||
|
3 |
MGDEE1_3 |
1 |
1.3 |
Número del expediente |
Corresponde al número de orden interno dentro de una serie documental. | ||
|
4 |
MGDEE1_4 |
1 |
1.4 |
Estado |
Identifica el estado de generación del expediente por parte del OAE productor. | ||
|
5 |
MGDEE1_5 |
1 |
1.5 |
Título del expediente |
Palabra, frase o grupo de caracteres que se utiliza para denominar el expediente con el que se está trabajando. Puede ser formal o atribuido. | ||
|
2 |
Descripción | Texto referencial asociado al contenido global del expediente. | |||||
|
6 |
MGDEE2_1 |
2 |
2.1 |
Resumen |
Relato sintético que da cuenta del contenido global del expediente. | ||
|
7 |
MGDEE2_2 |
2 |
2.2 |
Asunto del expediente |
Materia o tema que trata una unidad documental y/o expediente, y que es reflejo de los fines u objetivos perseguidos con su conformación. | ||
|
3 |
Temporalidad | Atributos de temporalidad específicos asociados al expediente electrónico. | |||||
|
8 |
MGDEE3_1 |
3 |
3.1 |
Fecha de creación |
Fecha en la que es generado el expediente. | ||
|
9 |
MGDEE3_2 |
3 |
3.2 |
Fecha de finalización |
Fecha de finalización o cierre del expediente. | ||
|
4 |
Caracterización documental | Identificación específica por tipo de expediente. | |||||
|
10 |
MGDEE4_1 |
4 |
4.1 |
Mecanismo de incorporación de expediente |
Identificación del mecanismo a través del cual se incorporó al sistema de gestión documental institucional. | ||
|
11 |
MGDEE4_2 |
4 |
4.2 |
URI de expediente |
Enlace a expediente almacenado en repositorio documental o plataforma estandarizada. | ||
|
5 |
Relaciones | Identificación de las relaciones existentes de este expediente con OAE o personas. | |||||
|
12 |
MGDEE5_1 |
5 |
5.1 |
Id OAE productor |
Identificación del OAE que, en el cumplimiento de sus funciones, genera el expediente. | ||
|
13 |
MGDEE5_2 |
5 |
5.2 |
Nombre OAE productor |
Nombre institucional, en caso que el OAE productor no esté registrado en el codificador. | ||
|
OAE Asociado |
Identificación de relaciones específicas del expediente con OAE. | ||||||
|
14 |
MGDEE53_1 |
5 |
5.3.1 |
Tipo Relación OAE |
Relación establecida entre un OAE y el expediente. |
MU |
|
| 5.3 |
15 |
MGDEE53_2 |
5 |
5.3.2 |
Id OAE relacionado |
Identificación del OAE que, en el cumplimiento de sus funciones custodia, respalda o está involucrado, en la gestión del expediente. |
MU |
|
16 |
MGDEE53_3 |
5 |
5.3.3 |
Nombre OAE relacionado |
Nombre institucional, en caso que sea el OAE productor que no esté registrado en el codificador. |
MU |
|
|
5.4 |
Otros actores |
Identificación de relaciones del expediente con otros actores. | |||||
|
17 |
MGDEE54_1 |
5 |
5.4.1 |
Tipo de relación con otros actores |
Identificación del tipo de relación existente con el actor y el expediente. |
MU |
|
|
18 |
MGDEE54_2 |
5 |
5.4.2 |
Tipo de actor relacionado |
Identificación del tipo de actor relacionado que indicará la pertinencia del registro de identificación. |
MU |
|
|
19 |
MGDEE54_3 |
5 |
5.4.3 |
RUN/RUT relacionado |
RUT (Rol Único Tributario) de la institución privada a la que está relacionado el presente expediente, o |
MU |
|
| RUN (Número de Cédula de identidad)de la persona o Nro. de pasaporte en caso de ser extranjero sin RUN. |
MU |
||||||
|
20 |
MGDEE54_4 |
5 |
5.4.4 |
Nombre del actor relacionado |
Nombre de la persona natural o jurídica sobre la que versa el expediente, si es que no se cuenta con la identificación(RUN/RUT) del actor relacionado. |
MU |
|
|
6 |
Índice Contenido | Identificación de los actuaciones administrativos del expediente, formalizados por documentos, carpetas o expedientes asociados . | |||||
|
21 |
MGDEE6_1 |
6 |
6.1 |
Tipo de actuación |
Tipo de actuación realizada |
MU |
|
|
22 |
MGDEE6_2 |
6 |
6.2 |
Identificador de Documento vinculado |
Identificación del documento que conforma el presente expediente. |
MU |
|
|
23 |
MGDEE6_3 |
6 |
6.3 |
URI del Expediente vinculado |
Enlace del expediente que conforma parte del presente expediente. |
MU |
|
|
24 |
MGDEE6_3 |
6 |
6.4 |
Fecha de incorporación al expediente |
Se registra de forma automática, una vez que el expediente o documento se incorpora como parte del presente expediente. |
MU |
|
|
25 |
MGDEE6_4 |
6 |
6.5 |
Tipo documento subcarpeta |
Se registra el tipo de documento asociado a una carpeta: principal, anexo, complementario. |
MU |
|
|
26 |
MGDEE6_5 |
6 |
6.6 |
Identificador Subcarpeta |
Se registra de forma automática al seleccionar un tipo de actuación Subcarpeta |
MU |
|
|
27 |
MGDEE6_6 |
6 |
6.7 |
Secuencia Subcarpeta |
Se registra de forma automática, en la incorporación de cada documento asociada a una subcarpeta |
MU |
|
|
7 |
Poderes | Registro de acciones de poderes asociados a interesados | |||||
|
28 |
MGDEE7_1 |
7 |
7.1 |
Tipo de acción |
Tipo de acción asociada a gestión de poderes: otorga, caduca o anula. |
MU |
|
|
29 |
MGDEE7_2 |
7 |
7.2 |
Fecha registro |
Es la fecha en que se incorpora al expediente. |
MU |
|
|
30 |
MGDEE7_3 |
7 |
7.3 |
Fecha inicio vigencia |
Es la fecha que determina el inicio del poder registrado. |
MU |
|
|
31 |
MGDEE7_4 |
7 |
7.4 |
Fecha fin vigencia |
Es la fecha que determina el fin del poder registrado. |
MU |
|
|
32 |
MGDEE7_5 |
7 |
7.5 |
Descripción |
Texto descriptivo del poder registrado. |
MU |
|
|
33 |
MGDEE7_6 |
7 |
7.6 |
RUT interesado |
Identificación del interesado que otorga el poder |
MU |
|
|
34 |
MGDEE7_7 |
7 |
7.7 |
RUN funcionario responsable |
RUN de identificación de funcionario que registra acción de poder. |
MU |
|
|
35 |
MGDEE7_8 |
7 |
7.8 |
Nombre funcionario responsable |
Nombre del funcionario responsable, en caso que no se cuente con RUN identificador |
MU |
|
|
8 |
Seguridad | Tipificación de niveles de seguridad requeridos para la gestión del expediente. | |||||
|
36 |
MGDEE8_1 |
8 |
8.1 |
Nivel de acceso |
Indicación relativa al acceso y consulta del expediente. | ||
|
37 |
MGDEE8_2 |
8 |
8.2 |
Fecha fin restricción |
Es la fecha que determina el desbloqueo del expediente. | ||
|
38 |
MGDEE8_3 |
8 |
8.3 |
Texto Advertencia |
Es el texto que se debe presentar en caso que un usuario quiera acceder a esta información. | ||
|
39 |
MGDEE8_4 |
8 |
8.4 |
Información de carácter sensible y/o privada |
Identificación sobre la información de carácter sensible contenida en el expediente. | ||
|
9 |
Procedimiento administrativo asociado | Identificación del Procedimiento Administrativo y expediente electrónico. | |||||
|
40 |
MGDEE9_1 |
9 |
9.1 |
Id Catálogo de Procedimientos Administrativos (CPAT) |
Identificador del procedimiento administrativo de CPAT desde Codificador | ||
|
41 |
MGDEE9_1 |
9 |
9.1 |
Código de CPAT |
Código identificador del procedimiento administrativo de CPAT desde Codificador | ||
|
42 |
MGDEE9_2 |
9 |
9.2 |
Nombre de procedimiento administrativo |
Nombre del procedimiento administrativo, en caso de no encontrarse incorporado a CPAT. | ||
|
10 |
Versión | Identificación de la versión. | |||||
|
43 |
MGDEE10_1 |
10 |
10.1 |
Versión MDGEE |
Identifica la versión del esquema utilizado. | ||
¶ 8.3 Metadatos para documentos electrónicos
A continuación se presentan los metadatos asociados a un documento electrónico.
Al igual que para los metadatos de expedientes, la tabla presenta los metadatos de documentos electrónicos agrupados por temática, con una descripción básica y codificación estandarizada. Además de colores para identificar su grado de obligatoriedad:
- Verde: Metadatos obligatorios, que deben incluirse siempre en la creación del conjunto de metadatos.
- Amarillo: Metadatos condicionales, que deben incluirse obligatoriamente cuando se cumpla una condición específica establecida en su ficha de especificaciones.
- Celeste: Metadatos complementarios, sugeridos para enriquecer la clasificación y descripción. Su uso es opcional y debe evaluarse según la pertinencia institucional.
En el caso de metadatos con características específicas:
- MU: Metadato de carácter múltiple; pueden incorporarse múltiples registros de este campo, que irán describiendo relaciones o tipos con múltiples actores.
En el Anexo 15.1 se presentan los cuadros descriptivos con las especificaciones de cada metadato de documento electrónico.
Tabla 2. Metadatos para documentos electrónicos
| Sec | Codificación |
N° |
Sub N° |
Grupo/Rótulo |
Definición |
||
|
1 |
Identificación | Información de identificación unívoca del documento. | |||||
|
1 |
MGDDE1_1 |
1 |
1.1 |
Identificador | Código único que se debe asignar automáticamente a un documento registrado en el sistema. | ||
|
2 |
MGDDE1_2 |
1 |
1.2 |
Código serie | Código serie del documento, considerando el cuadro de clasificación del OAE. | ||
|
3 |
MGDDE1_3 |
1 |
1.3 |
Número del documento | Corresponde al número de orden interno dentro de una serie documental. Este número de orden es recursivo y aplica tanto a documento como a expediente. | ||
|
4 |
MGDDE1_4 |
1 |
1.4 |
Estado | Identifica el estado de generación del documento por parte de la institución productora. | ||
|
5 |
MGDDE1_5 |
1 |
1.5 |
Versión | Identificación del número de versión del documento. | ||
|
6 |
MGDDE1_6 |
1 |
1.6 |
Título del documento | Una palabra, una frase o un grupo de caracteres que se utiliza para denominar el documento con el que se está́ trabajando y que pertenece al expediente. Puede ser formal o atribuido. | ||
|
7 |
MGDDE1_7 |
1 |
1.7 |
Resolución de microforma | Identificación de la resolución de microforma en caso de tratarse de un proceso de digitalización. | ||
|
8 |
MGDDE1_8 |
1 |
1.8 |
Nombre archivo asociado | Nombre del archivo digital referenciado (documentos). | ||
|
2 |
Características Técnicas | Caracterización de documento. | |||||
|
9 |
MGDDE2_1 |
2 |
2.1 |
Tamaño | Volumen del documento estimado en Kb. | ||
|
10 |
MGDDE2_2 |
2 |
2.2 |
Cantidad de páginas o extensión | Cantidad de páginas del documento o extensión del recurso digital. | ||
|
11 |
MGDDE2_3 |
2 |
2.3 |
Formato | Estructura utilizada para la transferencia, la conservación y la presentación de los datos. Corresponde a la extensión del archivo electrónico. | ||
|
12 |
MGDDE2_4 |
2 |
2.4 |
Nombre y Versión del software | Identificación de la versión del programa informático que se utilizó para la generación del documento. | ||
|
2.5 |
Microformas |
Detalle de características técnicas de los documentos microformas | |||||
|
13 |
MGDDE2_5_1 |
2 |
2.5.1 |
Sistema operativo | Sistema operativo utilizado en la captura de documento original. | ||
|
14 |
MGDDE2_5_2 |
2 |
2.5.2 |
Software de captura | Software de captura utilizado para generar la microforma. | ||
|
15 |
MGDDE2_5_3 |
2 |
2.5.3 |
Software de visualización de imagen | Información acerca del software de visualización de imagen. | ||
|
16 |
MGDDE2_5_4 |
2 |
2.5.4 |
Nombre formato archivo | Denominación del formato lógico del archivo. | ||
|
17 |
MGDDE2_5_5 |
2 |
2.5.5 |
Versión de formato | Versión del formato lógico del archivo | ||
|
18 |
MGDDE2_5_6 |
2 |
2.5.6 |
Extensión documento | Extensión del formato lógico del documento multipágina. | ||
|
19 |
MGDDE2_5_7 |
2 |
2.5.7 |
Profundidad de bit | Número de bits utilizado para describir el color de cada píxel. | ||
|
20 |
MGDDE2_5_8 |
2 |
2.5.8 |
Perfil de color | Conjunto de datos que caracteriza a un dispositivo de entrada o salida de color según los estándares definidos por el Consorcio Internacional del Color (ICC). | ||
|
21 |
MGDDE2_5_9 |
2 |
2.5.9 |
Tamaño | Volumen del documento digitalizado expresado en Kilobytes (Kb). | ||
|
22 |
MGDDE2_5_10 |
2 |
2.5.10 |
Resolución de imagen captura | Nivel de resolución de la imagen, en caso de tratarse de una microforma. | ||
|
3 |
Descripción | Texto referencial asociado al contenido del documento. | |||||
|
23 |
MGDDE3_1 |
3 |
3.1 |
Resumen | Relato sintético que da cuenta del contenido global del recurso. | ||
|
24 |
MGDDE3_2 |
3 |
3.2 |
Palabras claves del documento | Materia o tema de que trata el documento y que son reflejo de los fines u objetivos perseguidos con su redacción. | ||
|
25 |
MGDDE3_3 |
3 |
3.3 |
Idioma | Identificación del idioma en que se encuentra generado el documento. | ||
|
26 |
MGDDE3_4 |
3 |
3.4 |
Comunas | Identificación geográfica del origen/residencia del OAE que resguarda el documento. | ||
|
4 |
Temporalidad | Atributos de temporalidad específicos asociados a la creación del documento. | |||||
|
27 |
MGDDE4_1 |
4 |
4.1 |
Fecha de creación | Fecha en la que es generado el documento. | ||
|
28 |
MGDDE4_2 |
4 |
4.2 |
Fecha de modificación | Fecha de la última modificación del documento. | ||
|
29 |
MGDDE4_3 |
4 |
4.3 |
Fecha de captura | Fecha en la cual el documento se incorpora al repositorio documental. Corresponde a aquellos documentos no generados internamente, ya sea que se reciben digitalmente, o que son digitalizados desde el formato físico (microforma). | ||
|
30 |
MGDDE4_4 |
4 |
4.4 |
Cobertura temporal | Tiempo (fechas) al que hace referencia el acto del documento. | ||
|
5 |
Caracterización documental | Identificación específica por tipo de documento. | |||||
|
31 |
MGDDE5_1 |
5 |
5.1 |
Tipo documental | Corresponde al nombre y/o código del tipo documental oficial estandarizado. | ||
|
32 |
MGDDE5_2 |
5 |
5.2 |
Origen del documento | Caracterización del origen de adopción del documento. | ||
|
33 |
MGDDE5_3 |
5 |
5.3 |
Mecanismo de incorporación | Expresa el mecanismo de incorporación al repositorio documental, ya sea manual, carga masiva mediante servicios web, mixto u otro. | ||
|
34 |
MGDDE5_4 |
5 |
5.4 |
URI documento externo | Enlace a documento y/o recurso residente en repositorio externo. | ||
|
35 |
MGDDE5_5 |
5 |
5.5 |
Ubicación física del documento referenciado | Código almacenamiento físico en el archivo institucional, que permita identificar y obtener su ubicación en él (registro electrónico de documento físico) | ||
|
36 |
MGDDE5_6 |
5 |
5.6 |
Estado de conservación microforma. | Descripción del estado del documento original a partir del cual se generó la microforma. | ||
|
37 |
MGDDE5_7 |
5 |
5.7 |
Disposición | Destino planificado del documento bajo una normativa o cuerpo legal, resolución u oficio, que es consecuencia del proceso de valoración documental. | ||
|
6 |
Relaciones | Identificación de las relaciones existentes de este documento con otros documentos, instituciones, ciudadanos o empresas. | |||||
|
6.1 |
OAE Asociada |
Identificación de relaciones específicas del documento con un OAE. | |||||
|
38 |
MGDDE61_1 |
6 |
6.1.1 |
Id OAE | Identificación del OAE que, en el cumplimiento de sus funciones, genera, gestiona o custodia el documento. |
MU |
|
|
39 |
MGDDE61_2 |
6 |
6.1.2 |
Nombre OAE | Nombre institucional, en caso que no se cuente con el código de identificación de la OAE relacionado |
MU |
|
|
40 |
MGDDE61_3 |
6 |
6.1.3 |
Tipo de relación entre documento y OAE | Relación establecida entre el documento referenciado y el OAE (gestiona, autor institucional o custodia) |
MU |
|
|
6.2 |
Otros actores |
Identificación de relaciones del documento con otros actores (persona natural o jurídica). | |||||
|
41 |
MGDDE62_1 |
6 |
6.2.1 |
Tipo de relación con otros actores | Identificación del tipo de relación existente entre el actor y el documento. |
MU |
|
|
42 |
MGDDE62_2 |
6 |
6.2.2 |
Tipo de actor relacionado | Identificación del tipo de actor relacionado que indicará la pertinencia del tipo de registro de la identificación. |
MU |
|
|
43 |
MGDDE62_3 |
6 |
6.2.3 |
Identificación de actor relacionado | RUN (Número de Cédula de identidad) de la persona o RUT (Rol Único Tributario) de la institución privada o Nro. de pasaporte en caso de ser extranjero sin RUN. |
MU |
|
|
44 |
MGDDE62_4 |
6 |
6.2.4 |
Nombre del actor relacionado | Nombre de la persona natural o jurídica sobre la que versa el documento, en caso de no contar con RUN respectivo. |
MU |
|
|
7 |
Seguridad | Tipificación de niveles de seguridad requeridos para la gestión del documento. | |||||
|
45 |
MGDDE7_1 |
7 |
7.1 |
Nivel de Acceso | Indicación relativa al acceso y consulta de los documentos. | ||
|
46 |
MGDDE7_2 |
7 |
7.2 |
Fecha fin restricción | Es la fecha hasta cuando se debe presentar el texto de advertencia en caso que un usuario quiera acceder a esta documentación. | ||
|
47 |
MGDD7_3 |
7 |
7.3 |
Texto Advertencia | Es el texto que se debe presentar en caso que un usuario quiera acceder a esta información. | ||
|
48 |
MGDDE7_4 |
7 |
7.4 |
Información de carácter sensible | Identificación que el documento contiene información de carácter sensible | ||
|
8 |
Firma | Identificación del tipo de firma electrónica utilizada en la generación del documento. | |||||
|
49 |
MGDDE8_1 |
8 |
8.1 |
Tipo Firma | Identificación del tipo de firma electrónica utilizada en la generación del documento (avanzada, simple). |
MU |
|
|
50 |
MGDDE8_2 |
8 |
8.2 |
Proveedor | Identificación del proveedor del servicio de firma electrónica utilizado en el documento. |
MU |
|
|
51 |
MGDDE8_3 |
8 |
8.3 |
Firma Electrónica Avanzada | Se indica si el documento cuenta con firma electrónica avanzada. | ||
|
8.4 |
Firmantes |
||||||
|
52 |
MGDDE84_1 |
8 |
8.4.1 |
Nombre/Cargo Representación | Identificación del nombre de la persona que firma y cargo asociado. |
MU |
|
|
53 |
MGDDE84_2 |
8 |
8.4.2 |
RUN firmante | Identificación de la persona que firma el documento. |
MU |
|
|
54 |
MGDDE84_3 |
8 |
8.4.3 |
Fecha | Fecha y hora de firma |
MU |
|
|
9 |
Procedimiento Administrativo Asociado | Identificación del PAT asociado a la generación del presente documento. | |||||
|
55 |
MGDDE9_1 |
9 |
9.1 |
Código Procedimiento Administrativo asociado | Código identificador del procedimiento administrativo (CPAT), desde Codificador, | ||
| asociado a la creación del documento. | |||||||
|
56 |
MGDDE9_2 |
9 |
9.2 |
Nombre procedimiento administrativo asociado | Nombre del trámite asociado, en caso que no se cuente con el código CPAT | ||
|
10 |
Versión | ||||||
|
57 |
MGDDE10 |
10 |
10.1 |
Versión MGDDE | Identifica la versión del esquema utilizado. | ||
¶ 9. Formatos de documentos electrónicos válidos para el resguardo institucional.
La presente especificación ha considerado los formatos de preservación establecidos inicialmente por el Archivo Digital del Archivo Nacional, los que permiten una conservación a largo plazo de los documentos. Estos formatos se clasifican según el tipo de documento:
- Documentos textuales
- Documentos gráficos (imágenes o fotografías)
- Video
Es importante considerar que, en muchos casos, los formatos empleados por los OAE en su gestión diaria, aunque sean de uso común, no siempre cumplen con las características técnicas necesarias para su resguardo a mediano o largo plazo.
Por esta razón, cuando se detecte discontinuidad en la lectura o interpretación de un formato, será necesario ejecutar un proceso de conversión hacia un formato normalizado que asegure su preservación.
El listado de formatos incluido a continuación no es exhaustivo ni restrictivo. Se recomienda incorporarlo como buena práctica institucional en:
- La Política de Gestión Documental.
- Los procedimientos asociados a la gestión documental y preservación digital.
|
Documentos textuales |
|
|
Formatos preferidos |
Especificación |
|
Portable Document Format/Archival (PDF/A-1) |
ISO 19005-1:2005, Document management – Electronic document file format for long-term preservation – Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1) |
|
Portable Document Format/Archival (PDF/A-2) |
ISO 19005-2:2011, Document management – Electronic document file format for long-term preservation – Part 2: Use of ISO 32000-1 (PDF/A-2) |
|
OpenDocument Text Format (ODF) |
ISO/IEC 26300:2006 Information technology -- OpenDocument Format for Office |
|
Formatos aceptables |
Especificación |
|
Portable Document Format (PDF) |
ISO 32000-1:2008, Document management - Portable document format - Part 1: PDF 1.7 |
|
Documentos gráficos |
|
|
Formatos preferidos |
Especificación |
|
JPEG 2000 |
ISO/IEC 15444-1:2004, Information technology – JPEG 2000 image coding system: |
|
Tagged image file format |
TIFF Revision 6.0 Final — June 3, 1992, Adobe Systems Incorporated |
|
Portable Document Format/Archival (PDF/A-1) |
ISO 19005-1:2005, Document management – Electronic document file format for long-term preservation – Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1) |
|
Portable Document Format/Archival (PDF/A-2) |
ISO 19005-2:2011, Document management – Electronic document file format for long-term preservation – Part 2: Use of ISO 32000-1 (PDF/A-2) |
|
Formatos aceptables |
Especificación |
|
JPEG File Interchange Format |
ISO/IEC 10918-1:1994, Information technology – Digital compression and coding of continuous-tone still images: Requirements and guidelines |
|
Portable Network Graphics (PNG) |
ISO/IEC 15948:2004 Information technology - Computer graphics and image |
|
Videos |
||
|
Formatos preferidos |
Especificación |
Extensión |
| MPEG-1 | Formato de compresión de datos de video y de los canales de audio asociados (hasta 2 canales para sonido estéreo). | .mpg, .mpeg, .mp1, .mp2, .mp3, .m1v, .m1a, .m2a, .mpa, .mpv |
| MPEG-2 | Es el formato que se usa para videos en DVD | .mp2 |
| MXF Material eXchange Format |
Formato contenedor para datos profesionales de audio y video | .mxf |
| WebMovie | Formato de video comprimido que utiliza el códec VP8 para el video y el formato Vorbis para el audio, ambos dentro de un contenedor multimedia Matroska | .webm |
| Ogg Media – OGM |
Contenedor Multimedia cuya función es contener el audio (normalmente en formato Vorbis), el vídeo (normalmente DivX o Xvid) y subtítulos. | .ogg, .ogv, .oga, .ogx, .ogm, .spx, .opus |
| MPEG-4 | Formato de codificación de audio, imagen, multimedia e información hipermedia. |
.mp4, .mpeg, .m4v |
| Matroska (mkv) | Formato contenedor multimedia que puede contener una cantidad ilimitada de vídeo, audio, imagen o pistas de subtítulos dentro de un solo archivo. |
.mkv .mka .mks .mk3d |
| JPEG 2000- Motion |
Formato para la Preservación sin pérdida de vídeo en formato digital y migración de las grabaciones de vídeo analógicas obsoletos en archivos digitales |
.mj2 .mjp2. |
|
Audios |
|||
|
Formatos preferidos |
Especificación |
Extensión |
|
| MP3 | Formato de compresión de audio digital que usa un algoritmo con pérdida para conseguir un menor tamaño de archivo. | .mp3 | ISO/IEC 11172-3 ISO/IEC 13818-4 |
| BWF | Formato de archivo que toma la estructura de archivos WAVE existente y añade metadatos adicionales | .bwf | EBU - TECH 3285 |
| WAVE | Formato para almacenar sonidos, flexible para el tratamiento del sonido pues puede ser comprimido y grabado en distintas calidades y tamaños. | .wav | Desarrollado por Microsoft |
|
Correos electrónicos |
|||
|
Nombre Formato |
Características |
Extensión |
Estándar |
| EML | Diseñado para almacenar mensajes de correo electrónico en forma de un archivo de texto sin formato | .eml | RFC 822 |
| MBOX | Formato utilizado para almacenar conjuntos de correos electrónicos. | .mbox, .mbx | N/A |
Cada Órgano de la Administración del Estado (OAE) puede evaluar sus necesidades específicas para ampliar los criterios de formatos aceptados, ya sea incorporando nuevos tipos de documentos (audiovisuales, sonoros, datos, entre otros) o nuevos tipos de formatos. Para ello, el OAE:
- Formalizará la ampliación en sus procesos documentales asociados a la Política de Gestión Documental, dejando explícitamente registrados los nuevos formatos admitidos por la institución.
- Garantizará la accesibilidad de dichos formatos durante todo el periodo de resguardo institucional, especialmente si requieren licencias para su acceso o visualización.
En caso de interoperar un expediente con otro OAE que contenga documentos en formatos ampliados, distintos a los especificados en las tablas oficiales de esta guía, el OAE custodio:
- Generará una copia del documento en alguno de los formatos indicados en las tablas precedentes.
- Incorporará la copia como un nuevo documento electrónico estandarizado en el expediente, indicando expresamente que:
- Se trata de una copia para visualización libre.
- El documento original se encuentra en un formato no estandarizado.
¶ 10. Incorporación de comunicaciones oficiales en el expediente electrónico.
Los Órganos de la Administración del Estado (OAE) incorporará en el expediente electrónico todas las comunicaciones oficiales realizadas en el contexto del procedimiento administrativo relacionado.
La incorporación al expediente se realiza mediante la carga del “Comprobante de trazabilidad de la comunicación realizada” que emite la plataforma DocDigital, en caso que la acción de envío o de recepción de dicha comunicación oficial forme parte del procedimiento administrativo.
En este contexto, toda comunicación oficial se registrará en la plata
¶ 10.1 Condiciones básicas del registro de una comunicación oficial
- Registrar el procedimiento administrativo (PA) al que está asociada la comunicación oficial, si es el caso, utilizando los códigos estandarizados de un PA, provistos por la plataforma Codificador.
- Toda comunicación oficial que corresponda a una solicitud o requerimiento de información o pronunciamiento asociada a un procedimiento administrativo, debe registrar adicionalmente:
- Funcionario responsable que practica el requerimiento o solicitud.
- Información requerida o gestión solicitada.
- Carácter de los datos (sensibles o no sensibles).
- Plazo de ejecución.
- Funcionario responsable de la solicitud.
- La preservación de la documentación de las comunicaciones enviadas y recibidas es responsabilidad de cada OAE, para lo cual habilitarán un repositorio documental de acuerdo a las características indicadas en el punto 6 de la presente guía técnica.
- Los documentos electrónicos contenidos en una comunicación oficial, cumplirán con las condiciones establecidas en el punto 12 de la presente guía. En caso que se deba enviar un documento electrónico que no cumpla con los formatos establecidos, será responsabilidad del OAE realizar su conversión para dar cumplimiento con lo requerido.
- Para los documentos electrónicos o información enviada que requieran asegurar su integridad y autenticidad se hará uso de firma electrónica avanzada.
¶ 10.2 Comunicaciones realizadas por Contingencia
El OAE que haya tramitado una comunicación oficial por un medio distinto a DocDigital, por razones de contingencia o imposibilidad técnica, igualmente registrará dicha comunicación de la siguiente forma:
- Ingresar a DocDigital a través de la opción “Registro por Contingencia”, registrando el envío de la Comunicación, incorporando toda la documentación asociada, entidades destinatarias, medio de despacho, fecha de envío y entrega.
- En caso que la comunicación se hubiese realizado en soporte físico y los documentos no fueran de origen digital, se los OAE generarán una microforma para registrar la comunicación, cumpliendo con los requisitos establecidos en el DFL N° 1, de 2021, que regula la elaboración, conservación y uso de microformas. Es decir:
- Capturar una imagen electrónica fiel, íntegra, indeleble y legible del documento.
- Incluir metadatos obligatorios (condición de copia fiel, resolución de captura, número de páginas, fecha y hora, identidad del ministro de fe, estado de conservación).
- Incorporar la firma electrónica avanzada del ministro de fe.
¶ 10.3 Comunicaciones oficiales realizadas por otras plataformas
Aquellos OAE que cuenten con plataformas de comunicación propia utilizadas transversalmente por otros OAE, igualmente integrarán y dejarán registro de dicha comunicación en la plataforma de comunicaciones oficiales del Estado "DocDigital", de la siguiente forma:
- A través de una integración a la plataforma propia del OAE con la API DocDigital utilizando el método “Registro comunicación externa”.
- Registrando las comunicaciones incorporando a lo menos: documento principal firmado, enlace a documentos anexos, entidad origen, entidades destinatarias, fecha de envío, fecha de recepción y atributos relacionados (procedimiento, resumen, folio).
¶ 11. Registro de Notificaciones en el expediente electrónico.
¶
11.1 Notificaciones electrónicas a personas naturales y jurídicas privadas.
Las notificaciones se realizarán electrónicamente por medio de la plataforma Notificador, en cuyo caso se obtendrá en dicha plataforma el comprobante electrónico de notificación e incorporarlo al expediente respectivo.
En caso que se requiera un documento de certificación formal de la notificación realizada, se solicitará la emisión de un certificado de notificación en la plataforma Notificador e incorporarlo como documento complementario en el expediente.
Cuando exista una ley especial que disponga un mecanismo de notificación electrónico distinto al uso de la plataforma Notificador, el OAE igualmente incorporará el documento electrónico utilizado para notificar en el expediente electrónico.
¶ 11.2 Notificaciones electrónicas a OAE.
En los casos en que la notificación se practique de un OAE a otro OAE, ésta se realizará por medio de una comunicación oficial de tipo “Notificación” en la plataforma DocDigital. Lo anterior, mediante el uso o la integración a la plataforma DocDigital, en donde este tipo de comunicación oficial incorporará:
- documento de notificación.
- identificación del procedimiento administrativo involucrado.
- individualización de las entidades destinatarias.
En estos casos, al expediente se incorporará un Comprobante de Trazabilidad de la comunicación emitido por Docdigital.
¶ 11.3 Notificaciones presenciales o excepciones.
En los casos que, por excepción al proceso de notificación electrónica o durante la fase de adopción de la plataforma Notificador, un OAE deba realizar notificaciones por medios diferentes, estas actuaciones deben igualmente registrarse en el expediente electrónico.
Para ello, el OAE:
- Generará una microforma conforme a la Ley N° 18.845 y al DFL N° 1 de 2021, cuando la notificación se practique en soporte físico.
- Incorporará directamente el documento electrónico que respalde la notificación, cuando ésta se haya realizado por un medio electrónico distinto a la plataforma Notificador.
En ambos casos, el documento electrónico resultante debe ser incorporado obligatoriamente al expediente electrónico.
En caso que el proceso de notificación se realice en las dependencias del OAE, la plataforma de gestión de expedientes u otra plataforma institucional debe habilitar una opción de registro de notificaciones presenciales.
- En estos casos, el OAE generará un certificado electrónico de notificación presencial, que incluya como mínimo:
- procedimiento administrativo.
- identificación del interesado.
- descripción del contenido de la notificación.
- fecha y hora de la notificación.
- funcionario responsable de la diligencia.
- Dicho certificado debe ser incorporado al expediente electrónico como constancia formal del acto.
¶ 12. Gestión de expedientes híbridos
13 de 2021 del Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio, que regula la elaboración, conservación y uso de microformas conforme a la Ley N° 18.845.
La microforma debe consistir en una imagen electrónica fiel, íntegra y legible del documento original, cumpliendo con las características técnicas exigidas por el reglamento de la Ley N° 18.845 (resolución, integridad, indelebilidad, firma electrónica avanzada del ministro de fe, entre otras).
Una vez generada, la microforma debe incorporarse al expediente electrónico como un documento electrónico, respetando la estructura obligatoria definida por la normativa vigente.
En particular, el documento debe quedar vinculado a los metadatos obligatorios establecidos para todo documento electrónico, además de los metadatos condicionales específicos para microformas, según lo señalado en esta guía.
¶ 12.1 Casos de excepción
De acuerdo con el artículo 14 del reglamento de la Ley N° 21.180, existen situaciones en que no es posible digitalizar la documentación recibida por el OAE. Asimismo, puede existir documentación en custodia física previa a la entrada en vigencia de la obligatoriedad del expediente electrónico.
En ambos casos, si corresponde incorporar estos documentos a un procedimiento administrativo en curso, serán registrados en el expediente electrónico bajo una estructura estandarizada de documento electrónico de referencia que lo vincule con la documentación en formato físico, según se detalla a continuación:
- Vínculo inequívoco hacia el documento físico (identificación única y ubicación exacta en el archivo físico).
- Metadatos estandarizados de documento electrónico, describiendo el documento físico al que se refiere.
- Metadatos adicionales que registren la causal de excepción que impidió la digitalización, cuando corresponda.
- En el archivo físico, los documentos relacionados incorporarán una carátula obligatoria que contenga:
- Identificación del expediente electrónico asociado.
- Número de documento electrónico de referencia.
- Fecha y hora del registro de referencia.
Esta doble referencia asegura la vinculación bidireccional permanente entre el documento físico y el expediente electrónico.
Los expedientes resultantes tendrán carácter de expedientes híbridos, por contener documentación tanto electrónica como física. Dichos expedientes requerirán un tratamiento especial en lo relativo a su conservación, transferencia y eventual eliminación, considerando la existencia de documentación almacenada en un archivo físico institucional.
En caso de reestructuración del archivo físico, el OAE es responsable de actualizar inmediatamente los registros vinculantes, garantizando que el vínculo entre documento físico y electrónico permanezca vigente.
¶ 13. Protocolo para la generación de copias autorizadas de expedientes electrónicos y documentos específico
Los OAE definirán y aplicarán un protocolo institucional para generar copias autorizadas de expedientes electrónicos o documentos individuales en los siguientes casos:
- Acceso directo por parte de un interesado: descarga de una copia autorizada desde la plataforma de gestión documental.
- Solicitud en formato papel por parte de interesados que, conforme a lo dispuesto en los artículos 28 y siguientes del Reglamento de la Ley N° 21.180, se encuentren en alguna de las circunstancias excepcionales que permiten actuar en soporte papel.
- Procesos de interoperabilidad, cuando deba compartirse un expediente electrónico entre distintos OAE.
Las copias de un expediente electrónico se conformarán por medio de alguno de los siguientes métodos en esta primera fase de implementación:
1. Enlace o URI permanente
- Procede cuando el interesado o el OAE receptor solo requiere una referencia y acceso directo al expediente.
2. Documento integrador, en formato PDF
- El expediente se conforma en un PDF integrado cumplirá con:
- Inclusión secuencial por fecha de incorporación de todos los elementos que conforman el expediente.
- Incorporación de un sello de certificación como copia autorizada, indicando al menos: OAE emisor y fecha de generación.
- El sello puede implementarse mediante firma electrónica avanzada o sello de tiempo en el PDF.
- En caso de que la copia autorizada se entregue en formato papel por excepción, el PDF se imprimirá con un mecanismo de verificación estampado (ej. código QR o link)
3. Esquema de expedientes en formato estructurado
Uso de un formato de información estructurado según se define en el punto 8 de esta guía y disponible en el Catálogo PISEE 2, quedando registro de toda la trazabilidad de su disponibilidad y acceso entre los OAE involucrados.
¶ 14. Enlaces(URI) permanentes
El uso de enlaces externos para referenciar documentación o expedientes electrónicos, está permitido en los casos en que esta información resida en:
- Plataformas de otro OAE
- Repositorios propios del mismo OAE, en los casos que exista duplicidad de uso de un documento o expediente en distintos procedimientos administrativos.
El uso de enlaces está autorizado sólo si el OAE emplea enlaces/URI permanentes. En estos casos, cada OAE es responsable de habilitar los sistemas que permitan gestionar los enlaces permanentes. Una opción será el uso del servicio de Enlace Permanente del Estado (EnlaceDigital), que será provisto por la Secretaría de Gobierno Digital.
Todo OAE que genere enlaces permanentes a recursos bajo su custodia cumplirá con el compromiso de persistencia, lo que implica mantener activa la asociación entre el enlace y el recurso, incluso si cambian las plataformas o repositorios institucionales.
En caso que el OAE decida utilizar un servicio distinto de EnlaceDigital, este cumplirá con:
- Unicidad de identificación, la estructura de los nombres de un enlace será única.
- Continuidad del servicio: el OAE garantizará que el servicio se mantendrá activo permanentemente, mientras existan recursos (expedientes o documentos) asociados bajo su custodia.
- En caso que el proveedor del servicio deje de operar, deben existir alguna de las siguientes opciones:
- Migrar todos los enlaces a un nuevo servicio o a EnlaceDigital, asegurando la continuidad de los identificadores ya existentes, o
- Si no es posible reutilizar los identificadores, realizar una propagación de actualización de los enlaces en uso, para lo cual:
- Debe existir un registro de los enlaces compartidos, o
- Se debe garantizar un periodo mínimo de continuidad de 3 años de operación para propagar los cambios
En caso de transferencia de recursos a otra institución, debe realizarse la migración de la responsabilidad de la mantención de los enlaces al nuevo OAE custodio. Por ejemplo: cuando se transfieren documentos o expedientes al Archivo Nacional(AN), la plataforma de gestión de enlaces debe permitir la transferencia del mandato de la gestión de los enlaces al AN y registrar la trazabilidad completa de dicho proceso.
¶ Agradecimientos
La Secretaría de Gobierno Digital agradece la colaboración de las siguientes personas, quienes participaron en el proceso validación del contenido mínimo que debe contener esta guía, fortaleciendo la calidad técnica de este documento:
• Federico Burgos (ACTI)
• Tomás Araneda (ACTI)
• Sara Rojas (UCH)
• Alejandro Vera (CHILETEC)
• José Flores (CHILETEC)
• Boris de los Ríos (Corp. M. de Renca)
• Berioska Contreras (UTFSM)
• Felipe Romero (Oracle)
• Cristián Bravo (ANCI)
• Felipe Vera (BCN)
• Gonzalo Valdés (PUC)
• Paulina Rivera (CHILETEC)
• Karin Pereira (AN)
• Tania González (AN)
• Karen Brito (ATTA)
• Maritza Balboa (SUPERIR)
• Alejandro González (CPT)
• Ivonne Roa (DGA)Federico Burgos (ACTI)
¶ 15. ANEXOS
¶
15.1 Ejemplo de implementación estructura expediente (JSON)
{
"expediente": {
"MGDEE1_1": "EXP-2025-00123", -- Identificador
"MGDEE1_4": "1", -- Estado
"MGDEE1_5": "Postulación Subsidio Habitacional DS1 - Tramo 2", -- Titulo
"MGDEE2_2": "Expediente electrónico del procedimiento de postulación -- Asunto
al subsidio habitacional DS1, Tramo 2, del ciudadano
Juan Pérez.",
"MGDEE3_1": "2025-09-01T08:00:00Z", -- Fecha de creación
"MGDEE3_2": null, -- Fecha de finalización
"MGDEE4_1": "1", -- Mecanismo incorporación
"MGDEE4_2": "http://biblioteca.digital.gob.cl/handle/123456789/3954", -- URI Expediente
"MGDEE5_1: "124", -- Id OAE productor
"MGDEE5_2: "PE-SER-00124 Servicio de Vivienda y Urbanización RM", -- Nombre OAE productor
"MGDEE5_3": -- OAE Asociado
[
{
"MGDEE53_1: "1", -- Tipo relación OAE
"MGDEE53_2: "432", -- Id OAE relacionado
"MGDEE53_3: "PE-MUN-00432 Municipalidad de Santiago" -- Nombre OAE relacionado
},
{
"MGDEE53_1: "1", -- Tipo relación OAE
"MGDEE53_2: "459", -- Id OAE relacionado
"MGDEE53_3: "PE-MUN-00459 - Municipalidad de Renca" -- Nombre OAE relacionado
}
],
"MGDEE5_4": -- Otros actores
[
{
"MGDEE54_1: "1", -- Tipo relación con otros actores
"MGDEE54_2: "1", -- Id actor relacionado
"MGDEE54_3: "15234567-8", -- RUN/RUT relacionado
"MGDEE54_4: "Juan Pérez Soto" -- Nombre actor relacionado
},
{
"MGDEE54_1: "1", -- Tipo relación con otros actores
"MGDEE54_2: "1", -- Id actor relacionado
"MGDEE54_3: "1-9", -- RUN/RUT relacionado
"MGDEE54_4: "Carla González" -- Nombre actor relacionado
}
],
"MGDEE_6": -- Índice
[
{
"MGDEE6_1": "1", -- Tipo actuación
"MGDEE6_2": "DOC-001", -- Id documento
"MGDEE6_4": "2025-09-01T08:30:00Z", -- Fecha Incorporación
},
{
"MGDEE6_1": "3", -- Tipo actuación
"MGDEE6_2": "DOC-033", -- Id documento
"MGDEE6_4": "2025-09-01T08:30:00Z", -- Fecha Incorporación
"MGDEE6_5": "1", -- Tipo subcarpeta
"MGDEE6_6": "SC-2025-0023", -- Id subcarpeta
"MGDEE6_7": "1" -- Secuencia subcarpeta
},
{
"MGDEE6_1": "3", -- Tipo actuación
"MGDEE6_2": "DOC-034", -- Id documento
"MGDEE6_4": "2025-09-01T08:30:00Z", -- Fecha Incorporación
"MGDEE6_5": "3", -- Tipo subcarpeta
"MGDEE6_6": "SC-2025-0023", -- Id subcarpeta
"MGDEE6_7": "2" -- Secuencia subcarpeta
},
{
"MGDEE6_1": "1", -- Tipo actuación
"MGDEE6_3": "https://repositorio.minvu.gob.cl/doc/DOC-002", -- URI expediente
"MGDEE6_4": "2025-09-01T08:30:00Z" -- Fecha Incorporación
}
],
"MGDEE_7": -- Índice
[
{
"MGDEE7_1": "1", -- Tipo acción
"MGDEE7_2": "2025-09-01T08:30:00Z", -- Fecha registro
"MGDEE7_3": "2025-09-01T08:30:00Z", -- fecha inicio vigencia
"MGDEE7_5": "Otorga poder de consulta", -- Descripción
"MGDEE7_6": "12345678-9", -- RUT interesado
"MGDEE7_7": "1-9" -- RUN funcionario
"MGDEE7_8": "Juan Severino" -- Nombre funcionario
},
{
"MGDEE7_1": "2", -- Tipo acción
"MGDEE7_2": "2025-09-01T08:30:00Z", -- Fecha registro
"MGDEE7_3": "2025-09-01T08:30:00Z", -- fecha inicio vigencia
"MGDEE7_4": "2025-12-01T08:30:00Z", -- Fecha fin vigencia
"MGDEE7_5": "Caduca el poder otorgado", -- Descripción
"MGDEE7_6": "12345678-9", -- RUT interesado
"MGDEE7_7": "13-0" -- RUN funcionario
"MGDEE7_8": "Mario Eustaquio" -- Nombre funcionario
}
],
"MGDEE8_1": "2", -- Nivel de acceso
"MGDEE8_3": "Expediente con acceso reservado por seguridad nacional", -- Texto advertencia
"MGDEE8_4": "TRUE", -- Información de carácter sensible
"MGDEE9_1": "211123", -- Id CPAT
"MGDEE9_2": "PT-SER00147-00027", -- Código CPAT
"MGDEE9_3": "Autorización para la internación de obras con referencias -- Nombre procedimiento
a los límites internacionales y fronteras de Chile",
"MGDEE10_1": "001" -- Versión
}
}
¶ 15.2 Especificaciones de metadatos para expedientes electrónicos
A continuación se detallan los metadatos obligatorios, condicionales y complementarios para los expedientes electrónicos. Cada ficha contiene información relevante, como el código de metadato, definición, obligatoriedad de uso, la forma de ingreso de la información, así como aspectos importantes para la correcta gestión, disponibilidad y preservación de los expedientes electrónicos.
| 1 | Identificador de expediente | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE1_1 | |||
| N° Grupo | 1. Identificación | |||
| Sub N° | 1.1 | |||
| Definición |
Código único (ID) institucional que se asigna automáticamente a un expediente registrado en un sistema de gestión documental o repositorio documental. |
|||
| Obligación | Obligatorio | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
Se completa de forma automática por el sistema, que debe asignar a cada expediente creado un número único institucional que permitirá acceder al expediente específico cuando se requiera. Puede ser alfanumérico compuesto o sólo un id numérico, pero debe ser único a nivel de cada OAE. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Alfanumérico | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios | Asegurar unicidad, persistencia y estandarización de la codificación. | |||
| Ejemplo | EXP-20230925-001 o 20230925 | |||
| 2 | Código serie | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE1_2 | |||
| N° Grupo | 1. Identificación | |||
| Sub N° | 1.2 | |||
| Definición |
Código de serie definido en el cuadro de clasificación documental del OAE. |
|||
| Obligación | Sugerido | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
Se completa de forma automática por el sistema, que debe asignar a cada expediente creado un número. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Alfanumérico | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios | ||||
| Ejemplo | ||||
| 3 | Número de expediente | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE1_3 | |||
| N° Grupo | 1. Identificación | |||
| Sub N° | 1.3 | |||
| Definición |
Corresponde al número de orden interno dentro de una serie documental. |
|||
| Obligación | Sugerido | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
Se completa de forma automática por el sistema, que debe asignar a cada expediente creado un número institucional que permitirá acceder al expediente específico cuando se requiera. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Alfanumérico | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios | ||||
| Ejemplo | ||||
| 4 | Estado | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE1_4 | |||
| N° Grupo | 1. Identificación | |||
| Sub N° | 1.1 | |||
| Definición |
Identifica el estado del proceso del expediente por parte del OAE productor, asociado a las fases del ciclo de vida de un expediente electrónico o de su gestión institucional. |
|||
| Obligación | Sugerido | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
Puede generarse de forma automática y/o manual. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | - | ||
| Tipo dato | Alfanumérico | |||
| Por defecto | - | |||
| Comentarios | El estado es un registro del proceso,puede referirse al estado de su creación o la fase de vida del expediente. | |||
| Ejemplo | ||||
| 5 | Título del Expediente | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE1_5 | |||
| N° Grupo | 1. Identificación | |||
| Sub N° | 1.5 | |||
| Definición |
Palabra, frase o grupo de caracteres que se utiliza para denominar el expediente con el que se está trabajando. Puede ser formal o atribuido. |
|||
| Obligación | Obligatorio | Modo de ingreso |
Manual |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
Puede generarse de forma automática y/o manual. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Texto | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios | Destinar el uso de mayúsculas únicamente para el inicio del título y para nombres propios. | |||
| Ejemplo | Asignación de presupuesto para compra de insumos. | |||
| 6 | Resumen | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE2_1 | |||
| N° Grupo | 2. Descripción | |||
| Sub N° | 2.1 | |||
| Definición |
Relato sintético que da cuenta del contenido global del expediente. |
|||
| Obligación | Sugerido | Modo de ingreso |
Manual |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso | ||||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Texto | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios | ||||
| Ejemplo | ||||
| 7 | Asunto del expediente | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE2_2 | |||
| N° Grupo | 2. Descripción | |||
| Sub N° | 2.2 | |||
| Definición |
Materia o tema de que trata el expediente, y que es reflejo de los fines u objetivos perseguidos con la tramitación asociada. |
|||
| Obligación | Obligatorio | Modo de ingreso |
Manual |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
Se ingresa de forma manual y/o desde un vocabulario controlado. Se utiliza cuando la materia sobre la que versa el acto administrativo es relevante de destacar y esa información no puede ser extraída de los otros metadatos existentes en el registro (ya sea de esta lista o los propios de la gestión documental de cada OAE). |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Texto | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios |
Este dato es un ámbito amplio que representa el contenido del expediente. |
|||
| Ejemplo | Compra de insumos tecnológicos para el año 2023. | |||
| 8 | Fecha de creación | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE3_1 | |||
| N° Grupo | 3. Temporalidad | |||
| Sub N° | 3.1 | |||
| Definición |
Fecha en la que es generado el expediente. |
|||
| Obligación | Obligatorio | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso | Se genera automáticamente, según formato aaaa-mm-dd hh:mm:ss (ISO 8601). | |||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Formato aaaa-mm-dd hh:mm:ss (ISO 8601) | |||
| Por defecto | – | |||
| Comentarios | Debe tener posibilidad de ser modificado, pero dicho cambio debe quedar registrado. | |||
| Ejemplo | 2023-20-10:11:56:57 | |||
| 9 | Fecha de finalización | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE3_2 | |||
| N° Grupo | 3. Temporalidad | |||
| Sub N° | 3.2 | |||
| Definición |
Fecha de finalización o cierre del expediente. |
|||
| Obligación | Obligatorio | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso | Se genera automáticamente, según formato aaaa-mm-dd hh:mm:ss (ISO 8601) | |||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Formato aaaa-mm-dd hh:mm:ss (ISO 8601) | |||
| Por defecto | – | |||
| Comentarios | Debe tener posibilidad de ser modificado, pero dicho cambio debe quedar registrado. | |||
| Ejemplo | 2023-20-11:16:56:57 | |||
| 10 | Mecanismos de incorporación del expediente | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE4_1 | |||
| N° | 4 | |||
| Sub N° | 4.1 | |||
| Definición |
Expresa el mecanismo de incorporación de uno o más expedientes electrónicos al sistema de gestión documental institucional, ya sea manual, carga masiva mediante servicios web, mixto u otro. |
|||
| Obligación | Obligatorio | Modo de ingreso |
Automático/manual |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso | Lista MGDDE5_3 | |||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Texto | |||
| Por defecto | 1 | |||
| Comentarios | - | |||
| Ejemplo | 1 (Incorporación manual) | |||
| 11 | URI de expediente | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE4_2 | |||
| N° Grupo | 4. Caracterización documental | |||
| Sub N° | 4.2 | |||
| Definición |
Enlace a expediente almacenado en repositorio documental o plataforma estandarizada. |
|||
| Obligación | Obligatorio | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso | Se genera automáticamente por la plataforma. | |||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | URI | |||
| Por defecto | – | |||
| Comentarios | La institución podrá hacer uso de sus propios servicios de URIs persistentes y/o utilizar la plataforma de URIs persistente que el Estado disponga. | |||
| Ejemplo | https://dominio-institución/servicio-persistente/20.500.13034/401 | |||
| 12 | Código de OAE productor | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE5_1 | |||
| N° Grupo | 5. Relaciones | OAE Asociado | |||
| Sub N° | 5 | |||
| Definición |
Identificación del OAE que, en el cumplimiento de sus funciones, genera y/o gestiona los expedientes que son parte de su sistema de gestión de documentos y expedientes y formarán parte de su archivo. |
|||
| Obligación | Obligatorio | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
Se genera automáticamente. Cada sistema debe incorporar el código y el nombre del productor. Este código debe corresponder a la codificación institucional proveída por el servicio de codificación del Estado (Codificador). |
|||
| Valores | Valor de ingreso | CODIFICADOR | ||
| Tipo dato | Numérico | |||
| Por defecto | – | |||
| Comentarios |
La identificación del OAE generador es un valor requerido por AN. |
|||
| Ejemplo | 46 (Gobierno Regional de la Región de La Araucanía) | |||
| 13 | Nombre OAE productor | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE5_2 | |||
| N° Grupo | 5. Relaciones | OAE Asociado | |||
| Sub N° | 5.2 | |||
| Definición |
Nombre institucional, en caso que el OAE productor no esté registrado en el codificador o la OAE decida almacenarlo para uso directo. |
|||
| Obligación | Condicional | Modo de ingreso |
Automático/manual |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
Se genera manualmente en caso de no existir en el servicio de codificación del Estado (Codificador). |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Texto | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios | ||||
| Ejemplo | Gobierno Regional de la Región de La Araucanía | |||
| 14 | Tipo de relación OAE | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE53_1 | |||
| N° Grupo | 5. Relaciones | OAE Asociado | |||
| Sub N° | 5.3 | |||
| Definición |
Relación establecida entre el expediente referenciado y el OAE. |
|||
| Obligación | Obligatorio | Modo de ingreso |
Automático/manual |
|
| Transf. AN | Repetible |
SI |
||
| Forma de ingreso |
Se genera automáticamente en base la lista predefinida de relaciones (ver Anexo 15.2. lista N° 4). |
|||
| Valores | Valor de ingreso | Servicio Codificador del Estado | ||
| Tipo dato | Numérico | |||
| Por defecto | 1 (custodia) | |||
| Comentarios |
Es obligatorio al menos identificar el OAE responsable de la custodia del expediente. |
|||
| Ejemplo | 1 (Custodia) | |||
| 15 | Código de OAE relacionado | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE53_2 | |||
| N° Grupo | 5. Relaciones | OAE Asociado | |||
| Sub N° | 5.3 | |||
| Definición |
Identificación del OAE que, en el cumplimiento de sus funciones, custodia, gestiona o respalda el expediente. |
|||
| Obligación | Obligatorio | Modo de ingreso |
Automático/Manual |
|
| Transf. AN | Repetible |
SI |
||
| Forma de ingreso |
Este código debe corresponder a la codificación institucional proveída por el servicio de codificación (Codificador). |
|||
| Valores | Valor de ingreso | CODIFICADOR | ||
| Tipo dato | Numérico | |||
| Por defecto | – | |||
| Comentarios |
Es obligatorio al menos identificar el OAE responsable de la custodia del expediente. |
|||
| Ejemplo | 46 (Gobierno Regional de la Región de La Araucanía) | |||
| 16 | Nombre de OAE relacionado | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE53_3 | |||
| N° Grupo | 5. Relaciones | OAE Asociado | |||
| Sub N° | 5.3 | |||
| Definición |
Nombre institucional, en caso que el OAE productor no esté registrado en el servicio de codificación del Estado (CODIFICADOR). |
|||
| Obligación | Condicional | Modo de ingreso |
Automático/Manual |
|
| Transf. AN | Repetible |
SI |
||
| Forma de ingreso |
Se debe registrar en caso de asociar a un OAE que no esté incorporado en el Codificador. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Texto | |||
| Por defecto | – | |||
| Comentarios | ||||
| Ejemplo | Gobierno Regional de la Región de La Araucanía | |||
| 17 | Tipo de relación con otros actores | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE54_1 | |||
| N° Grupo | 5. Relaciones | Otros actores | |||
| Sub N° | 5.4 | |||
| Definición |
Identificación del tipo de relación existente con el actor (persona natural o jurídica) y el expediente. Es obligatorio para la identificación de interesados. |
|||
| Obligación | Obligatorio | Modo de ingreso |
Automático/manual |
|
| Transf. AN | Repetible |
SI |
||
| Forma de ingreso |
Se genera automáticamente/manual en base a una lista predefinida y el tipo de relación (ver Anexo 15.2. lista N° 5). |
|||
| Valores | Valor de ingreso | Servicio Codificador del Estado | ||
| Tipo dato | Numérico | |||
| Por defecto | 1 - Responsable | |||
| Comentarios |
Es obligatorio asignar al menor un funcionario responsable de la apertura del expediente. Al ser un campo múltiple es esperable que se incorporen los interesados u otros tipos de relaciones de personas naturales o jurídicas con el expediente. |
|||
| Ejemplo | 2 (Interesado) | |||
| 18 | Tipo de actor relacionado | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE54_2 | |||
| N° Grupo | 5. Relaciones | Otros actores | |||
| Sub N° | 5.4 | |||
| Definición |
Identificación del actor relacionado (persona jurídica o natural). Es obligatorio para la identificación de interesados. |
|||
| Obligación | Obligatorio | Modo de ingreso |
Automático(manual) |
|
| Transf. AN | Repetible |
SI |
||
| Forma de ingreso | Identificación del tipo de actor relacionado que indicará la pertinencia del registro de identificación (ver Anexo 15.2. lista N° 6). | |||
| Valores | Valor de ingreso | Servicio Codificador del Estado | ||
| Tipo dato | Numérico | |||
| Por defecto | 4 - Funcionario | |||
| Comentarios |
Al igual que el metadato anterior es obligatorio especificar el funcionario responsable inicial del expediente. |
|||
| Ejemplo | 1 (Ciudadano) | |||
| 19 | RUN/RUT Relacionado | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE54_3 | |||
| N° Grupo | 5. Relaciones | Otros actores | |||
| Sub N° | 5.4 | |||
| Definición |
RUN (Número de Cédula de identidad) de la persona o RUT (Rol Único Tributario) de la institución privada a la que está relacionado el presente expediente o Nro Pasaporte en el caso de extranjeros. Es obligatorio para la identificación de interesados. |
|||
| Obligación | Condicional | Modo de ingreso |
Automático/manual |
|
| Transf. AN | Repetible |
SI |
||
| Forma de ingreso |
Se registra al momento de identificar al actor. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Alfanumérico | |||
| Por defecto | Formato RUN/RUT | |||
| Comentarios |
- |
|||
| Ejemplo | 60100003-2 | |||
| 20 | Nombre del actor relacionado | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE54_4 | |||
| N° Grupo | 5. Relaciones | Otros actores | |||
| Sub N° | 5.4 | |||
| Definición |
Nombre de la persona natural o jurídica sobre la que versa el expediente, si es que no se cuenta con la identificación del actor relacionado. Es obligatorio para la identificación de interesados si no se cuenta con una identificación de tipo RUN/RUT. |
|||
| Obligación | Condicional | Modo de ingreso |
Automático/manual |
|
| Transf. AN | Repetible |
SI |
||
| Forma de ingreso |
Se registra al momento de identificar al actor. Si es que no se cuenta con la opción de run/rut/ pasaporte se debe incorporar el nombre, indicando a lo menos Nombre+Apellido Paterno+Apellido Materno. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Texto | |||
| Por defecto | – | |||
| Comentarios |
- |
|||
| Ejemplos |
Entel Chile Julian Santelices Machuca |
|||
| 21 | Tipo de actuación | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE56_1 | |||
| N° Grupo | 6. Índice Contenido | |||
| Sub N° | 6.1 | |||
| Definición | Tipo de actuación realizada. | |||
| Obligación | Obligatorio | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
SI |
||
| Forma de ingreso |
Se registra de forma automática, cada vez que uno o más documentos/expedientes hayan sido incorporados al expediente. |
|||
| Valores | Valor de ingreso |
Lista controlada de actuaciones administrativas. |
||
| Tipo dato | Numérico | |||
| Por defecto | – | |||
| Comentarios | ||||
| Ejemplo | 1 (Acto Administrativo) | |||
| 22 | Identificación de expediente/documento vinculado | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE6_2 | |||
| N° Grupo | 6. Índice del contenido | |||
| Sub N° | 6.2 | |||
| Definición | Identificación del documento relacionado (conformando el índice del expediente). | |||
| Obligación | Condicional | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
SI |
||
| Forma de ingreso |
Se registra de forma automática, una vez que uno o más documentos hayan sido incorporados al expediente. |
|||
| Valores | Valor de ingreso |
Lista controlada de identificadores de documentos existentes en la plataforma/repositorio institucional o Uri del documento en caso de referencia a documentos/expedientes de otra OAE |
||
| Tipo dato | Alfanumérico | |||
| Por defecto | – | |||
| Comentarios |
Es requerido en caso que el documento forme parte de un expediente . |
|||
| Ejemplo | - | |||
| 23 | URI de expediente vinculado | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE6_3 | |||
| N° Grupo | 6. Índice del contenido | |||
| Sub N° | 6.3 | |||
| Definición | Enlace del expediente relacionado (conformando el índice del expediente). | |||
| Obligación | Condicional | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
SI |
||
| Forma de ingreso |
Se registra de forma automática, una vez que un expedientes hayan sido incorporados al expediente. |
|||
| Valores | Valor de ingreso |
Lista controlada de identificadores de expedientes existentes en la plataforma/repositorio institucional o Uri del documento en caso de referencia a documentos/expedientes de otra OAE |
||
| Tipo dato | Alfanumérico | |||
| Por defecto | – | |||
| Comentarios |
Es requerido en caso que el documento forme parte de un expediente . |
|||
| Ejemplo | - | |||
| 24 | Fecha de la incorporación del expediente / documento | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE6_4 | |||
| N° Grupo | 6. Índice del contenido | |||
| Sub N° | 6.4 | |||
| Definición | Fecha y hora de incorporación del documento o el expediente relacionado. | |||
| Obligación | Obligatorio | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
SI |
||
| Forma de ingreso |
Se registra de forma automática, una vez que uno o más documentos/expedientes hayan sido incorporados al expediente. |
|||
| Valores | Valor de ingreso |
Fecha y hora en formato aaaa-mm-dd hh:mm:ss (ISO 8601) |
||
| Tipo dato | Alfanumérico | |||
| Por defecto | – | |||
| Comentarios | ||||
| Ejemplo | 2023-20-11:16:56:57 | |||
| 25 | Tipo documento subcarpeta | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE6_5 | |||
| N° Grupo | 6. Índice del contenido | |||
| Sub N° | 6.5 | |||
| Definición | Se registra el tipo de documento asociado a una subcarpeta: principal, anexo, complementario. | |||
| Obligación | Condicional | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
SI |
||
| Forma de ingreso |
Se registra de forma automática, una vez que uno o más documentos se vayan incorporando al expediente que conformen una actuación respaldada por una subcarpeta. |
|||
| Valores | Valor de ingreso |
Se utiliza la tipificación existente en código “tipo documento subcarpeta” del Codificador. |
||
| Tipo dato | Numérico | |||
| Por defecto | 1 | |||
| Comentarios | ||||
| Ejemplo | 1 (Principal) | |||
| 26 | Identificador Subcarpeta | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE6_6 | |||
| N° Grupo | 6. Índice del contenido | |||
| Sub N° | 6.6 | |||
| Definición | Identificador de la subcarpeta. | |||
| Obligación | Condicional | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
SI |
||
| Forma de ingreso |
Se registra de forma automática, una vez que uno o más documentos se vayan incorporando al expediente que conformen una actuación respaldada por una subcarpeta. El valor del identificador debe ser único a nivel institucional. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Alfanumérico | |||
| Por defecto | – | |||
| Comentarios | ||||
| Ejemplos | SC-2025-03454 / 00003452 | |||
| 27 | Secuencia Subcarpeta | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE6_7 | |||
| N° Grupo | 6. Índice del contenido | |||
| Sub N° | 6.6 | |||
| Definición | Fecha y hora de incorporación del documento o el expediente relacionado. | |||
| Obligación | Condicional | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
SI |
||
| Forma de ingreso |
Se registra de forma automática, en la incorporación de cada documento asociada a una subcarpeta, señalando el orden de despliegue deseado. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Numérico | |||
| Por defecto | – | |||
| Comentarios | ||||
| Ejemplos | 1 / 2 / … /25 | |||
| 28 | Tipo de acción | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE7_1 | |||
| N° Grupo | 7. Poderes | |||
| Sub N° | 7.1 | |||
| Definición | Tipo de acción asociada a gestión de poderes: otorga consulta, otorga total, otorga incorporación, , caduca o anula. | |||
| Obligación | Condicional | Modo de ingreso |
Manual |
|
| Transf. AN | Repetible |
SI |
||
| Forma de ingreso |
Se registra una vez que se especifica el tipo de acción que se realiza asociada a un poder otorgado por los interesados. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Numérico | |||
| Por defecto | 1 | |||
| Comentarios |
Se especifica en base a lista controlada del Codificador “Tipo Acción Poder” |
|||
| Ejemplo | 1 (Otorga consulta) | |||
| 29 | Fecha de registro | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE7_2 | |||
| N° Grupo | 7.Poderes | |||
| Sub N° | 7.2 | |||
| Definición | Es la fecha en que se incorpora al expediente el registro de la acción del poder. | |||
| Obligación | Condicional | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
SI |
||
| Forma de ingreso |
Se registra de forma automática, una vez que se hayan sido incorporados al expediente. |
|||
| Valores | Valor de ingreso |
Fecha y hora en formato aaaa-mm-dd hh:mm:ss (ISO 8601) |
||
| Tipo dato | Alfanumérico | |||
| Por defecto | – | |||
| Comentarios | ||||
| Ejemplo | 2023-20-11:16:56:57 | |||
| 30 | Fecha inicio vigencia | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE7_3 | |||
| N° Grupo | 7. Poderes | |||
| Sub N° | 7.3 | |||
| Definición | Fecha y hora de inicio de vigencia de la acción de poderes. | |||
| Obligación | Condicional | Modo de ingreso |
Manual |
|
| Transf. AN | Repetible |
SI |
||
| Forma de ingreso |
Se registra una vez que se hayan sido incorporados al expediente. |
|||
| Valores | Valor de ingreso |
Fecha y hora en formato aaaa-mm-dd hh:mm:ss (ISO 8601) |
||
| Tipo dato | Alfanumérico | |||
| Por defecto | – | |||
| Comentarios | ||||
| Ejemplo | 2023-20-11:16:56:57 | |||
| 31 | Fecha fin vigencia | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE7_4 | |||
| N° Grupo | 7. Poderes | |||
| Sub N° | 7.4 | |||
| Definición | Fecha y hora de fin de la vigencia del acto de poder relacionado. | |||
| Obligación | Sugerido | Modo de ingreso |
Manual |
|
| Transf. AN | Repetible |
SI |
||
| Forma de ingreso |
Se registra una vez que se hayan sido incorporados al expediente. |
|||
| Valores | Valor de ingreso |
Fecha y hora en formato aaaa-mm-dd hh:mm:ss (ISO 8601) |
||
| Tipo dato | Alfanumérico | |||
| Por defecto | – | |||
| Comentarios | ||||
| Ejemplo | 2023-20-11:16:56:57 | |||
| 32 | Descripción del poder | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE7_5 | |||
| N° Grupo | 7. Poderes | |||
| Sub N° | 7.5 | |||
| Definición | Texto descriptivo del poder registrado. | |||
| Obligación | Sugerido | Modo de ingreso |
Manual |
|
| Transf. AN | Repetible |
SI |
||
| Forma de ingreso |
Se registra al momento de ingresar la acción. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Alfanumérico | |||
| Por defecto | – | |||
| Comentarios | ||||
| Ejemplo | Otorga poder de consulta a don Juan juanes para el contenido del expediente del procedimiento. | |||
| 33 | RUT interesado | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE7_6 | |||
| N° Grupo | 7. Poderes | |||
| Sub N° | 7.6 | |||
| Definición | RUN del interesado del procedimiento administrativo que otorga el poder. | |||
| Obligación | Condicional | Modo de ingreso |
Manual |
|
| Transf. AN | Repetible |
SI |
||
| Forma de ingreso |
Se registra una vez que una acción de poderes se hayan sido incorporados al expediente. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Alfanumérico | |||
| Por defecto | – | |||
| Comentarios | ||||
| Ejemplo | ||||
| 34 | RUN Funcionario responsable | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE7_7 | |||
| N° Grupo | 7. Poderes | |||
| Sub N° | 7.7 | |||
| Definición | RUN de identificación de funcionario que registra acción de poder. | |||
| Obligación | Condicional | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
SI |
||
| Forma de ingreso |
Se registra de forma automática, una vez que una acción de poderes se hayan sido incorporados al expediente por un funcionario. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Alfanumérico | |||
| Por defecto | – | |||
| Comentarios | ||||
| Ejemplo | ||||
| 35 | Nombre funcionario responsable | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE7_8 | |||
| N° Grupo | 7. Poderes | |||
| Sub N° | 7.8 | |||
| Definición | Nombre del funcionario responsable, en caso que no se cuente con RUN identificador | |||
| Obligación | Sugerido | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
SI |
||
| Forma de ingreso |
Se registra de forma automática, una vez que una acción de poderes se hayan sido incorporados al expediente por un funcionario. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Alfanumérico | |||
| Por defecto | – | |||
| Comentarios | ||||
| Ejemplo | ||||
| 36 | Nivel de acceso | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE8_1 | |||
| N° Grupo | 8. Seguridad | |||
| Sub N° | 8.1 | |||
| Definición | Indicación relativa al acceso y para consulta del expediente. | |||
| Obligación | Obligatorio | Modo de ingreso |
Manual |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
Se ingresa manualmente o también puede existir definición de asociación a un término cargado automáticamente, identificado explícitamente por tipo de expediente en la política de gestión documental institucional (ver Anexo 15.2. lista N° 7). |
|||
| Valores | Valor de ingreso | Servicio interoperabilidad Códigos (Codificador) | ||
| Tipo dato | Numérico | |||
| Por defecto | 1 - Público | |||
| Comentarios | Codificación numérica y rótulo conocido. | |||
| Ejemplo | 1 (acceso público) | |||
| 37 | Fecha fin restricción | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE8_2 | |||
| N° Grupo | 8. Seguridad | |||
| Sub N° | 8.2 | |||
| Definición | Es la fecha que determina el desbloqueo del expediente, en caso de existir. | |||
| Obligación | Sugerido | Modo de ingreso |
Manual |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
Se ingresa manualmente. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Formato aaaa-mm-dd hh:mm:ss (ISO 8601) | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios | ||||
| Ejemplo | 2023-20-11:16:56:57 | |||
| 38 | Texto de advertencia | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE8_3 | |||
| N° Grupo | 8. Seguridad | |||
| Sub N° | 8.3 | |||
| Definición | Es el texto que se debe presentar en caso que un usuario quiera acceder a esta información. | |||
| Obligación | Sugerido | Modo de ingreso |
Manual |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
Se ingresa manualmente. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Texto | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios | ||||
| Ejemplo | ||||
| 39 | Información de carácter sensible y/o privado | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE8_4 | |||
| N° Grupo | 8. Seguridad | |||
| Sub N° | 8.4 | |||
| Definición |
Identificación de que el expediente contiene información de carácter sensible o privada. |
|||
| Obligación | Obligatorio | Modo de ingreso |
Manual |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
La plataforma del OAE debe manejar un registro de marca de tipo de información sensible. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | Lista Controlada [1- SI / 2 - NO] | ||
| Tipo dato | Numérico | |||
| Por defecto | 2 (NO) | |||
| Comentarios | Una posibilidad que puede abordar cada OAE es identificar categorías controladas para información sensible y/o privada. | |||
| Ejemplo | 2 | |||
| 40 | Identificador CPAT asociado | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE9_1 | |||
| N° Grupo | 9. Procedimiento administrativo asociado | |||
| Sub N° | 9.1 | |||
| Definición |
Id identificador del procedimiento administrativo en el Catálogo de Procedimientos Administrativos y Tramitaciones (CPAT). |
|||
| Obligación | Obligatorio | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
Id del procedimiento administrativo existente en el Catálogo de Procedimientos Administrativos y Tramitaciones del Estado (CPAT). |
|||
| Valores | Valor de ingreso | Codificador Procedimientos Administrativos y Tramitaciones (CPAT) |
||
| Tipo dato | Numérico | |||
| Por defecto | – | |||
| Comentarios | Disponibilizado por el Catálogo de Procedimientos Administrativos y Tramitaciones (CPAT) en el Codificador. | |||
| Ejemplo |
5076 (PA-UNI00002-00001- Convalidación de Programa de Perfeccionamiento Académico ) |
|||
| 41 | Código CPAT asociado | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE9_2 | |||
| N° Grupo | 9. Procedimiento administrativo asociado | |||
| Sub N° | 9.2 | |||
| Definición |
Código identificador del procedimiento administrativo en el Catálogo de Procedimientos Administrativos y Tramitaciones (CPAT). |
|||
| Obligación | Condicional | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
Código del procedimiento administrativo existente en el Catálogo de Procedimientos Administrativos y Tramitaciones del Estado (CPAT). |
|||
| Valores | Valor de ingreso | Codificador Procedimientos Administrativos y Tramitaciones (CPAT) |
||
| Tipo dato | Alfanumérico | |||
| Por defecto | – | |||
| Comentarios | Se puede utilizar como identificador, en caso que no se cuente con el Id de CPAT. Disponibilizado por el Catálogo de Procedimientos Administrativos y Tramitaciones (CPAT) en el Codificador. | |||
| Ejemplo | PA-UNI00002-00001 (5076- Convalidación de Programa de Perfeccionamiento Académico ) |
|||
| 42 | Nombre del procedimiento administrativo asociado | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE9_3 | |||
| N° Grupo | 9. Procedimiento administrativo asociado | |||
| Sub N° | 9.3 | |||
| Definición |
Nombre del procedimiento administrativo asociado, en caso de no encontrarse incorporado al Catálogo de Procedimientos Administrativos y Tramitaciones (CPAT). |
|||
| Obligación | Condicional | Modo de ingreso |
Manual |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
Nombre del procedimiento administrativo existente en el Catálogo de Procedimientos y Tramitaciones (CPAT). Es obligatorio en caso que el PA no se encuentre codificado en CPAT o el OAE decida registrarlo para referencia directa. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Alfanumérico | |||
| Por defecto | – | |||
| Comentarios | ||||
| Ejemplos | Convalidación de Programa de Perfeccionamiento Académico | |||
| 43 | Versión MDGDEE | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDEE10_1 | |||
| N° | 10 | |||
| Sub N° | 10.1 | |||
| Definición |
Identificación de la versión de la Guía Técnica de Metadatos utilizada, de acuerdo con las actualizaciones dispuestas por la Secretaría de Gobierno Digital. |
|||
| Obligación | Obligatorio | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
Registro automático. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | Lista controlada de versiones de la guía de metadatos | ||
| Tipo dato | Numérico | |||
| Por defecto | 001 | |||
| Comentarios | - | |||
| Ejemplo | 001 | |||
¶ 1.1 Especificaciones de metadatos para documentos electrónicos
A continuación se detallan la especificación de cada uno de los metadatos obligatorios, condicionales y complementarios para documentos electrónicos.
| 1 | Identificador | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE1_1 | |||
| N° Grupo | 1. Identificación | |||
| Sub N° | 1.1 | |||
| Definición |
Código único que se asigna automáticamente a un documento registrado en un sistema de gestión documental institucional. Este código identificador hace referencia al documento. |
|||
| Obligación | Obligatorio | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
Se completa de forma automática por el sistema, que debe asignar a cada documento ingresado un código único que permitirá recuperar el documento específico cuando se requiera. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Alfanumérico | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios |
Asegurar unicidad, persistencia y estandarización de la codificación. |
|||
| Ejemplo | DOCU-20230925-001-XYZ | |||
| 2 | Código de serie | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE1_2 | |||
| N° Grupo | 1. Identificación | |||
| Sub N° | 1.2 | |||
| Definición |
Código serie del documento, considerando el cuadro de clasificación del OAE. |
|||
| Obligación | Condicional | Modo de ingreso |
Manual/automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
Puede generarse de forma automática y/o manual. Es obligatorio en caso de un proceso de transferencia al Archivo Nacional. En caso que se trate de un documento no incluido en las serie documentales formales para traspaso, podría no existir. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Alfanumérico | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios | ||||
| Ejemplo | ||||
| 3 | Número de documento | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE1_3 | |||
| N° Grupo | 1. Identificación | |||
| Sub N° | 1.3 | |||
| Definición |
Corresponde al número de orden interno dentro de una serie documental. Este número de orden es recursivo y aplica tanto a documento como a expediente. |
|||
| Obligación | Sugerido | Modo de ingreso |
Manual/automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
Puede generarse de forma automática y/o manual. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Alfanumérico | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios | ||||
| Ejemplo | ||||
| 4 | Estado | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE1_4 | |||
| N° Grupo | 1. Identificación | |||
| Sub N° | 1.4 | |||
| Definición |
Identifica el estado de generación del documento por parte de la institución productora. |
|||
| Obligación | Sugerido | Modo de ingreso |
Manual/automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
Puede generarse de forma automática y/o manual. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Alfanumérico | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios | ||||
| Ejemplo | ||||
| 5 | Versión | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE1_5 | |||
| N° Grupo | 1. Identificación | |||
| Sub N° | 1.5 | |||
| Definición |
Identificación del número de versión del documento. |
|||
| Obligación | Sugerido | Modo de ingreso |
Manual/automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
Puede generarse de forma automática y/o manual. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Alfanumérico | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios | ||||
| Ejemplo | 1.1 | |||
| 6 | Título del documento | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE1_6 | |||
| N° Grupo | 1. Identificación | |||
| Sub N° | 1.6 | |||
| Definición |
Consiste en una palabra, frase o grupo de caracteres que se utiliza para denominar el documento con el que se está trabajando. Puede ser formal o atribuido. |
|||
| Obligación | Obligatorio | Modo de ingreso |
Manual |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
Puede generarse de forma automática y/o manual. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Texto | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios | Destinar el uso de mayúsculas únicamente para el inicio del título y para nombres propios. | |||
| Ejemplo | Resolución exenta asigna presupuesto para compra de insumos | |||
| 7 | Resolución de microforma | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE1_7 | |||
| N° Grupo | 1. Identificación | |||
| Sub N° | 1.7 | |||
| Definición |
Nivel de resolución de la imagen. |
|||
| Obligación | Sugerido | Modo de ingreso |
Manual |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
En caso de tratarse de un documento de tipo Microforma y existiendo una identificación de resolución se puede registrar. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | ||||
| Por defecto | ||||
| Comentarios |
Si el acta de resolución se implementa por medio de incorporación de FEA en la microforma, es muy probable que no se asigne un identificador único. |
|||
| Ejemplo | ||||
| 8 | Nombre archivo asociado | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE1_8 | |||
| N° Grupo | 1. Identificación | |||
| Sub N° | 1.8 | |||
| Definición |
Nombre del archivo digital referenciado (documentos). |
|||
| Obligación | Sugerido | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
Se completa de forma automática. El sistema extrae el nombre del archivo. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | ||||
| Por defecto | ||||
| Comentarios | ||||
| Ejemplo | ||||
| 9 | Tamaño | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE2_1 | |||
| N° Grupo | 2. características técnicas | |||
| Sub N° | 2.1 | |||
| Definición |
Volumen del documento medido en Kb. |
|||
| Obligación | Sugerido | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
Se completa de forma automática, el sistema extrae la información desde el archivo. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | ||||
| Por defecto | ||||
| Comentarios | ||||
| Ejemplo | ||||
| 10 | Cantidad de páginas o extensión | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE2_2 | |||
| N° Grupo | 2. Características técnicas | |||
| Sub N° | 2.2 | |||
| Definición | Indica el número total de páginas que componen un documento, proporcionando información sobre la extensión del contenido. | |||
| Obligación | Condicional | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
Se completa de forma automática por el sistema, o puede ser ingresado de manera manual. Es obligatorio en caso de tratarse de un documento de tipo Microforma. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Numérico | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios |
- |
|||
| Ejemplo | 104 | |||
| 11 | Formato | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE2_3 | |||
| N° Grupo | 2. Características técnicas | |||
| Sub N° | 2.3 | |||
| Definición | Estructura utilizada para la transferencia, la conservación y la presentación de los datos. Corresponde a la extensión del archivo electrónico. | |||
| Obligación | Sugerido | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
Se completa de forma automática por el sistema. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Texto | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios |
- |
|||
| Ejemplo | ||||
| 12 | Nombre y versión del software | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE2_4 | |||
| N° Grupo | 2. Características técnicas | |||
| Sub N° | 2.4 | |||
| Definición | Identificación de la versión del programa informático que se utilizó para la generación del documento. | |||
| Obligación | Sugerido | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
Se completa de forma automática. El sistema extrae la información desde los metadatos embebidos en el archivo. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Texto | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios |
- |
|||
| Ejemplo | ||||
| 13 | Sistema Operativo | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE2_5_1 | |||
| N° Grupo | 2. Características técnicas | |||
| Sub N° | 2.5.1 | |||
| Definición | Información acerca del sistema operativo utilizado en la captura de documento original. | |||
| Obligación | Sugerido | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso | Proporcionar información específica sobre la denominación del sistema operativo utilizado. | |||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Alfanumérico | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios |
- |
|||
| Ejemplo | Windows 7, Windows 10 | |||
| 14 | Software de Captura | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE2_5_2 | |||
| N° Grupo | 2. Características técnicas | |||
| Sub N° | 2.5.2 | |||
| Definición | Información acerca del software de captura utilizado para generar la microforma. | |||
| Obligación | Sugerido | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso | Proporcionar información específica sobre la denominación del software de captura utilizado. | |||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Alfanumérico | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios |
- |
|||
| Ejemplo | Capture Pro Software v4.0 | |||
| 15 | Software de Visualización de Imagen | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE2_5_3 | |||
| N° Grupo | 2. Características técnicas | |||
| Sub N° | 2.5.3 | |||
| Definición | Información acerca del software de visualización de imagen. | |||
| Obligación | Sugerido | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso | Proporcionar información específica sobre la denominación del software de visualización de imagen utilizado. | |||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Alfanumérico | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios |
- |
|||
| Ejemplo | ImageJ, Adobe Acrobat Pro | |||
| 16 | Nombre formato archivo | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE2_5_4 | |||
| N° Grupo | 2. Características técnicas | |||
| Sub N° | 2.5.4 | |||
| Definición | Denominación del formato lógico del archivo. | |||
| Obligación | Sugerido | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso | Facilitar el almacenamiento y la gestión de la conservación. | |||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Alfanumérico | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios |
- |
|||
| Ejemplo |
Portable Document Format (PDF) Portable Document Format for Archiving (PDF/A) |
|||
| 17 | Versión del formato del archivo | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE2_5_5 | |||
| N° Grupo | 2. Características técnicas | |||
| Sub N° | 2.5.5 | |||
| Definición | Versión del formato lógico del archivo. | |||
| Obligación | Sugerido | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso | Facilitar el almacenamiento y la gestión de la conservación. | |||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Alfanumérico | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios |
- |
|||
| Ejemplo | Versión 2020.012.20041, pdf 1.7. | |||
| 18 | Extensión del Documento Multipágina | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE2_5_6 | |||
| N° Grupo | 2. Características técnicas | |||
| Sub N° | 2.5.6 | |||
| Definición | Versión del formato lógico del archivo. | |||
| Obligación | Sugerido | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso | Facilitar el almacenamiento y la gestión de la conservación. | |||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Alfanumérico | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios |
- |
|||
| Ejemplo |
.pdfa |
|||
| 19 | Profundidad de bit | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE2_5_7 | |||
| N° Grupo | 2. Características técnicas | |||
| Sub N° | 2.5.7 | |||
| Definición | Se refiere al número de bits utilizado para describir el color de cada pixel. | |||
| Obligación | Sugerido | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso | Describir la tonalidad del documento multipágina respecto al documento original. | |||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Alfanumérico | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios |
- |
|||
| Ejemplo |
4 (bits) 8 (bits) 24 (bits) |
|||
| 20 | Profundidad de color | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE2_5_8 | |||
| N° Grupo | 2. Características técnicas | |||
| Sub N° | 2.5.8 | |||
| Definición | Conjunto de datos que caracteriza a un dispositivo de entrada o salida de color según los estándares definidos por el Consorcio Internacional del Color (ICC). | |||
| Obligación | Sugerido | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso | Describir el color del documento multipágina respecto al documento original. | |||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Texto | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios |
- |
|||
| Ejemplo |
Perfil de color: RGB Perfil de color: CMYK |
|||
| 21 | Tamaño | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE2_5_9 | |||
| N° Grupo | 2. Características técnicas | |||
| Sub N° | 2.5.9 | |||
| Definición | Volumen del documento digitalizado expresado en Kilobytes (Kb). | |||
| Obligación | Sugerido | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso | Describir el color del documento multipágina respecto al documento original. | |||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Alfanumérico | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios |
- |
|||
| Ejemplo |
1.656 KB 978 KB 9.5 MB 106 MB |
|||
| 22 | Resolución de captura | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE2_5_10 | |||
| N° Grupo | 2. Características Técnicas | |||
| Sub N° | 2.5.10 | |||
| Definición |
Nivel de resolución de la imagen. |
|||
| Obligación | Condicional | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
Se completa de forma automática. El sistema extrae la información desde los metadatos embebidos en el archivo. Es obligatorio en caso de tratarse de un documento de tipo Microforma. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | ||||
| Por defecto | ||||
| Comentarios |
Se refiere a la cantidad de píxeles que la imagen contiene, y se expresa como el número de píxeles en horizontal por el número de píxeles en vertical. Este metadato es obligatorio para Microformas. |
|||
| Ejemplo | 3000x2000 | |||
| 23 | Resumen | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE3_1 | |||
| N° Grupo | 3. Descripción | |||
| Sub N° | 3.1 | |||
| Definición | Relato sintético que da cuenta del contenido global del recurso. | |||
| Obligación | Sugerido | Modo de ingreso |
Manual |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso | ||||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Texto | |||
| Por defecto | – | |||
| Comentarios |
- |
|||
| Ejemplo | ||||
| 24 | Palabras claves documento | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE3_2 | |||
| N° Grupo | 3. Descripción | |||
| Sub N° | 3.2 | |||
| Definición |
Materias o temas de que trata una unidad documental, expresados a través de palabras representativas del documento y en contexto del expediente electrónico. |
|||
| Definición | ||||
| Obligación | Obligatorio | Modo de ingreso |
Manual |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso | Se ingresa de forma manual o mediante un selector de vocabulario controlado. | |||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Texto | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios |
Palabras cortas, simples o compuestas en una frase breve, que expresen la información más relevante del contenido del documento. |
|||
| Ejemplo | Resolución de compra tecnológica - Adquisición de licencias de software | |||
| 25 | Idioma | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE3_3 | |||
| N° Grupo | 3. Descripción | |||
| Sub N° | 3.3 | |||
| Definición | Identificación del idioma en que se encuentra generado el documento. | |||
| Obligación | Sugerido | Modo de ingreso |
Manual |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso | ||||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Texto | |||
| Por defecto | – | |||
| Comentarios |
- |
|||
| Ejemplo | ||||
| 26 | Comuna | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE3_4 | |||
| N° Grupo | 3. Descripción | |||
| Sub N° | 3.4 | |||
| Definición | Identificación geográfica del origen/residencia del resguardo del documento. | |||
| Obligación | Sugerido | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso | ||||
| Valores | Valor de ingreso | Código comuna sistema codificación. | ||
| Tipo dato | Numérico | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios | ||||
| Ejemplo | ||||
| 27 | Fecha de creación | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE4_1 | |||
| N° Grupo | 4. Temporalidad | |||
| Sub N° | 4.1 | |||
| Definición |
Fecha en la que es generado el documento. |
|||
| Obligación | Obligatorio | Modo de ingreso | Automático | |
| Transf. AN | Repetible | |||
| Forma de ingreso | Se genera automáticamente, según formato aaaa-mm-dd hh:mm:ss (ISO 8601) | |||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Formato aaaa-mm-dd hh:mm:ss (ISO 8601) | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios | Metadato posible de ser modificado. Debe quedar registrado el historial de modificaciones. | |||
| Ejemplo | 2023-20-11:16:56:57 | |||
| 28 | Fecha de modificación | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE4_2 | |||
| N° Grupo | 4. Temporalidad | |||
| Sub N° | 4.2 | |||
| Definición |
Fecha de la última modificación del documento. |
|||
| Obligación | Obligatorio | Modo de ingreso | Automático | |
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso | Se genera automáticamente, según formato aaaa-mm-dd hh:mm:ss (ISO 8601) en caso de una actualización en el repositorio. | |||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Formato aaaa-mm-dd hh:mm:ss (ISO 8601). | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios | Metadato posible de ser modificado. Debe quedar registrado el historial de modificaciones. | |||
| Ejemplo | 2023-20-11:16:56:57 | |||
| 29 | Fecha de captura | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE4_3 | |||
| N° Grupo | 4. Temporalidad | |||
| Sub N° | 4.3 | |||
| Definición |
Fecha en la cual el documento se incorpora al repositorio documental. Corresponde a aquellos documentos no generados internamente, ya sea que se reciben digitalmente, o que son digitalizados desde el formato físico (microforma). |
|||
| Obligación | Condicional | Modo de ingreso | Automático/manual | |
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso | Se genera automáticamente, según formato aaaa-mm-dd hh:mm:ss (ISO 8601). En caso de tratarse de una Microforma es obligatorio. | |||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Formato aaaa-mm-dd hh:mm:ss (ISO 8601). | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios | ||||
| Ejemplo | 2023-20-11:16:56:57 | |||
| 30 | Cobertura temporal | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE4_4 | |||
| N° Grupo | 4. Temporalidad | |||
| Sub N° | 4.4 | |||
| Definición |
Indica el metadato descriptivo que registra el tiempo (fechas) al que hace referencia el acto del documento. |
|||
| Obligación | Sugerido | Modo de ingreso | Automático/manual | |
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso | ||||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Formato aaaa-mm-dd hh:mm:ss (ISO 8601) | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios | ||||
| Ejemplo | 2023-20-11:16:56:57 | |||
| 31 | Tipo documental | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE5_1 | |||
| N° Grupo | 5. Caracterización documental | |||
| Sub N° | 5.1 | |||
| Definición |
Corresponde al nombre y/o código del tipo documental oficial estandarizado. |
|||
| Obligación | Condicional | Modo de ingreso |
Manual |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
Se ingresa de forma manual o mediante la selección desde una lista o vocabulario controlado (ver Anexo 15.2. lista N° 1). Es obligatorio en caso de contar con la tipificación del documento. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | Servicio de codificación del Estado (Codificador) | ||
| Tipo dato | Numérico | |||
| Por defecto | 3 (Antecedente) | |||
| Comentarios |
El valor a seleccionar desde lista controlada dependerá de un término genérico. |
|||
| Ejemplo | 30 (Oficio) | |||
| 32 | Origen del documento | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE5_2 | |||
| N° Grupo | 5. Caracterización documental | |||
| Sub N° | 5.2 | |||
| Definición |
Caracterización del origen de incorporación del documento al repositorio institucional. Es obligatorio en caso de tratarse de un documento de tipo Microforma. |
|||
| Obligación | Condicional | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso | Lista controlada de origen (ver Anexo 15.2. lista N° 8). | |||
| Valores | Valor de ingreso | Servicio de codificación del Estado (Codificador) | ||
| Tipo dato | Numérico | |||
| Por defecto | 1 | |||
| Comentarios | ||||
| Ejemplo | 1 (repositorio externo) | |||
| 33 | Mecanismo de incorporación del documento | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE5_3 | |||
| N° Grupo | 5. Caracterización documental | |||
| Sub N° | 5.3 | |||
| Definición |
Expresa el mecanismo de incorporación al repositorio documental, ya sea físico, digitalización, digital u otro. |
|||
| Obligación | Obligatorio | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso | Al momento de incorporar al repositorio automáticamente/manual. Se puede seleccionar desde una lista controlada ver (Anexo 15.2. lista N° 2). | |||
| Valores | Valor de ingreso | Servicio de codificación del Estado (Codificador) | ||
| Tipo dato | Numérico | |||
| Por defecto | 2. Digital | |||
| Comentarios | - | |||
| Ejemplo | 2 (digital) | |||
| 34 | URI de documento externo | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE5_4 | |||
| N° Grupo | 5. Caracterización documental | |||
| Sub N° | 5.4 | |||
| Definición |
Enlace a documento y/o recurso residente en repositorio externo. |
|||
| Obligación | Condicional | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
Manual o consumo automático según corresponda. Es obligatorio en caso de tratarse de un documento externo referenciado. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Alfanumérico | |||
| Por defecto | – | |||
| Comentarios | En caso de tratarse de un repositorio externo se debe utilizar una URI persistente del documento. | |||
| Ejemplos | URL: https://dominio-institución/servicio-persistente/20.500.13034/401 URI persistente: http://bibliotecadigital.dipres.gob.cl/handle/11626/19183 |
|||
| 35 | Ubicación física de documento referenciado | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE5_5 | |||
| N° Grupo | 5. Caracterización documental | |||
| Sub N° | 5.5 | |||
| Definición |
Código de almacenamiento físico en el archivo institucional, que permita identificar y obtener su ubicación en él (registro electrónico de un documento físico). |
|||
| Obligación | Condicional | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
Registro manual de la ubicación en el archivo institucional del documento físico que es referenciado en el documento electrónico. Es obligatorio en caso de tratarse de un documento físico referenciado (expediente híbrido o una microforma realizada directamente). |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Alfanumérico | |||
| Por defecto | – | |||
| Comentarios | Cada institución define sus políticas de codificación. | |||
| Ejemplo | space_40_archivador_20.5.10_oae_33706 | |||
| 36 | Estado de conservación microforma | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE5_6 | |||
| N° Grupo | 5. Caracterización documental | |||
| Sub N° | 5.6 | |||
| Definición |
Descripción del estado del documento original a partir del cual se generó la microforma. |
|||
| Obligación | Condicional | Modo de ingreso |
Manual |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso | Es obligatorio en caso de tratarse de un documento tipo microforma. Su valor puede seleccionarse desde una lista controlada (ver Anexo 15.2. lista N° 3). | |||
| Valores | Valor de ingreso | Servicio de codificación del Estado. | ||
| Tipo dato | Numérico | |||
| Por defecto | 1 (Muy Bueno) | |||
| Comentarios | Es requerido si se trata de un documento microforma | |||
| Ejemplo | 1 (Muy Bueno) | |||
| 37 | Disposición | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE5_7 | |||
| N° Grupo | 5. Caracterización documental | |||
| Sub N° | 5.7 | |||
| Definición |
Destino planificado del documento bajo una normativa o cuerpo legal, resolución u oficio, que es consecuencia del proceso de valoración documental. |
|||
| Obligación | Sugerido | Modo de ingreso |
Manual/automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso | ||||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Texto | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios | ||||
| Ejemplo | Preservación Institucional | |||
| 38 | Código OAE | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE61_1 | |||
| N° Grupo | 6. Relaciones | OAE Asociada | |||
| Sub N° | 6.1.1 | |||
| Definición |
Identificación del OAE que, en el cumplimiento de sus funciones, genera y/o gestiona los documentos y expedientes que son parte de su sistema de gestión documental y formarán parte de su archivo. |
|||
| Obligación | Obligatorio | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
SI |
||
| Forma de ingreso |
Se genera automáticamente. Cada sistema debe incorporar al menos el código del OAE productor. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | Servicio codificación del Estado - OAE | ||
| Tipo dato | Numérico | |||
| Por defecto | – | |||
| Comentarios | ||||
| Ejemplo | 46 (Gobierno Regional de la Región de La Araucanía) | |||
| 39 | Nombre OAE | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE61_2 | |||
| N° Grupo | 6. Relaciones | OAE Asociada | |||
| Sub N° | 6.1.2 | |||
| Definición |
Nombre del OAE que, en el cumplimiento de sus funciones, genera y/o gestiona los documentos y expedientes que son parte de su sistema de gestión documental y formarán parte de su archivo. |
|||
| Obligación | Condicional | Modo de ingreso |
Automático/manual |
|
| Transf. AN | Repetible |
SI |
||
| Forma de ingreso |
Se incorpora automáticamente/manual al incorporar una relación con una OAE con la que no se cuenta su código. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Alfanumérico | |||
| Por defecto | –- | |||
| Comentarios |
Sólo es obligatorio en caso que no se identifique por el código OAE |
|||
| Ejemplo | Gobierno Regional de la Región de La Araucanía | |||
| 40 | Tipo de relación entre documento y OAE | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE61_3 | |||
| N° Grupo | 6. Relaciones | Tipo de relación entre documento y OAE | |||
| Sub N° | 6.1.3 | |||
| Definición |
Relación establecida entre el documento referenciado y el OAE (gestionador, autor institucional o custodia). |
|||
| Obligación | Obligatorio | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
SI |
||
| Forma de ingreso |
Se genera automáticamente por cada sistema al momento de incorporar el documento al repositorio. Al menos es obligatorio registrar autor institucional y custodia. Se puede seleccionar el valor desde una lista controlada (ver Anexo 15.2. lista N° 4). |
|||
| Valores | Valor de ingreso | Servicio codificación del Estado | ||
| Tipo dato | Numérico | |||
| Por defecto | 1(Autor institucional) | |||
| Comentarios |
Por lo menos debe incorporarse la relación con el autor institucional si corresponde. El productor y custodio del documento se obtendrá en los procesos de interoperabilidad a través de metadato del expediente al cual está relacionado. |
|||
| Ejemplo | 1 (Autor institucional) | |||
| 41 | Tipo de relación con otros actores | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE62_1 | |||
| N° Grupo | 6. Relaciones | Otros actores | |||
| Sub N° | 6.2.1 | |||
| Definición |
Identificación del tipo de relación existente entre el actor (persona natural o jurídica) y el documento. |
|||
| Obligación | Condicional | Modo de ingreso |
Automático/manual |
|
| Transf. AN | Repetible |
SI |
||
| Forma de ingreso | Lista controlada (ver Anexo 15.2. lista N° 5). Es obligatorio en caso de registrar una relación con el documento. | |||
| Valores | Valor de ingreso | Servicio codificación del Estado | ||
| Tipo dato | Numérico | |||
| Por defecto | 3 (Autor/creador) | |||
| Comentarios | Al menos se debe registrar al autor(es)/creador(es) del documento. | |||
| Ejemplo | 3 | |||
| 42 | Tipo de actor relacionado | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE62_2 | |||
| N° Grupo | 6. Relaciones | Otros actores | |||
| Sub N° | 6.2.2 | |||
| Definición |
Identificación del tipo de actor relacionado, que indicará la pertinencia del registro de otro dato para identificar (RUT , RUN, Pasaporte). |
|||
| Obligación | Condicional | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
SI |
||
| Forma de ingreso |
Se especificará el tipo de persona relacionada para indicar el tipo de identificación requerida. Se puede usar una lista controlada (ver Anexo 15.2. lista N° 6). Es obligatorio en caso de registrar una relación con el documento. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | Servicio codificación del Estado | ||
| Tipo dato | Numérico | |||
| Por defecto | 1 (Ciudadano) | |||
| Comentarios | ||||
| Ejemplo | 1 | |||
| 43 | Identificación de actor relacionado | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE62_3 | |||
| N° Grupo | 6. Relaciones | Otros actores | |||
| Sub N° | 6.2.3 | |||
| Definición |
RUN (Número de Cédula de identidad) de la persona o RUT (Rol Único Tributario) de la institución privada o Nro de pasaporte en caso de ser extranjero. |
|||
| Obligación | Condicional | Modo de ingreso |
Automático/manual |
|
| Transf. AN | Repetible |
SI |
||
| Forma de ingreso | Es obligatorio en caso de registrar una relación con el documento. | |||
| Valores | Valor de ingreso | Formato RUN/RUT | ||
| Tipo dato | Alfanumérico | |||
| Por defecto | – | |||
| Comentarios | - | |||
| Ejemplo | 677368373-5 | |||
| 44 | Nombre del actor relacionado | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE62_4 | |||
| N° Grupo | 6. Relaciones | Otros actores | |||
| Sub N° | 6.2.4 | |||
| Definición |
Nombre de la persona natural o jurídica relacionada con el documento. |
|||
| Obligación | Condicional | Modo de ingreso |
Manual |
|
| Transf. AN | Repetible |
SI |
||
| Forma de ingreso | Registro del nombre en caso de no contar con la identificación del actor relacionado. Es obligatorio en caso de registrar una relación con el documento. | |||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Alfanumérico | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios | - | |||
| Ejemplos |
Secretaría de Gobierno Digital Julián Santelices Machuca |
|||
| 45 | Nivel de acceso | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE7_1 | |||
| N° Grupo | 7. Seguridad | |||
| Sub N° | 7.1 | |||
| Definición | Indicación relativa al acceso y consulta de los documentos. | |||
| Obligación | Obligatorio | Modo de ingreso |
Manual |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
Se ingresa manualmente, aunque el valor está basado en vocabulario controlado (ver Anexo 15.2. lista N° 7). |
|||
| Valores | Valor de ingreso | Servicio codificador del Estado | ||
| Tipo dato | Numérico | |||
| Por defecto | 1(Público) | |||
| Comentarios | - | |||
| Ejemplo | 1 | |||
| 46 | Fecha fin restricción | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE7_2 | |||
| N° Grupo | 7. Seguridad | |||
| Sub N° | 7.2 | |||
| Definición | Es la fecha hasta cuando se debe presentar el texto de advertencia en caso que un usuario quiera acceder a esta documentación. | |||
| Obligación | Sugerido | Modo de ingreso |
Manual |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
Se ingresa manualmente. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Formato aaaa-mm-dd hh:mm:ss (ISO 8601) | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios | - | |||
| Ejemplo | 2023-20-11:16:56:57 | |||
| 47 | Texto Advertencia | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE7_3 | |||
| N° Grupo | 7. Seguridad | |||
| Sub N° | 7.3 | |||
| Definición | Es el texto que se debe presentar en caso que un usuario quiera acceder a esta información. | |||
| Obligación | Sugerido | Modo de ingreso |
Manual |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
Se ingresa manualmente. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Texto | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios | - | |||
| Ejemplo | ||||
| 48 | Información de carácter sensible | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE7_4 | |||
| N° Grupo | 7. Seguridad | |||
| Sub N° | 7.4 | |||
| Definición |
Identificación de que el documento contiene información de carácter sensible |
|||
| Obligación | Obligatorio | Modo de ingreso |
Manual |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
La plataforma de repositorio debe manejar un registro de marca de tipo de información sensible. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | Lista Controlada [1 - SI / 2 - NO] | ||
| Tipo dato | Numérico | |||
| Por defecto | 2 (NO) | |||
| Comentarios | ||||
| Ejemplo | 1 | |||
| 49 | Tipo Firma | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE8_1 | |||
| N° Grupo | 8. Firma | |||
| Sub N° | 8.1 | |||
| Definición |
Identificación del tipo de firma electrónica utilizada en la generación del documento (avanzada, simple). |
|||
| Obligación | Sugerido | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
SI |
||
| Forma de ingreso | ||||
| Valores | Valor de ingreso | Lista controlada | ||
| Tipo dato | numérico | |||
| Por defecto | 1 (AVANZADA) | |||
| Comentarios | ||||
| Ejemplo | 2 (SIMPLE) | |||
| 50 | Proveedor | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE8_2 | |||
| N° Grupo | 8. Firma | |||
| Sub N° | 8.2 | |||
| Definición |
Identificación del proveedor del servicio de firma electrónica utilizado en el documento. |
|||
| Obligación | Sugerido | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
SI |
||
| Forma de ingreso |
Se completa en forma automática al detectar el proveedor de la firma. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Texto | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios | ||||
| Ejemplo | ||||
| 51 | Firma electrónica avanzada | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE8_3 | |||
| N° Grupo | 8. Firma | |||
| Sub N° | 8.3 | |||
| Definición |
Se indica si el documento cuenta con firma electrónica avanzada. |
|||
| Obligación | Obligatorio | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
Se completa en forma automática al detectar si cuenta con FEA o no. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | Lista controlada [1 - SI / 2 - NO] | ||
| Tipo dato | Numérico | |||
| Por defecto | 2 (NO) | |||
| Comentarios | ||||
| Ejemplo | 1 (SI) | |||
| 52 | Nombre/Cargo Representación | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE8_4_1 | |||
| N° Grupo | 8. Firma | Firmantes | |||
| Sub N° | 8.4.1 | |||
| Definición |
Identificación del nombre de la persona que firma y cargo asociado. |
|||
| Obligación | Sugerido | Modo de ingreso |
Automático /manual |
|
| Transf. AN | Repetible |
SI |
||
| Forma de ingreso |
Se completa en forma automática al detectar el firmante del archivo. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Texto | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios | ||||
| Ejemplo | ||||
| 53 | RUN firmante | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE8_4_2 | |||
| N° Grupo | 8.4 Firma | Firmantes | |||
| Sub N° | 8.4.2 | |||
| Definición |
Identificación de la persona que firma el documento. |
|||
| Obligación | Sugerido | Modo de ingreso |
Manual/Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
SI |
||
| Forma de ingreso |
Se registra al momento de identificar al actor. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Numérico | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios | ||||
| Ejemplo | ||||
| 54 | Fecha firma | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE8_4_3 | |||
| N° Grupo | 8.4 Firma | Firmantes | |||
| Sub N° | 8.4.3 | |||
| Definición |
Fecha y hora en que se incorpora la firma al documento. |
|||
| Obligación | Sugerido | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
SI |
||
| Forma de ingreso |
Se registra al momento de incorporar el documento. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | |||
| Tipo dato | Formato aaaa-mm-dd hh:mm:ss (ISO 8601) | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios | ||||
| Ejemplo | 2023-20-11:16:56:57 | |||
| 55 | Código procedimiento administrativo asociado | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE9_1 | |||
| N° Grupo | 9, Procedimiento y Trámite asociado | |||
| Sub N° | 9.1 | |||
| Definición |
Código identificador del procedimiento administrativo en el Catálogo de Procedimientos Administrativos y Tramitaciones (CPAT), asociado específicamente a la generación del documento. |
|||
| Obligación | Condicional | Modo de ingreso |
Automático/manual |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
Código del procedimiento administrativo existente en el Catálogo de Procedimientos Administrativos y Tramitaciones del Estado (CPAT). Es obligatorio en caso de estar vinculado a un procedimiento administrativo específico. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | Servicio codificador del Estado (CPAT) | ||
| Tipo dato | Alfanumérico | |||
| Por defecto | ||||
| Comentarios | Disponibilidad por el Catálogo de procedimientos administrativos y trámites. | |||
| Ejemplo | 5076 (Convalidación de Programa de Perfeccionamiento Académico - PA-UNI00002-00001) | |||
| 56 | Nombre procedimiento administrativo asociado | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MGDDE9_2 | |||
| N° Grupo | 9, Procedimiento y Trámite asociado | |||
| Sub N° | 9.2 | |||
| Definición |
Nombre del trámite asociado, en caso que no se cuente con el código CPAT |
|||
| Obligación | Condicional | Modo de ingreso |
Manual |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
Nombre del procedimiento administrativo no existente en el Catálogo de Procedimientos Administrativos y Tramitaciones del Estado (CPAT). Es obligatorio en caso de estar vinculado a un procedimiento administrativo específico y este no se encuentre creado en CPAT |
|||
| Valores | Valor de ingreso | - | ||
| Tipo dato | Texto | |||
| Por defecto | - | |||
| Comentarios | - | |||
| Ejemplo | Convalidación de Programa de Perfeccionamiento Académico | |||
| 57 | Versión MDGD (esquema metadatos documentos) | |||
|---|---|---|---|---|
| Código metadato | MDGDDE10 | |||
| N° Grupo | 10. Versión MGD | |||
| Sub N° | 10.1 | |||
| Definición |
Identificación de la versión de la Guía Técnica de Metadatos esquema de metadata utilizada, y de acuerdo con las actualizaciones dispuestas por la Secretaría de Gobierno Digital. |
|||
| Obligación | Obligatorio | Modo de ingreso |
Automático |
|
| Transf. AN | Repetible |
NO |
||
| Forma de ingreso |
Registro automático. |
|||
| Valores | Valor de ingreso | Lista controlada de versiones de la guía de metadatos | ||
| Tipo dato | Numérico | |||
| Por defecto | 1 | |||
| Comentarios | ||||
| Ejemplo | 1 | |||
¶ 15.3 Listas controladas para metadatos obligatorios
La siguiente sección incorpora listas controladas para los metadatos obligatorios de expedientes y documentos electrónicos.
Las listas controladas son listas de valores definidos previamente para un campo, de manera de estandarizar la forma en que se registra la información. Por ejemplo, para un campo referido a “división político-administrativa” la lista controlada contendría los valores “Región”, “Provincia", “Comuna”, por lo que los campos de información contendrían esos valores. Esto permite registrar de manera más consistente la información.
En el contexto de los metadatos para documentos y expedientes electrónicos, las listas controladas establecen valores pre-definidos y estandarizados para los metadatos. El uso de estas listas de valores permitirá mejorar los procesos de clasificación, búsqueda y recuperación de la información, contribuyendo así a la eficiencia y transparencia en la administración pública. Cada una de estas listas de valores para metadatos (lista controlada) estará disponible en el servicio de codificación del Estado para su uso por parte de los OAE.
|
Metadato |
Etiqueta |
||
|
MGDDE5_1 |
Tipo Documental |
||
|
Nivel 1 |
Valor |
Detalle |
Valor |
| Acta |
1 |
Acta de Sesión |
44 |
| Acta de evaluación |
45 |
||
| Acta de consejo |
46 |
||
| Acta de notificación |
47 |
||
| Acta de observaciones |
48 |
||
| Acta Consejo de |
49 |
||
| Acta de Directorio |
50 |
||
| Acta Junta |
51 |
||
| Acuerdo |
2 |
Acuerdo de comité |
52 |
| Acuerdo complementario |
53 |
||
| Acuerdo de compromiso |
54 |
||
| Antecedente |
3 |
Antecedentes legales |
55 |
| Antecedentes personales |
56 |
||
| Antecedentes profesionales |
57 |
||
| Antecedentes societarios |
58 |
||
| Antecedentes de vigencia |
59 |
||
| Autorización |
4 |
Autorización de apertura |
60 |
| Autorización de constitución |
61 |
||
| Autorización de de inversión |
62 |
||
| Autorización sanitaria |
63 |
||
| Base |
5 |
Bases técnicas |
64 |
| Bases de concurso |
65 |
||
| Bases de licitación |
66 |
||
| Boleta |
6 |
Boleta de garantía |
67 |
| Boleta de honorarios |
68 |
||
| Boleta de servicios |
69 |
||
| Carta |
7 |
Carta circular |
70 |
| Carta de compromiso |
71 |
||
| Carta de recomendación |
72 |
||
| Certificado |
8 |
Certificado de existencia |
73 |
| Certificado de dominio |
74 |
||
| Certificados de Vigencia |
75 |
||
| Certificado de residencia |
76 |
||
| Circular |
9 |
Circular interna |
77 |
| Circular externa |
78 |
||
| Circular administrativa |
79 |
||
| Circular de convocatoria |
80 |
||
| Circular de instrucciones |
81 |
||
| Citación |
10 |
Citación administrativa |
82 |
| Citación judicial |
83 |
||
| Convenio |
11 |
Convenio de financiamiento |
84 |
| Convenio de intercambio de información |
85 |
||
| Convenio de transferencia de tecnología |
86 |
||
| Constancia |
12 |
Constancia de estudios |
87 |
| -Constancia de trabajo |
88 |
||
| Constancia de residencia |
89 |
||
| Contrato |
1314 |
Contrato de arrendamiento |
90 |
| Contrato de concesión |
91 |
||
| Contrato de trabajo |
92 |
||
| Contrato de compraventa |
93 |
||
| Contrato de obra pública |
94 |
||
| Contrato de servicios |
95 |
||
| Declaración |
15 |
Declaración de Impacto Ambiental |
96 |
| Declaración Jurada |
97 |
||
| Declaración pública |
98 |
||
| Declaración sobre enajenación |
99 |
||
| Decreto |
16 |
Decreto supremo |
100 |
| Decreto Presidencial |
101 |
||
| Decreto con fuerza de ley |
102 |
||
| Decreto exento |
103 |
||
| Decreto Municipal |
104 |
||
| Decreto regional |
105 |
||
| Decreto ley |
106 |
||
| Decreto administrativo |
107 |
||
| Decreto de emergencia |
108 |
||
| Denuncia |
17 |
Denuncia penal |
109 |
| Denuncia administrativa |
110 |
||
| Denuncia laboral |
111 |
||
| Denuncia ambiental |
112 |
||
| Denuncia de maltrato o abuso |
113 |
||
| Denuncia de violencia de género |
114 |
||
| Dictamen |
18 |
Dictamen jurídico |
115 |
| Dictamen técnico |
116 |
||
| Dictamen contable |
117 |
||
| Dictamen de auditoría |
118 |
||
| Dictamen médico |
119 |
||
| Dictamen de viabilidad |
120 |
||
| Dictamen de impacto ambiental |
121 |
||
| Dictamen de ética |
122 |
||
| Estado de situación |
19 |
Estado de situación financiera |
123 |
| Estado de situación patrimonial |
124 |
||
| Estado de situación contable |
125 |
||
| Estado de situación de recursos humanos |
126 |
||
| Estado de situación de inventario |
127 |
||
| Estado de situación de proyectos |
128 |
||
| Estado de situación de cumplimiento normativo |
129 |
||
| Estado de situación de gestión de riesgos |
130 |
||
| Estudio |
20 |
Estudio de viabilidad |
131 |
| Estudio de impacto ambiental |
132 |
||
| Estudio de mercado |
133 |
||
| Estudio de factibilidad técnica |
134 |
||
| Estudio de riesgos |
135 |
||
| Estudio de necesidades |
136 |
||
| Estudio de impacto social |
137 |
||
| Estudio de evaluación |
138 |
||
| Expediente administrativo |
21 |
Expediente de personal |
139 |
| Expediente de contratación |
140 |
||
| Expediente de licitación |
141 |
||
| Expediente de trámite |
142 |
||
| Expediente de gestión financiera |
143 |
||
| Expediente de proyecto |
144 |
||
| Expediente de control y seguimiento |
145 |
||
| Expediente de procedimiento administrativo |
146 |
||
| Ficha |
22 |
Ficha de identificación |
147 |
| Ficha de trámite |
148 |
||
| Ficha de gestión de proyectos |
149 |
||
| Ficha de participación ciudadana |
150 |
||
| Ficha de atención ciudadana |
151 |
||
| Ficha de capacitación |
152 |
||
| Ficha de control de calidad |
153 |
||
| Ficha de seguimiento normativo |
154 |
||
| 22. Informe |
23 |
Informe técnico |
155 |
| Informe de gestión |
156 |
||
| Informe financiero |
157 |
||
| Informe de auditoría |
158 |
||
| Informe de impacto ambiental |
159 |
||
| Informe de investigación |
160 |
||
| Informe de evaluación |
161 |
||
| Informe de seguimiento |
162 |
||
| 23. Instructivo |
24 |
Instructivo de procedimientos |
163 |
| Instructivo de seguridad |
164 |
||
| Instructivo de capacitación |
165 |
||
| Instructivo de mantenimiento |
166 |
||
| Instructivo de implementación |
167 |
||
| Instructivo técnico |
168 |
||
| 24. Mandato |
25 |
Mandato legalMandato de representación |
169 |
| Mandato de gestión |
170 |
||
| Mandato de auditoría |
171 |
||
| Mandato de comité o grupo de trabajo |
172 |
||
| Mandato de negociación |
173 |
||
| Mandato de investigación |
174 |
||
| Mandato de supervisión |
175 |
||
| 25. Memorándum |
25 |
Memorándum interno |
176 |
| Memorándum de coordinación |
177 |
||
| Memorándum de información |
178 |
||
| Memorándum de seguimiento |
179 |
||
| Memorándum de respuesta |
180 |
||
| Memorándum de acuerdo |
181 |
||
| Memorándum de archivo |
182 |
||
| Memorándum de autorización |
183 |
||
| 26. Minuta |
27 |
Minuta de reunión |
184 |
| Minuta de seguimiento |
185 |
||
| Minuta de planificación |
186 |
||
| Minuta de presentación |
187 |
||
| Minuta de visita |
188 |
||
| Minuta de avance |
189 |
||
| Minuta de gestión de riesgos |
190 |
||
| Minuta de comité o grupo de trabajo |
191 |
||
| 27. Nomina |
28 |
Nómina de empleados |
192 |
| Nómina de contratistas |
193 |
||
| Nómina de pagos |
194 |
||
| Nómina de beneficios |
195 |
||
| Nómina de participantes |
196 |
||
| Nómina de proveedores |
197 |
||
| Nómina de beneficiarios |
198 |
||
| Nómina de inscritos |
199 |
||
| 28. Nota |
29 |
Nota interna |
200 |
| Nota de respuesta |
201 |
||
| Nota de remisión |
202 |
||
| Nota de atención |
203 |
||
| Nota de agradecimiento |
204 |
||
| Nota informativa |
205 |
||
| Nota de archivo |
206 |
||
| Nota de gestión |
207 |
||
| 29. Notificación |
30 |
Notificación de resolución |
208 |
| Notificación de citación. |
209 |
||
| Notificación de requerimiento |
210 |
||
| Notificación de multa |
211 |
||
| Notificación de cambio |
212 |
||
| Notificación de incumplimiento |
213 |
||
| Notificación de proceso administrativo |
214 |
||
| Notificación de acuerdo |
215 |
||
| 30. Oficio |
31 |
Oficio de respuesta |
216 |
| Oficio de remisión |
217 |
||
| Oficio de notificación |
218 |
||
| Oficio de solicitud |
219 |
||
| Oficio de agradecimiento |
220 |
||
| Oficio de gestión |
221 |
||
| Oficio de informe |
222 |
||
| Oficio de designación |
223 |
||
| Oficio ordinario |
224 |
||
| Oficio Circular |
225 |
||
| Oficio Reservado |
226 |
||
| Oficios Judiciales |
227 |
||
| 31. Ordenanza |
32 |
Ordenanza municipal |
228 |
| Ordenanza interna |
229 |
||
| Ordenanza de convivencia |
230 |
||
| Ordenanza de tráfico |
231 |
||
| Ordenanza de protección ambiental |
232 |
||
| Ordenanza de seguridad |
233 |
||
| Ordenanza de uso de instalaciones |
234 |
||
| Ordenanza de contratación pública |
235 |
||
| Prospecto |
33 |
Prospecto de información |
236 |
| Prospecto de inversión |
237 |
||
| Prospecto de capacitación |
238 |
||
| Prospecto de promoción turística |
239 |
||
| Prospecto de salud pública |
240 |
||
| Prospecto de proyectos de infraestructura |
241 |
||
| Prospecto de programas sociales |
242 |
||
| Prospecto de eventos públicos |
243 |
||
| Querella |
34 |
Querella criminal |
244 |
| Querella laboral |
245 |
||
| Querella administrativa |
246 |
||
| Querella ambiental |
247 |
||
| Querella de responsabilidad civil |
248 |
||
| Querella de protección de derechos |
249 |
||
| Querella de competencia desleal |
250 |
||
| Querella de propiedad intelectual |
251 |
||
| Reclamo |
35 |
Reclamo de servicios públicos |
252 |
| Reclamo administrativo |
253 |
||
| Reclamo laboral |
254 |
||
| Reclamo de atención al cliente |
255 |
||
| Reclamo de derechos ciudadanos |
256 |
||
| Reclamo de defensa del consumidor |
257 |
||
| Reclamo de seguridad pública |
258 |
||
| Reclamo de servicios de salud |
259 |
||
| Registro |
36 |
Registro de ingreso |
260 |
| Registro de salida |
261 |
||
| Registro de correspondencia |
262 |
||
| Registro de proveedores |
263 |
||
| Registro de inventario |
264 |
||
| Registro de asistencia |
265 |
||
| Registro de contratos |
266 |
||
| Registro de incidentes |
267 |
||
| Resolución |
37 |
Resolución administrativa |
268 |
| Resolución judicial |
269 |
||
| Resolución de recurso |
270 |
||
| Resolución de contratación pública |
271 |
||
| Resolución de reclamo |
272 |
||
| Resolución de recurso de protección |
273 |
||
| Resolución de auditoría |
274 |
||
| Resolución de aprobación |
275 |
||
| Resolución exenta |
276 |
||
| Respuesta |
38 |
Respuesta a solicitud |
277 |
| Respuesta a reclamo |
278 |
||
| Respuesta a consulta |
279 |
||
| Respuesta a recurso |
280 |
||
| Respuesta a requerimiento |
281 |
||
| Respuesta a notificación |
282 |
||
| Respuesta a informe |
283 |
||
| Respuesta a requerimiento de auditoría |
284 |
||
| Retrocompra |
39 |
Contrato de retrocompra |
285 |
| Solicitud de retrocompra |
286 |
||
| Informe de evaluación para retrocompra |
287 |
||
| Resolución de retrocompra |
288 |
||
| Acta de retrocompra |
289 |
||
| Certificado de retrocompra |
290 |
||
| Informe de seguimiento de retrocompra |
291 |
||
| Documento de registro de retrocompra |
292 |
||
| Sentencia |
40 |
Sentencia judicial penal |
293 |
| Sentencia judicial civil |
294 |
||
| Sentencia judicial laboral |
295 |
||
| Sentencia judicial administrativa |
296 |
||
| Sentencia de tribunal arbitral |
297 |
||
| Sentencia de tribunal disciplinario |
298 |
||
| Sentencia de tribunal de ética |
299 |
||
| Sentencia de tribunal de contratación pública |
300 |
||
| Solicitud |
41 |
Solicitud de permiso |
301 |
| Solicitud de licencia |
302 |
||
| Solicitud de subsidio |
303 |
||
| Solicitud de beneficio social |
304 |
||
| Solicitud de información pública |
305 |
||
| Solicitud de empleo |
306 |
||
| Solicitud de cambio de domicilio |
307 |
||
| Solicitud de trámite o servicio público |
308 |
||
| Términos de referencia |
42 |
Términos de referencia para licitaciones |
309 |
| Términos de referencia para proyectos |
310 |
||
| Términos de referencia para estudios o investigaciones |
311 |
||
| Términos de referencia para consultorías |
312 |
||
| Términos de referencia para evaluaciones |
313 |
||
| Términos de referencia para comités o grupos de trabajo |
314 |
||
| Términos de referencia para auditorías o revisiones internas |
315 |
||
| Términos de referencia para contratos de servicios profesionales |
316 |
||
| Transcripción |
43 |
Transcripción de reuniones |
317 |
| Transcripción de entrevistas |
318 |
||
| Transcripción de audiencias |
319 |
||
| Transcripción de conferencias |
320 |
||
| Transcripción de discursos |
321 |
||
| Transcripción de sesiones legislativas |
322 |
||
| Transcripción de grabaciones de audio o video |
323 |
||
| Transcripción de testimonios o declaraciones |
324 |
||
|
Metadato |
Etiqueta |
||
|
MGDDE5_6 |
Estado de conservación microforma |
||
|
Nivel 1 |
Valor |
Detalle |
Valor |
| Muy Bueno |
1 |
No presentan deterioros. |
6 |
| Fácil manipulación. |
7 |
||
| Bueno |
2 |
Deterioros menores que no comprometen la |
8 |
| información. |
9 |
||
| Fácil manipulación |
10 |
||
| Regular |
3 |
Hojas o cuadernillos sueltos. |
11 |
| Manchas por humedad u otro que no compromete la información. |
12 |
||
| Rasgados menores en relación a superficie total de documento. |
13 |
||
| Restauraciones anteriores no especializadas. |
14 |
||
| Deterioros de bordes (hasta 50% de las fojas). |
15 |
||
| Manipular con cuidado |
16 |
||
| Malo |
4 |
Rasgados y faltantes mayores (50 % o más). |
17 |
| Tintas oxidadas con aureolas y roturas (50% más) |
18 |
||
| Daño biológico (manchas de hongos daño por insectos) |
19 |
||
| Aureolas por humedad y manchas significativas (50% o más) |
20 |
||
| Manipular con mucho cuidado |
21 |
||
| Muy Malo |
5 |
Deterioros extremos. |
22 |
| Volumen puede estar incompleto. |
23 |
||
| Humedad, microorganismos activos, daños graves por insectos (más del 50%) |
24 |
||
| Oxidación de tintas se extiende a todo el soporte en la mayoría de los documentos |
25 |
||
| Muchos documentos con daños graves. |
26 |
||
| Manipulación con extremo cuidado. |
27 |
||
|
Metadato |
Descripción |
Detalle |
Valor |
|
MGDDE5_2 |
Origen del documento |
Repositorio externo |
1 |
| Físico |
2 |
||
| Digital |
3 |
||
| Digitalización |
4 |
||
| Plataforma ciudadana |
5 |
||
| Otro |
6 |
||
|
MGDDE5_3 |
Mecanismo de incorporación del documento | Manual |
1 |
|
MGDEE4_1 |
Mecanismo de incorporación de expediente | Servicio web |
2 |
|
|
Mixto |
3 |
|
| Repositorio ciudadano |
4 |
||
| Interoperabilidad |
5 |
||
|
MGDEE53_1 |
Tipo Relación OAE | Autor institucional |
1 |
|
MGDDE61_3 |
Destinatario |
2 |
|
| Productor / generador |
3 |
||
| Custodia |
4 |
||
|
MGDEE54_1 |
Tipo de relación con otros actores | Responsable |
1 |
|
MGDDE62_1 |
Interesado |
2 |
|
| Autor/creador |
3 |
||
| Referido |
4 |
||
| Destinatario |
5 |
||
| Ministro de Fe |
6 |
||
|
MGDEE54_2 |
Tipo de actor relacionado | Ciudadano |
1 |
|
MGDDE62_2 |
Extranjero |
2 |
|
| Institución privada |
3 |
||
| Funcionario |
4 |
||
|
MGDEE8_1 |
Nivel de acceso | Público |
1 |
|
MGDDE7_1 |
Restringido |
2 |
|
| Secreto |
3 |
||
| Reservado |
4 |
||
|
MGDDE8_1 |
Tipo Firma | Avanzada |
1 |
| Simple |
2 |
||
| Otro |
3 |
||
| No certificada |
4 |
||
|
MGDEE6_1 |
Tipo de actuación | acto administrativo |
1 |
| notificación |
2 |
||
| recepción/envío comunicación oficial |
3 |
||
| interoperabilidad |
4 |
||
| Recepción solicitud |
5 |
||
| Subcarpeta |
6 |
||
| Regsitro poder |
7 |
||
|
MGDEE6_4 |
Tipo Documento Subcarpeta | Principal |
1 |
| Anexo |
2 |
||
| Complementario |
3 |
||
|
MGDEE7_1 |
Tipo Acción | Otorga |
1 |
| Caduca |
2 |
||
| Anula |
3 |
||
| Modifica |
4 |
¶ 15.4 Cuadro de Clasificación Documental
La clasificación documental es la agrupación de las series documentales de acuerdo a fondos, clases y subclases, las que son determinadas por funciones y actividades. La clasificación es un instrumento de apoyo para la gestión documental.
¶ 15.4.1 Criterio funcional de Clasificación
La clasificación documental debe hacerse en torno al criterio funcional, el que se desprende de las funciones y actividades que el órgano realiza. Se agrupan asociándose a las funciones y actividades que el OAE realizaba al momento de generar los documentos.
Este criterio influye directamente en la forma de clasificar documentos, lo que se puede apreciar con mayor detalle en que:
- Las funciones de los OAE tienden a permanecer de forma estable en el tiempo.
- Si los documentos se organizan de acuerdo con funciones y actividades, los cambios que experimente la estructura orgánica no tendrán incidencia alguna sobre la forma en que se organizan los documentos.
- La creación o supresión de funciones al interior de una organización significa la apertura o cierre de agrupaciones documentales, según corresponda, pero no implicará modificaciones en otros conjuntos de documentos, lo que permitirá mantener en el tiempo la estructura de organización documental y facilitar su comprensión y uso.
- La clasificación funcional ofrece un nivel de estabilidad superior a la clasificación orgánica.
¶ 15.4.2 Ventajas de la clasificación funcional
Se define que los OAE deben utilizar el criterio funcional por sobre el orgánico, debido a su conveniencia, al presentar las siguientes ventajas:
- Puede proporcionar un marco sistemático para la gestión documentos.
- Reflejan fielmente los procesos de negocios que los originaron.
- Permite la recuperación de todos los documentos relacionados con una función o actividad.
- La garantía de que los documentos se denominan de un modo coherente a lo largo del tiempo.
- Esta información permitirá realizar acciones que aseguren la disponibilidad de evidencia completa, en la forma de documentos, sobre el actuar del órgano de la Administración del Estado
¶ 15.4.3 El Cuadro de Clasificación
El Cuadro de Clasificación es el instrumento en el que se plasman los resultados del proceso de clasificación de documentos.
En él se representa la forma en que se organizan intelectualmente los documentos generados por el órgano, a través de la identificación de las agrupaciones documentales que componen el fondo y la visualización de las relaciones jerárquicas que median entre ellas, utilizando un sistema de códigos únicos generado para dicho fin.
El cuadro de clasificación, según la norma UNE -ISO 15489-2:2006, le permite al OAE alcanzar importantes cambios a nivel de gestión de documentos:
- Organizar, describir y vincular los documentos.
- Vincular y compartir documentos, ya sea de manera interna como externamente.
- Otorgar mejor acceso, recuperación, uso y difusión de los documentos.
A continuación, se muestra un ejemplo de ficha que se conforma durante un proceso de levantamiento, como parte de la construcción de un cuadro de clasificación:
| LOGO |
FICHA DE SERIE (EXPEDIENTE) Y SUBSERIE DOCUMENTAL SUBDEPARTMENTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL |
| CÓDIGO | GP/1.1 |
| FUNCIÓN | Gestión de Personas |
| ACTIVIDAD/PROCESO | Proceso de reclutamiento y selección |
| SUBSERIES |
Llamado a Concurso (aviso del diario y página web), Antecedentes del postulante (C.V, Certificado de título, Carta de presentación),Informes de cumplimientos, Test sicológicos, Informes sicológicos y laborales, Pruebas de selección y conocimiento, Entrevistas (resultados), Pauta de evaluación curricular, Planilla resultados del proceso de reclutamiento (Excel electrónico), Formularios de asistencia a prueba de selección, Nómina de selección por etapas y Mail informativo resultados de selección |
| OPERACIÓN | Subir a Empleos Públicos el concurso de personal |
¶ 15.4.4 Etapas del proceso
¶ Etapa 1: Estudio del OAE que produce documentación
El producto de esta etapa es la recopilación de documentos con información relativa a la historia institucional, contexto normativo y organigramas del órgano que produce documentación.
Para recopilar la información que permita tener un conocimiento acabado del OAE, se deben realizar las siguientes actividades:
- Identificar las Leyes o Decretos, Reglamentos u otros instrumentos que le dieron origen o existencia legal o formal al OAE.
- Señalar otros instrumentos administrativos que permitan identificar las fusiones, separaciones u otros cambios funcionales en el OAE.
- Conocer los organigramas del OAE, ya sea el actual, como los históricos que pudieran ser localizados.
¶ Etapa 2: Identificación de funciones del OAE
En esta etapa, de acuerdo con lo indicado por la ISO UNE 15.489, se identifican las funciones y las respectivas series documentales que emanan de esas mismas funciones.
A continuación, un ejemplo en el cual se identifican las funciones de un OAE:
|
CÓDIGOS |
FUNCIONES |
|
GF |
Gestión Financiera |
|
GRG |
Gestión en las Relaciones del Gobierno con otros órganos de la Administración del Estado |
|
GP |
Gestión de Personas |
|
ME |
Modernización del Estado |
¶
Etapa 3: Identificación y análisis de tipos documentales del OAE
El producto de esta etapa es el inventario de los tipos documentales, lo cual se traduce en listar los tipos documentales del OAE, generados producto de una actividad.
Al momento de hacer la compilación de estos tipos, será importante identificar las características de cada uno de ellos, a fin de determinar quiénes los generan, de qué forma lo hacen, cómo y por quiénes son utilizados al interior del OAE.
¶ Etapa 4: Identificación de las series documentales
Para la construcción del inventario, como resultado de esta etapa es recomendable asumir lo indicado por la Red de Transparencia y Acceso a la Información del Banco Mundial (RTA), que indica que esta recopilación puede hacerse en la forma de un repertorio de series documentales que debe contener, como mínimo, la siguiente información ejemplificada:
|
LOGO |
FICHA DE SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL SUBDEPARTAMENTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL |
| CÓDIGO | C.02.11 |
| ACTIVIDAD/PROCESO | Gestión financiera |
| NOMBRE SERIE/ | Expediente de Reembolso de gastos |
| SUBSERIE |
|
| DEFINICIÓN | Conjunto documental que permite registrar la restitución de valores pagados por los afiliados de bienestar tales como gastos médicos, culturales, deportivos y otros |
| NORMATIVA | Decreto N°1234/2018 |
| PLAZO CONSERVACIÓN | 2 años |
| METADATOS BÁSICOS | Monto, ítem (gastos médicos, gastos dentales, becas, capacitación, bonos), rut funcionario |
| UNIDAD PRODUCTORA O RESPONSABLE | Departamento de Bienestar |
| TIPO UNIDAD | Compuesta |
| SISTEMA DE ORDENAMIENTO | Por número de folios |
El siguiente ejemplo es de una serie documental simple:
|
LOGO |
FICHA DE SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL SUBDEPARTMENTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL |
| CÓDIGO | GF.2 |
| NOMBRE SERIE | Informe financiero |
| ACTIVIDAD/PROCESO | Gestión financiera |
| DEFINICIÓN | Informe sobre la ejecución mensual del subtitulo 24 y su respectiva distribución |
| NORMATIVA | Normativa DIPRES |
| PLAZO CONSERVACIÓN | 1 año |
| METADATOS BÁSICOS | Año |
| UNIDAD RESPONSABLE | Oficina de Planificación, Presupuesto y Control de Gestión |
| TIPO UNIDAD | Simple |
¶ Etapa 5: Selección de criterios de clasificación
Análisis de criterios
Una vez que se han completado todos los pasos de la primera fase, se cuenta con toda la información necesaria para construir el Cuadro de Clasificación. Para ello, es necesario definir cuál será el criterio de clasificación que se utilizará., que en este caso debe ser el Funcional.
Producto: Ficha de Serie Documental del Cuadro de Clasificación
|
LOGO |
FICHA DE SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL SUBDEPARTAMENTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL CUADRO DE CLASIFICACIÓN |
| CÓDIGO | |
| NOMBRE SERIE | Programa de Mejoramiento de la Gestión |
| SUBSERIES DOCUMENTALES |
|
| DEFINICIÓN | Conjunto documental que controla los indicadores de gestión institucionales |
| NORMATIVA | Ley 19553/ 1998 Hacienda. Reglamento Decreto 33472012. |
| PLAZO CONSERVACIÓN | 5 años |
| METADATOS BÁSICOS | |
| UNIDAD RESPONSABLE | Oficina de Planificación, Presupuesto y Control de Gestión |
| TIPO UNIDAD | Compuesto |
¶ Etapa 6: Definición de niveles de clasificación
Análisis de antecedentes
Debe definirse el número de niveles que tendrá el Cuadro de Clasificación. Estos deben ser suficientes para representar las relaciones entre funciones, subfunciones, actividades y transacciones. A la vez, deben ser simples para facilitar su comprensión y uso.
La estructura de un cuadro de clasificación por lo general es jerárquica y se refleja por niveles:
- Primer nivel refleja las funciones
- El segundo nivel se basa en las actividades que constituyen la función
- El tercer nivel entrega más detalles acerca de las actividades o los grupos de operaciones que forman parte de cada actividad.
¶
Etapa 7: Organización de las series documentales en el cuadro de clasificación
¶ Etapa 8: Codificación
Cuadro de Clasificación que abarque la totalidad de las series generadas por el órgano, con sus respectivos códigos en cada nivel
Este código, que debe ser único, es lo que permitirá establecer la relación entre cada uno de los documentos y expedientes con las actividades y funciones que les han dado origen. Este código puede ser alfabético, numérico o alfanumérico.
Ejemplo de su construcción:
Primer Nivel
El primer nivel corresponde a las categorías. En el OAE podrán coexistir dos categorías de documentos: los documentos de gestión de actividades administrativas, comunes a cualquier organismo, y los documentos de explotación de actividades específicas, que corresponden a las funciones precisas que tiene encomendadas el OAE.
| Códigos | Función |
| GP | Gestión de Personas |
Segundo Nivel
Cada categoría se subdivide en clases (segundo nivel), que corresponden a las funciones que desempeña el OAE.
| Códigos | Proceso |
| GP/1 | Proceso de reclutamiento y selección |
Tercer Nivel
Del “Proceso de reclutamiento y selección” codificada GP/1 se deriva la serie denominada “Concurso de Personal”
| Códigos | Proceso | Serie |
| GP/1.1 | Proceso de reclutamiento y selección | Expediente de Personal |
Cada una de estas clases, se divide en subclases (tercer nivel), que se relacionan con las subfunciones y éstas, a su vez, agrupan las divisiones (cuarto nivel), que corresponden a las actividades precisas.
¶ Etapa 9: Revisión del Cuadro de Clasificación
¶ 15.5 Valoración Documental
¶
15.5.1 Etapas de la Valoración Documental
La valoración documental es el proceso de análisis que consiste en identificar los valores inherentes a los documentos, identificando los valores primarios y secundarios de los documentos (funcionales, históricos, etc.) para determinar el tiempo durante el cual se debe custodiar un documento, en cuanto tiempo debe eliminarse o en cuánto tiempo debe transferirse.
El Comité de Gestión Documental y Expedientes Electrónicos (CDGEE) de cada OAE será responsable del proceso de valoración documental.
La valoración comprende 4 etapas que deben concretarse de manera sucesiva y cuyo resultado final se materializa en la Tabla de Retención Documental (TRD). Las etapas son las siguientes:
La Tabla de Retención Documental (TRD)debe considerar a lo menos, los siguientes elementos:
- Plazo de uso interno: plazo durante el cual la documentación será utilizada por la unidad productora (periodo estimado de tiempo, motivo, frecuente o esporádica).
- Tiempo asociado a los valores primarios: plazo de vigencia del documento que va unido a la finalidad inmediata por la cual fue generado.
- Tiempo asociado a valores secundarios: requerimiento de plazos de custodia o resguardo producto de otras motivaciones indirectas de origen de producción del documento. Es criterios históricos, informativos, legales, conservación del conocimiento u otras.
- Criterios de accesibilidad y seguridad de la información: indicar si la serie es de acceso libre o incluye algún contenido susceptible de protección o si está sometida a un régimen de especial publicidad. Se debe indicar la norma aplicable, el motivo, el plazo que debe durar la restricción y posibles medidas para favorecer el acceso parcial o restringido.
- Plazo de transferencia: plazo, en meses, tras el cual se debe transferir la documentación a un archivo institucional o al Archivo Nacional para su preservación a largo plazo.
Destino final : explicitar la acción final a realizar con esta documentación (conservación permanente o eliminación total), plazo para su ejecución y motivo.
Creación del Comité de GD y Expedientes Electrónicos (CGDEE)
En esta instancia se formaliza la constitución del CGDEE, que debe conformarse, al menos por:
- El o la Jefe/a de Servicio.
- El o la Coordinador/a de Transformación Digital.
- Uno o más funcionarios cuyas funciones se relacionen con tecnologías de la información, el área de Estudios de cada órgano o posean competencias académicas o jurídicas que se relacionen con la gestión documental y de expedientes electrónicos, o con transformación digital e implementación tecnológica en el sector público.
- Otros que cada órgano de la Administración del Estado determine.
Investigación documental
La identificación consiste en la investigación y análisis de las características de los dos elementos esenciales que constituyen la serie documental
Al realizar el análisis según lo expuesto anteriormente, el archivero y los demás integrantes de la CGDEE deben evaluar y asignar un valor documental a ellas, basándose en criterios como: Jerarquía administrativa y funcional; valores primarios y valores secundarios, los que se explicitan en el siguiente cuadro:
El valor primario de las series documentales surge desde su nacimiento, al plasmar la gestión de una actividad o función determinada que se está realizando. El ejemplo más común es el del conjunto de las inscripciones de nacimiento del Servicio de Registro Civil, que tiene como valor administrativo derivado de la función de control poblacional que ejerce el Estado a través del SRCeI. Mientras que los valores secundarios.
La designación de uno o más valores a las series documentales dependen de los criterios establecidos por la CGDEE.
Análisis y gestión de acuerdos (validación interna)
¶ 15.5.2 Pasos para la elaboración de las Tablas de Retención Documental (TRD)
Investigación Documental
El primer paso para la Elaboración de las TRD consiste en desarrollar una investigación preliminar y recopilar antecedentes sobre la historia del OAE, incluyendo los cambios administrativos que ha tenido durante su evolución, las funciones y los procedimientos que ejecuta para cumplir con su misión.
Algunos insumos relevantes para esta investigación son:
- Revisar los antecedentes necesarios para dar cuenta de la historia institucional, su cronología, desarrollo y evolución administrativa.
- Conocer e identificar las competencias y funciones del órgano y la normativa que las establezca, permitiendo conocer una descripción acabada de las funciones que realizan. (Ej: Manuales de Funciones o cualquier instrumento legal que las establezca)
- Conocer e identificar los Manuales de Procedimientos, documento que contiene las responsabilidades y la información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos utilizados para llevar a cabo las diferentes actividades que realiza el OAE.
- Identificar la Normativa institucional (los actos administrativos propios que determinan la orgánica del OAE) y el organigrama vigente.
- Instrumentos archivísticos del OAE como: inventario de Series Documentales, Cuadro de Clasificación Documental y su respectiva codificación.
- Aplicar entrevistas a los Productores con el objetivo de conocer las unidades documentales que producen, reciben y gestionan en la institución y en el marco de la función que las originan.
La persona que realice la(s) entrevista(s) en la investigación preliminar debe registrar los nombres de los funcionarios entrevistados, sus cargos y las firmas que aseguran su compromiso con la información entregada.
Análisis de la información recogida
Elaboración de propuesta de Tablas de Retención Documental
Una vez sistematizada toda la información, será el encargado(a) del archivo quien conformará la propuesta de TRD. Para tal efecto, se recomienda utilizar el formulario de antecedentes de serie documental.
La comisión de archivo hará el estudio correspondiente y avalará la TRD propuesta, mediante un Acta de Aprobación.
Uso de la Tabla de Retención Documental
Validación de Tablas de Retención Documental
Validación institucional
Una vez finalizada la propuesta, el CGDEE debe presentarla a los directivos del OAE para su conocimiento y aprobación. La presentación de dicha propuesta debe estar a cargo del presidente de la CGDEE para justificar las decisiones que originaron el instrumento.
La aprobación o rechazo de la propuesta de TRD debe constar en un acta de reunión, donde se explicitan los criterios utilizados para evaluar, rechazar o aprobar el instrumento y los acuerdos que haya tomado esta instancia. Una vez aprobada la propuesta, se debe enviar la TRD con sus antecedentes en formato electrónico al proceso de validación externa.
Validación técnica externa
Como una forma de asegurar el proceso de estandarización de criterios de resguardo de la documentación de los organismos públicos, es recomendable realizar un proceso de validación técnica externo de las TRD, es posible solicitar el apoyo técnico al Archivo Nacional para validar las TRD de los órganos de la Administración del Estado. En caso de existir reparos u observaciones a la TRD, éstos se registran en el acta de reunión y la institución tendrá un plazo para resolverlas y presentar nuevamente toda la documentación.
Aplicación de Tablas de Retención Documental
- Una vez aprobada la TRD, el OAE emitirá, a través de un acto administrativo, una resolución o decreto que ordene su aplicación.
- La unidad de archivo debe capacitar a todos los funcionarios del OAE, para la aplicación de la TRD.
- La Unidad de Archivo debe elaborar todos los instructivos y procedimientos que permitan la implementación y ejecución de todos los procedimientos que se señalan en la TRD.
- La organización de los documentos en las fases de archivo: gestión, central e histórico, se hará con fundamento en la TRD.
- Las transferencias primarias y secundarias se harán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la Tabla de Retención Documental. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la entidad.
- Los documentos para eliminar, de acuerdo con lo señalado en la TRD, se destruirán y se dejará constancia en un acta de eliminación.
La TRD es un instrumento archivístico actualizable y está sujeto a modificaciones que el OAE debe documentar y registrar.
Actualización de Tablas de Retención Documental
La Unidad de Archivo de cada OAE es la encargada de establecer un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la TRD en las dependencias administrativas de la misma institución.
La Unidad de Archivo debe elaborar un plan de mejoramiento en el corto plazo, para revisar las modificaciones suscitadas por cambios de procedimientos y funciones. La frecuencia de la actualización de las TRD se determinará de acuerdo a lo que requieran las unidades productoras.
Una vez finalizada la propuesta de TRD es necesario realizar una nota introductoria que explique:
- ¿Cómo se elaboró el instrumento?
- ¿Qué metodología se utilizó?
¿Cuál es el contexto normativo que sustentó las decisiones establecidas? Especialmente, las decisiones relativas a la disposición documental, entre otros aspectos relevantes, que permitan asegurar la comprensión y coherencia de este instrumento.
¶ 15.5.3 Flujo del proceso de valoración documental
| PROCESO | ETAPA | ACTIVIDADES | RESPONSABLE | PRODUCTO |
| Constitución | Constituir Comisión de Archivo (CGDEE) | Determinación de funciones, objetivos e integrantes de la Comisión de Archivo. Creación de Reglamento respectivo. | Jefes de Servicio | Reglamento de Comisión de Archivo |
| Convocatoria o nombramiento a sesión de CGDEE | Acto administrativo de convocatoria a integrantes de CGDEE. | Presidente CGDEE | Citación -Documento de convocatoria citación | |
| Investigación | Investigación preliminar | Estudio previo de las series documentales. | Archivero | Informe de investigación de las series documentales |
| Completar formulario de antecedentes serie documental a valorar | Caracterizar y describir las series documentales a través del Formulario de Valoración | CGDEE | Formulario de Valoración Individual FOR02 | |
| Socialización de antecedentes a miembros de CGDEE | Recepción y revisión de retroalimentación a través del Formulario de Valoración Individual | Archivero | Formulario de Valoración Individual FOR02 | |
| Valoración | Sesión de valoración de series documentales | Evaluación conjunta de las series documentales. Establecer valores primarios y/o secundarios de los documentos. | CGDEE | Formulario de Valoración Individual FOR02 |
| Validación | Propuesta de tabla de retención documental | Elaborar propuesta de Tabla de Retención Documental | Archivero | Tabla de retención documental |
¶ 15.6 Eliminación Documental
“La eliminación es un procedimiento realizado dentro de la gestión de documentos, que consiste en la destrucción de series documentales que, tras el proceso de valoración documental, no han sido consideradas para conservación permanente. Se trata de un procedimiento irreversible, por lo cual resulta importante que se realice de forma segura y regulada, teniendo como directriz lo indicado en las Tablas de Retención Documental”.
A continuación, resumimos las etapas que deben seguir los OAE para eliminar las series documentales provenientes de las funciones específicas u operativas de la organización. Esta identificación es el punto de partida para todos los procesos que se deben realizar de forma regular para conseguir que los documentos sean gestionados de forma eficiente, efectiva y responsable.
La eliminación es el proceso final para la gestión eficiente de los documentos de una organización. Es un proceso clave en la gestión documental que consiste en la destrucción de los documentos generados por un OAE en el transcurso de su gestión, tras la pérdida de su valor documental.
Como señala la norma ISO 15489, la eliminación es esencial para facilitar la disposición definitiva de los documentos y surge de manera natural, como consecuencia del agotamiento de los plazos de conservación establecidos en la Tabla de Retención Documental.
Contar con una metodología explícita de eliminación permitirá optimizar espacios de almacenamiento, reducir costos, aumentar la eficiencia en la búsqueda y recuperación de información, reduciendo los riesgos asociados a la gestión de documentos.
¶ 15.6.1 Ventajas de la eliminación de documentos
La eliminación documental, descarte o expurgo es un procedimiento regular dentro de la gestión documental consistente en la destrucción de documentos, tanto en soporte físico como electrónico, de acuerdo con plazos definidos en los procesos de valoración y Tabla de Retención Documental (TRD).
Al menos se presentan cuatro de ventajas que derivan del proceso de eliminación:
- Optimizar espacio de almacenamiento. Todo OAE genera documentos en forma constante mientras desarrolla sus funciones. El crecimiento sostenido de documentos requiere grandes espacios tanto físicos como digitales para el almacenamiento de estos. La eliminación permite destinar estos espacios al resguardo de aquellos documentos que tienen mayor valor para el OAE y para la sociedad en su conjunto.
- Reducir costos. Disponer de espacios de almacenamiento tiene un costo, aún si estos espacios son digitales. El costo de mantener grandes volúmenes de documentos implica además que el OAE debe procurar la preservación temporal, su accesibilidad y uso en todo momento.
Esto implica una inversión continua en ámbitos como: la conservación, preservación, soporte técnico y respaldo de información. La eliminación permite focalizar recursos en aquellos documentos de valor permanente.
- Aumentar la eficiencia. Mantener grandes volúmenes de documentos implica en un aumento en los tiempos de búsqueda y recuperación de información. Además, en el caso de documentos electrónicos, el manejo de grandes cantidades puede afectar o ralentizar el funcionamiento de los sistemas que se utilizan. La eliminación simplifica y agiliza la búsqueda al reducir el conjunto de documentos a procesar.
- Reducir riesgos. Los documentos contienen gran cantidad de información, que debido a su carácter, podría exponer a instituciones y/o a las personas a ciertos riesgos derivados del uso datos sensibles, personales o confidenciales. La eliminación de documentos permite controlar los riesgos, al destruir de formas segura y oportuna este tipo de información que no es considerada de valor permanente.
¶ 15.6.2 Principios fundamentales para eliminar documentación
¶ 15.6.4 Etapas de eliminación
Etapa 1 - Verificación de la Tabla de Retención Documental (TRD) y Plazos de conservación
El encargado del proceso de eliminación debe verificar que la Tabla de Retención Documental se encuentra aprobada y formalizada por el OAE, tanto por sus autoridades como por organismos de validación externa, antes de proceder a eliminar documentos. De igual modo, es preciso verificar que las series documentales se encuentran identificadas en dicho instrumento y que además han agotado los plazos de retención establecidos.
Etapa 2 - Inventario de Series Documentales
Es el instrumento donde se registran los documentos que serán eliminados. El formato del inventario de eliminación que utilice el OAE debe identificar, al menos, el OAE productor y las series documentales a eliminar, con las fechas extremas correspondiente a cada una.
Etapa 3 - Preparación para eliminación
El método para eliminar documentos dependerá del soporte en que se encuentren. En este proceso pueden intervenir representantes del OAE (encargado de archivo, por ejemplo) así como también agentes externos que presten el servicio de eliminación.
Para aquellas series en soporte papel, se recomienda seguir los procedimientos establecidos en la Norma UNE-EN 15713:2010, donde se establece una diferenciación en el tratamiento de la información dependiendo el nivel de seguridad que requiera.
Por su parte, aquellas series en formato digital deben ser eliminadas a través de procedimientos o rutinas de borrado, o sobre-escritura, desmagnetización del soporte o destrucción física de este, tal como lo sugiere la Norma ISO 15489:2, 2001, 21.
Etapa 4 - Obtención de autorizaciones
La eliminación debe ser respaldada a través de los permisos correspondientes de las autoridades internas como externas al OAE, ello permitirá resguardar la integridad del proceso y validar las acciones derivadas de este. Este proceso se formaliza con la emisión del acto administrativo pertinente que autoriza la eliminación de los documentos.
¶
15.6.4 Flujo del proceso de eliminación de documentos
| Subproceso | Actividades | Responsable | Producto |
|---|---|---|---|
| Estudio de la TRD institucional | Análisis de la TRD | Encargado de archivo | Enlistar las series susceptibles de eliminación |
| Revisión de plazos de conservación | |||
| Elaboración inventario de eliminación de series documentales | Identificar las series documentales a eliminar | Encargado de archivo | Inventario de series documentales |
| Obtención de autorizaciones internas para eliminación | Gestionar permisos formales de eliminación | Institución Productora | Acto administrativo que corresponda |
| Obtención de autorización externa para eliminación | Gestionar permisos formales de eliminación | Archivo Nacional | Acto administrativo que corresponda |
| Ejecución y documentación del proceso de eliminación | Ejecutar y documentar proceso de eliminación | Comisión de archivo | Acta de eliminación |