Promulgación: 19-MAY-2023
Publicación: 17-AGO-2023
Versión: Única - 17-AGO-2023
Vistos:
Lo dispuesto en los artículos 32 Nº 6 y 35 del decreto supremo Nº 100, de 2005, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Constitución Política de la República de Chile; en la ley Nº 19.880, que Establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado; en la ley Nº 18.993, que Crea Ministerio Secretaría General de la Presidencia de la República; en la ley Nº 21.180, sobre Transformación Digital del Estado; en el decreto con fuerza de ley Nº 1, de 2020, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que establece normas de aplicación del artículo 1º de la ley Nº 21.180, de Transformación Digital del Estado, respecto de los procedimientos administrativos regulados en leyes especiales que se expresan a través de medios electrónicos y determina la gradualidad para la aplicación de la misma ley, a los órganos de la Administración del Estado que indica y las materias que les resulten aplicables; en el decreto supremo Nº 4, de 2020, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueba el reglamento que regula la forma en que los procedimientos administrativos deberán expresarse a través de medios electrónicos, en las materias que indica, según lo dispuesto en la ley Nº 21.180 sobre Transformación Digital del Estado; y, en la resolución Nº 7, de 2019, de la Contraloría General de la República, que fija normas sobre exención del trámite de toma de razón.
Considerando:
Decreto:
Establézcase la siguiente Norma Técnica de Calidad y Funcionamiento de las plataformas electrónicas que sustentan procedimientos administrativos en los órganos de la Administración del Estado y aquellas plataformas o sistemas informáticos que se interconecten, integren, interoperen o permitan el acceso a la o las plataformas de gestión de expedientes electrónicos y a la plataforma de comunicaciones oficiales.
La presente norma técnica tiene por objeto describir la forma en que los órganos de la Administración del Estado deberán mitigar la obsolescencia tecnológica, mantener la continuidad operacional, establecer y medir niveles óptimos de servicio, aumentar la resiliencia tecnológica, brindar medios de soporte, entregar información de los términos y condiciones de uso y monitorear el óptimo estado del funcionamiento de las plataformas electrónicas que sustentan o se relacionan con procedimientos administrativos.
Para efectos de la aplicación de la presente norma se entiende por:
Antes de dar inicio al Ciclo de Gestión de la Calidad, cada órgano de la Administración del Estado deberá elaborar un catálogo de plataformas electrónicas, que tenga bajo su administración, en adelante también "Catálogo", según lo que establecerá la guía técnica a que hace referencia el artículo 17 de la presente norma técnica.
El catálogo de plataformas electrónicas de cada órgano de la Administración del Estado deberá contener una línea de base. Esta línea de base corresponde a la identificación del estado de cada plataforma cuando es introducida por primera vez en el Ciclo de Gestión de la Calidad, estableciendo el estado inicial de la misma para el análisis.
Para la actualización del Catálogo deberá estarse a lo establecido en el artículo 11 de la presente norma técnica.
Para los órganos de la Administración del Estado el Ciclo de Gestión de la Calidad implica realizar un proceso de mejora continua de las plataformas electrónicas que el órgano administre, el que se materializará en el diseño y la implementación del Plan de Mejora Continua.
Cada vez que un órgano de la Administración del Estado implemente un Plan de Mejora Continua deberá establecer qué plataformas considera prioritarias para la ejecución de iniciativas de mejoras en razón de sus competencias, objetivos estratégicos, disponibilidad presupuestaria y las fases de implementación de la ley Nº 21.180, definidas por el decreto con fuerza de ley Nº 1, de 2020, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia.
A partir de la línea de base, y respecto de las plataformas priorizadas de conformidad al artículo anterior, los órganos de la Administración del Estado deberán implementar el Ciclo de Gestión de la Calidad a través de las etapas que a continuación se describen:
En base a la información recopilada durante la identificación y medición de los estándares y condiciones del Reglamento, se deberán determinar las características y subcaracterísticas que abordará la guía técnica a que alude el artículo 17 de la presente norma.
En particular, la etapa 1 se compone de los siguientes pasos:
Identificación de las plataformas que se propone mejorar: Por medio de la priorización descrita en el inciso segundo del artículo 4 anterior, el órgano de la Administración del Estado deberá identificar la o las plataformas electrónicas para las que elaborará su Plan de Mejora Continua del periodo definido.
Identificación y medición de estándares y condiciones contenidos en las otras normas técnicas establecidas en el artículo 57 del Reglamento: El órgano de la Administración del Estado deberá identificar los estándares y condiciones establecidas por las demás normas técnicas y realizar una evaluación y análisis de la plataforma electrónica a mejorar respecto de ellos.
Describir las iniciativas de mejora y los objetivos esperados: El órgano de la Administración del Estado deberá realizar una descripción de las iniciativas de mejora propuestas en el Plan de Mejora Continua, los objetivos esperados, las áreas responsables y los plazos de implementación para ellas.
Selección de subcaracterísticas: Los órganos de la Administración del Estado podrán seleccionar un mínimo de cuatro de las subcaracterísticas que señalará la guía técnica a que se refiere el artículo 17 de la presente norma, ya sea que pertenezcan a una sola característica o a varias de ellas.
Definición de métricas y los umbrales: El órgano de la Administración del Estado deberá definir las métricas que se utilizarán para medir las subcaracterísticas seleccionadas, su evaluación y análisis de rendimiento a las iniciativas implementadas. Además, en esta etapa, el órgano deberá establecer los umbrales que permitan catalogar la iniciativa de mejora como exitosa, aceptable o insuficiente. Lo anterior permitirá dar un resultado claro sobre la efectividad de la mejora implementada, con una lógica de constante autoevaluación respecto a la implementación del Plan de Mejora Continua.
Determinar costos y plazos requeridos para la implementación: El órgano de la Administración del Estado deberá estimar los costos asociados a la iniciativa de mejora a implementar, para poder hacer la formulación presupuestaria correspondiente. Del mismo modo, deberá definir una hoja de ruta donde se expliquen los hitos principales con sus plazos de implementación del proyecto.
Estimar la vida útil de las mejoras a implementar: Conforme el principio de actualización de los medios electrónicos establecido en el artículo 16 bis de la ley Nº 19.880, el órgano de la Administración del Estado deberá hacer una proyección del tiempo durante el cual las mejoras implementadas se entenderán como vigentes.
Identificar los diferentes riesgos asociados al Plan de Mejora Continua: El órgano de la Administración del Estado deberá realizar una revisión de los potenciales riesgos asociados a las iniciativas propuestas y su implementación.
La elaboración del Plan de Mejora Continua deberá tomar en consideración lo establecido en la Guía de Lineamientos para el Desarrollo de Software vigente, la que está disponible en el sitio web de la División de Gobierno Digital del Ministerio Secretaría General de la Presidencia.
Conforme lo prescrito en el artículo 55 del Reglamento, el Plan de Mejora Continua deberá ser remitido al Ministerio Secretaría General de la Presidencia a solicitud de aquella Secretaría de Estado.
Cuando se requiera, cada órgano de la Administración del Estado deberá solicitar a la Dirección de Presupuestos los recursos para la implementación del Plan de Mejora Continua y realizar las gestiones pertinentes para obtenerlos, o bien, considerar los procesos de formulación presupuestaria interna correspondientes.
En los casos que corresponda, esta etapa deberá asociarse al proceso EvalTIC. Una vez concluido el proceso de formulación presupuestaria, el órgano deberá realizar los ajustes necesarios a su Plan de Mejora Continua, incorporando las recomendaciones realizadas en el proceso de formulación y de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria.
Los órganos de la Administración del Estado deberán implementar las iniciativas definidas en el Plan de Mejora Continua, acorde al presupuesto asignado para éstas.
Corresponderá a cada órgano definir o determinar la gobernanza interna de la implementación del Plan de Mejora Continua y los mecanismos para asegurar dicha implementación.
Una vez implementadas las mejoras en la o las plataformas electrónicas priorizadas, se deberá evaluar su efecto sobre las características y subcaracterísticas de calidad definidas en la etapa 1, para determinar el avance y el éxito de dichas mejoras, en relación al diagnóstico realizado en dicha etapa. Para esto, el órgano de la Administración del Estado deberá planificar la evaluación a realizar, considerando las siguientes actividades:
a) Diseño de la evaluación. El órgano de la Administración del Estado deberá planificar la evaluación de las métricas. Esta tarea se compone de (i) la identificación de las actividades; (ii) la definición de los momentos de ejecución de la evaluación; y (iii) la definición de los recursos y las herramientas necesarias que se utilizarán durante el proceso de evaluación de las métricas establecidas.
b) Ejecución de la evaluación. Los órganos de la Administración del Estado deberán llevar a cabo la evaluación diseñada en el literal anterior, comparando los resultados obtenidos con las métricas y umbrales definidos en la etapa 1 del Plan de Mejora Continua, según el artículo 6, numeral 5) de la presente norma.
c) Elaboración de un Informe de Evaluación. Posterior a la ejecución de la evaluación, se deberá elaborar un informe que incorpore los resultados de esta etapa y la retroalimentación obtenida, el que servirá de base para la elaboración del siguiente Plan de Mejora Continua. Este documento debe contener, al menos, la siguiente información:
i) Identificación del Plan de Mejora Continua.
ii) Para cada mejora realizada (1) descripción de la mejora ejecutada, (2) fechas de ejecución, (3) resultado de mediciones, (4) mediciones anteriores, y (5) análisis de resultado.
iii) Conclusiones.
iv) Recomendaciones para el próximo Plan de Mejora Continua.
Solo para los casos en que la implementación del Plan de Mejora Continua sea considerada insuficiente, de acuerdo a los resultados obtenidos en la evaluación, los órganos de la Administración del Estado deberán hacer los ajustes necesarios para alcanzar los objetivos señalados en la etapa 1, por medio de la adopción de medidas internas.
Cuando la implementación sea considerada como aceptable, el órgano deberá determinar si realizará ajustes al Plan de Mejora Continua.
Solo una vez completada esta etapa de cierre, se podrá dar inicio al siguiente Plan de Mejora Continua.
Una vez concluido el Plan de Mejora Continua, el órgano de la Administración del Estado deberá actualizar el catálogo de plataformas electrónicas, incorporando la descripción de las mejoras implementadas a las plataformas electrónicas priorizadas, según lo que establecerá la guía técnica a que hace referencia el artículo 17 de la presente norma.
De acuerdo a la normativa vigente, y para el cumplimiento del artículo 7 de la presente norma técnica, los órganos de la Administración del Estado que correspondan deberán realizar la formulación de proyectos de tecnologías de la información y comunicación "EvalTIC", según lo establecido en las disposiciones para la formulación de proyectos de tecnología de la información y comunicación, conforme a la Ley de Presupuestos de cada año y sus instrucciones.
Las disposiciones para la formulación de proyectos de tecnología de la información y comunicación se encontrarán publicadas en la página web de la División de Gobierno Digital.
El proceso EvalTIC se llevará a cabo por medio de una plataforma electrónica puesta a disposición para los órganos de la Administración del Estado por la Dirección de Presupuestos, a través de su interfaz de formulación presupuestaria, previa autenticación en su página web.
Será obligación de quien administre esta plataforma mantenerla actualizada, registrando todo cambio de estado de los proyectos sometidos a EvalTIC.
La Dirección de Presupuestos, en colaboración con la División de Gobierno Digital, la Secretaría de Modernización del Ministerio de Hacienda y la Dirección de Compras y Contratación Pública, cuando corresponda, evaluará por sí, o por medio de evaluadores externos capacitados al efecto, los proyectos de tecnología de la información y comunicación de los órganos de la Administración del Estado según su viabilidad tecnológica, calificándolos, según lo establecido en la Guía para Formulación de Proyectos TIC del periodo presupuestario que corresponda.
En los dos últimos casos, los órganos de la Administración del Estado deberán realizar ajustes señalados dentro del plazo establecido para ello, en las disposiciones para la formulación de proyectos de tecnología de la información y comunicación.
Las evaluaciones realizadas en este contexto serán vinculantes para las formulaciones presupuestarias de los órganos de la Administración del Estado.
Cada Jefe(a) Superior de Servicio deberá designar un(a) Coordinador(a) de Transformación Digital, quien será el (la) funcionario(a) responsable de desarrollar y gestionar el Plan de Mejora Continua y todas aquellas iniciativas necesarias para cumplir con la implementación de la ley Nº 21.180, su normativa asociada, además de las directrices que dicte en ese sentido la División de Gobierno Digital del Ministerio Secretaría General de la Presidencia. El (La) Coordinador(a) de Transformación Digital le reportará directamente al (a la) Jefe(a) Superior de Servicio respecto los avances de estas y otras tareas que se le encomienden en dicho sentido.
El (La) Coordinador(a) de Transformación Digital será, además, la contraparte encargada de informar a la División de Gobierno Digital del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, de los avances del respectivo órgano en la observancia e implementación de la ley Nº 21.180 y de toda su normativa asociada, incluyendo la remisión de la información actualizada sobre sus indicadores de cumplimiento, conforme a las directrices que fije la División de Gobierno Digital del Ministerio Secretaría General de la Presidencia. El (La) Jefe(a) Superior de Servicio respectivo deberá informar, mediante una comunicación oficial, al (a la) Jefe(a) de la División de Gobierno Digital del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, el nombre de la persona que cumplirá el rol de Coordinador(a) de Transformación Digital, debiendo además informar por el mismo medio, cualquier cambio en su designación.
La División de Gobierno Digital del Ministerio Secretaría General de la Presidencia establecerá una Red de Coordinadores(as) de Transformación Digital.
Corresponderá al (a la) funcionario(a) designado(a) como Coordinador(a) de Transformación Digital informar dentro de su órgano sobre los plazos, indicadores de cumplimiento, hitos, instancias de capacitación y otros temas asociados a la Transformación Digital del Estado, especialmente a las fases de implementación de la ley Nº 21.180 y a sus normas técnicas.
Deberá además participar activamente en las instancias definidas por la División de Gobierno Digital del Ministerio Secretaría General de la Presidencia en el marco de la Red de Coordinadores(as) de Transformación Digital.
Conforme a las directrices que fije la División de Gobierno Digital del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, el (la) Coordinador(a) de Transformación Digital deberá reportar periódicamente los avances que hubiere alcanzado el respectivo órgano en materia de transformación digital y cumplimiento de la normativa vigente en esta materia.
Para efectos de facilitar la implementación de la presente norma técnica, la División de Gobierno Digital del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, dictará una o más guías técnicas que establezcan sus aspectos operativos y procesos.
La aplicación de esta norma será acorde a la gradualidad establecida en el decreto con fuerza de ley Nº 1, de 2020, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia. A fin de facilitar su implementación, la División de Gobierno Digital definirá los lineamientos y formato en que los órganos obligados deberán llevarla a cabo.
La presente norma deberá ser revisada y actualizada, al menos, cada dos años. El plazo antes indicado se contará desde la entrada en vigencia de esta norma técnica.
Las actualizaciones de esta norma técnica deberán tomar en consideración los aprendizajes y las dificultades de aplicación reportados por los órganos de la Administración del Estado, así como impulsar las buenas prácticas y minimizar los efectos de las prácticas incorrectas que pudieron haberse presentado."