Promulgación: 19-MAY-2023
Publicación: 17-AGO-2023
Versión: Única - 17-AGO-2023
Núm. 8.- Santiago, 19 de mayo de 2023.
Vistos:
Lo dispuesto en los artículos 32 Nº 6 y 35 del decreto supremo Nº 100, de 2005, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Constitución Política de la República de Chile; en la ley Nº 19.880, que Establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado; en la ley Nº 18.993 que Crea el Ministerio Secretaría General de la Presidencia; en la ley Nº 19.477, que Aprueba Ley Orgánica del Servicio de Registro Civil e Identificación; en la ley Nº 19.628 sobre protección de la vida privada; en la ley Nº 21.180, sobre Transformación Digital del Estado; en el decreto con fuerza de ley Nº 1, de 2020, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que establece normas de aplicación del artículo 1º de la ley Nº 21.180, de Transformación Digital del Estado, respecto de los procedimientos administrativos regulados en leyes especiales que se expresan a través de medios electrónicos y determina la gradualidad para la aplicación de la misma ley, a los órganos de la Administración del Estado que indica y las materias que les resulten aplicables; en el decreto con fuerza de ley Nº 1, de 2000, del Ministerio de Justicia; en el decreto supremo Nº 4, de 2020, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueba el reglamento que regula la forma en que los procedimientos administrativos deberán expresarse a través de medios electrónicos, en las materias que indica, según lo dispuesto en la ley Nº 21.180 sobre Transformación Digital del Estado; y, en la resolución Nº 7, de 2019, de la Contraloría General de la República, que fija normas sobre exención del trámite de toma de razón.
Considerando:
Decreto:
Establézcase la siguiente Norma Técnica de Notificaciones:
La presente norma técnica tiene por objeto detallar el funcionamiento de la Plataforma de Notificaciones, así como establecer la forma en que los órganos de la Administración del Estado deberán, en sus procedimientos administrativos, practicar notificaciones por medios electrónicos en base a la información contenida en un registro único, dependiente del Servicio de Registro Civil e Identificación, según lo señala el artículo 46 de la ley Nº 19.880, en adelante "Registro de Domicilios Digitales Únicos" o "Registro de DDU".
Para efectos de la aplicación de la presente norma se entiende por:
El Registro de DDU, dependiente del Servicio de Registro Civil e Identificación, al que alude el artículo 46 de la ley Nº 19.880 y el artículo 20 del Reglamento, contendrá al menos, la siguiente información:
La Plataforma de Notificaciones cuenta con los siguientes componentes:
Con excepción del componente señalado en el numeral 5) del inciso precedente, la Plataforma de Notificaciones es administrada por la División de Gobierno Digital del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, en el ejercicio de su función de apoyar a los órganos de la Administración en el uso estratégico de tecnologías digitales.
La determinación del DDU para efectos de recibir notificaciones en procedimientos administrativos ante los órganos de la Administración del Estado, será efectuada por los(as) interesados(as) de conformidad a lo dispuesto en el Reglamento.
El Domicilio Digital Único podrá consistir en la Casilla Única o en un correo electrónico, a elección del (de la) interesado(a). Para configurar un correo electrónico como DDU se estará a lo señalado en el artículo 10 siguiente.
La configuración del DDU será a través del portal web de la Plataforma de Notificaciones. Los(as) interesados(as), sus apoderados(as) o representantes deberán acceder al portal a través del mecanismo oficial de autenticación que corresponda, según lo establecido en la Norma Técnica de Autenticación a que hace referencia el artículo 57 del Reglamento, y activar su Casilla Única.
Solo una vez activada podrán los(as) interesados(as) acceder, por esta vía, a las notificaciones electrónicas de los procedimientos electrónicos en que figuran con calidad de tal, por medio de la bandeja de mensajes a que alude el artículo siguiente.
Para el caso de las personas jurídicas, luego de activar su Casilla Única en el módulo de administración del DDU, se deberá indicar a la o las personas naturales autorizadas para acceder a ella.
Para todos los efectos, el último medio electrónico determinado por la persona será considerado como DDU vigente.
Artículo 6.- Bandeja de mensajes de la Casilla Única. Toda vez que se configure la Casilla Única como DDU se podrá acceder a una bandeja de mensajes que contendrá todas las notificaciones de los procedimientos administrativos en que se figure como interesado(a), apoderado(a) o representante, ordenadas según la fecha y órgano de la Administración del Estado que las envió.
Los(as) interesados(as) podrán determinar, cuando su Domicilio Digital Único sea la Casilla Única, un medio electrónico para recibir avisos cada vez que reciban una notificación en un procedimiento administrativo donde figuren con calidad de tal.
La guía técnica a que hace referencia el artículo 22 de la presente norma técnica indicará los medios electrónicos disponibles en la Plataforma de Notificaciones para estos efectos.
Cuando quien figure como interesado sea una persona jurídica, los avisos señalados en el inciso primero deberán ser enviados al correo electrónico de su representante y/o de quienes hayan sido autorizados(as) para ello, según lo establecido en el inciso quinto del artículo 5 anterior.
Este aviso de notificación es un mensaje de carácter únicamente informativo, que comunica la recepción de una nueva notificación en su Casilla Única y en ningún caso hará las veces de notificación. La no recepción de un aviso de notificación no invalidará la notificación recibida.
La solicitud de excepción a ser notificado(a) a través de medios electrónicos se realizará por el (la) interesado(a), según lo dispuesto en el Párrafo 2º del Título V del Reglamento, al órgano de la Administración del Estado ante el cual esté tramitando un procedimiento administrativo o directamente ante el Servicio de Registro Civil e Identificación, mediante el formulario correspondiente.
Adicionalmente, para efectos de actualizar el Registro de DDU, los órganos de la Administración del Estado que acojan la solicitud de excepción a la notificación electrónica deberán comunicar dicha decisión al Servicio de Registro Civil e Identificación, mediante el módulo institucional de la Plataforma de Notificaciones.
En conformidad al numeral 2 del artículo 3º del decreto con fuerza de ley Nº 1, de 2020, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, en aquellos procedimientos administrativos regulados en leyes especiales que se expresan a través de medios electrónicos, donde se normen de forma expresa las notificaciones, se deberá enviar una copia de esta a su DDU, copia que no sustituirá la forma de notificación expresada en dichas leyes especiales.
Con todo, la disposición señalada rige solamente para los actos administrativos de efecto particular, excluyéndose de esta obligación aquellos actos que según su propia normativa deban ser publicados.
De conformidad a lo señalado en el artículo 5 de la presente norma técnica, el (la) interesado(a) que desee que su DDU sea un correo electrónico, deberá acceder al módulo de administración del DDU y modificar la configuración predeterminada de Casilla Única a este medio, indicando una dirección de correo electrónico para estos efectos, la que requerirá ser validada para garantizar su control y correcto funcionamiento, según lo que dispondrá la guía técnica a que hace referencia el artículo 22.
El (La) Jefe(a) Superior de Servicio de cada órgano de la Administración del Estado, o en quien éste(a) delegue dicha función, designará a un(a) administrador(a) a cargo de gestionar los permisos y/o perfiles requeridos para la gestión de sus notificaciones electrónicas.
Los órganos de la Administración del Estado deberán enviar sus notificaciones electrónicas a la Plataforma de Notificaciones, pudiendo optar por alguna de las siguientes formas:
Para efectos del envío de una determinada notificación, el órgano de la Administración del Estado proporcionará, a través de la Plataforma de Notificaciones, al menos, la siguiente información:
Las notificaciones serán enviadas a través de la Plataforma de Notificaciones al DDU del (de la) interesado(a), su apoderado(a) o representante, según corresponda, en base a la información contenida en el Registro de Domicilios Digitales Únicos, y a aquella proporcionada por cada órgano de la Administración del Estado, conforme lo dispuesto en el artículo precedente.
Cada notificación que un órgano de la Administración del Estado envíe a través de la Plataforma de Notificaciones tendrá un código identificador de transacción asignado. Este código será generado por la misma Plataforma y será informado al órgano remitente junto con el resultado del envío de cada notificación.
Para cada notificación, la Plataforma podrá informar los siguientes estados:
La Plataforma de Notificaciones dejará constancia de la fecha y hora del envío de la notificación al DDU determinado por el (la) interesado(a), su apoderado(a) o su representante, así como de la recepción de la notificación por parte del (de la) destinatario(a) de ésta, y el código identificador de transacción. Esta información será contenida en el certificado digital a que se refiere el inciso final del artículo 26 del Reglamento.
Si se configuró un correo electrónico como DDU, la Plataforma de Notificaciones dejará constancia de la fecha y hora del envío de la notificación, considerando lo dispuesto en el artículo 20 de esta norma técnica.
A fin de asegurar el cumplimiento de los requisitos y condiciones a que alude el artículo 26 del Reglamento, la Plataforma de Notificaciones deberá registrar:
Para efectos de lo dispuesto en el artículo 26 del Reglamento, corresponderá a cada órgano de la Administración del Estado verificar el estado de envío de sus notificaciones, mediante el código identificador de transacción correspondiente a que alude el artículo 15 de esta norma técnica.
Si una notificación se realiza en las dependencias del órgano de la Administración del Estado, cuando el (la) interesado(a) se apersone para recibirla, de acuerdo al artículo 23 del Reglamento, el (la) funcionario(a) que realizó la notificación deberá dejar constancia de la fecha y hora de la notificación en la Plataforma de Notificaciones.
Para la correcta recepción de las notificaciones de los(as) interesados(as) que, de conformidad al artículo 10 de esta norma técnica reconfiguren su DDU, disponiendo que sea una dirección de correo electrónico, se deberá informar de la necesidad de dar cumplimiento a las siguientes acciones:
El (La) interesado(a), su apoderado(a) o su representante recibirá en el correo electrónico registrado en el Registro de DDU, todas las notificaciones en los procedimientos administrativos en que figure como tal.
En caso de indisponibilidad de la Plataforma de Notificaciones, ésta emitirá un certificado que dé cuenta de dicha situación. En caso de mantenciones programadas, se informará a los(as) usuarios(as) con anterioridad a la interrupción del servicio, indicando las horas o fechas en que ello sucederá. En ambos casos, la información respectiva se publicará en el portal web de la Plataforma de Notificaciones, según lo establecido en el inciso final del artículo 47 y el inciso final del artículo 7, ambos del Reglamento.
Las notificaciones que no puedan ser enviadas en el periodo de incidencia, deberán remitirse en cuanto la plataforma vuelva a estar disponible, registrándose la fecha y hora de envío.
Para efectos de facilitar la implementación de la presente norma técnica, la División de Gobierno Digital del Ministerio Secretaría General de la Presidencia dictará una o más guías técnicas que establezcan sus aspectos operativos y procesos.
La aplicación de esta norma será acorde a la gradualidad establecida en el decreto con fuerza de ley Nº 1, de 2020, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia. A fin de facilitar su implementación, la División de Gobierno Digital definirá los lineamientos y formato en que los órganos obligados deberán llevarla a cabo.
La presente norma técnica deberá ser revisada y actualizada, al menos, cada dos años. El plazo antes indicado se contará desde la entrada en vigencia de esta norma técnica.
Las actualizaciones de esta norma técnica deberán tomar en consideración los aprendizajes y las dificultades de aplicación reportados por los órganos de la Administración del Estado, así como impulsar las buenas prácticas y minimizar los efectos de las prácticas incorrectas que pudieron haberse presentado."
Anótese, tómese razón y publíquese.- GABRIEL BORIC FONT, Presidente de la República.- Álvaro Elizalde Soto, Ministro Secretario General de la Presidencia.- Mario Marcel Cullell, Ministro de Hacienda.- Luis Cordero Vega, Ministro de Justicia y Derechos Humanos.
Lo que transcribo a Ud. para su conocimiento.- Saluda atentamente a Ud., Macarena Lobos Palacios, Subsecretaria General de la Presidencia.