¶ 1. Introducción
A continuación se describe el proceso de habilitación de una nueva institución en la Autoridad Certificadora del Estado, así como los perfiles requeridos y funciones que deberá realizar el personal de las respectivas instituciones que adhieran al uso de la plataforma para la emisión de firma electrónica avanzada dispuesta por la Secretaría de Gobierno DIgital del Ministerio de Hacienda..
¶ 2. Diagrama resumido del proceso
¶ 3. Aspectos legales
Para las instituciones dependientes de un Ministerio que cuenta con Convenio firmado con el Ministerio de Hacienda (y convenios previos al 1 de marzo de 2024 suscritos con Minsegpres), pasar al punto 3.2.
Para los organismos autónomos que no han firmado Convenio, seguir al punto 3.1. (firmar Convenio).
Revisar listado de Ministerios y Organismos con Convenio firmado en “Certificados intermedios (sub CA)” del link: https://firma.digital.gob.cl/biblioteca/certificados/
¶ 3.1. Convenio
Para dar inicio a la habilitación de una institución en la plataforma es necesario que el Ministerio u Órgano al cual pertenece o con el cual se relaciona la institución cuente con convenio firmado con el Ministerio de HaciendaMinsegpres. Es necesario que se solicite la firma del convenio por medio de la mesa de ayuda en el siguiente link: https://digital.gob.cl/mesadeayuda.
¶ 3.2. Aceptación de condiciones de uso de la plataforma
Aquellas instituciones que deseen hacer uso de la plataforma dispuesta, de acuerdo a lo establecido en el convenio de colaboración firmado con el respectivo Ministerio deberán, mediante acto administrativo, aceptar las condiciones de uso de la plataforma con las obligaciones y derechos que les corresponda. Las condiciones de uso se encuentran descritas tanto en el contenido del convenio tramitado con el respectivo ministerio (http://transparencia.minsegpres.gob.cl/EfectosTerceros/Actuales) como en las políticas de certificados y prácticas de certificación vigentes disponibles a través del sitio web https://firma.digital.gob.cl/.
Se encuentra disponible un formato tipo del Acto Administrativo en el siguiente link: Modelo Aceptación Condiciones de Uso
¶ 4. Plataforma: Habilitación Institución y Usuarios
¶
4.1. Habilitación de la Institución
Una vez firmado el Convenio o emitido el Acto Administrativo (sección 3), deberá iniciar el proceso mediante el formulario disponible en Solicitud de Registros FirmaGob.
Para los servicios dependientes y relacionados se debe adjuntar una copia del acto administrativo en el que su representante legal acepta de condiciones de uso de la plataforma con las obligaciones y derechos que les corresponda, dichas condiciones se encuentran contenidas en el convenio al que se adhiere.
¶ 4.2. Habilitación de usuarios
¶
4.2.1. Registro del Operador
Como parte de la habilitación, la institución solicitará registrar al Operador mediante el formulario de contacto disponible en el sitio web Solicitud de Registros FirmaGob indicando la siguiente información para los usuarios definidos para el rol de Operador:
- Nombre completo
- Rut
- Correo electrónico
- Cargo
¶ 4.2.2. Registro del Ministro de Fe
El Ministro de Fe debe estar definido por la Ley del respectivo Ministerio o ser nombrado por medio de un acto administrativo (se puede incluir en el acto administrativo de aceptación de condiciones de uso).
Una vez que el Operador de la Institución esté habilitado, deberá registrar en la plataforma al Ministro de Fe como “Funcionario o Autoridad”. Posteriormente, deberá solicitar el cambio de “Tipo de Usuario” mediante el formulario disponible en Solicitud de Registros FirmaGob indicando el Rut del usuario que deberá tener el rol de Ministro de Fe. Con ello, la Secretaría de Gobierno Digital realizará el alta del usuario como Ministro de Fe.
Se entiende que la institución cuenta con información que respalda la designación del Ministro de Fe informado.
¶ 4.2.3. Habilitación del Ministro de Fe
El Ministro de Fe deberá presentar una solicitud de certificado mediante la plataforma. Sólo para el caso del Ministro de Fe, éste podrá realizar la solicitud y propia certificación en la plataforma.
Revisar el material de apoyo disponible en: https://firma.digital.gob.cl/biblioteca/manuales-firmagob/manual-ministro-fe/
Una vez habilitado el Ministro de Fe podrá firmar sus propios documentos y aprobar las solicitudes ingresadas por otras autoridades y funcionarios de la institución.
¶ 4.2.4. Registro y mantención de Autoridad o Funcionario
Una vez que el Operador de la Institución esté habilitado, deberá registrar en la plataforma a los funcionarios que requerirán operar con la plataforma como “Funcionario o Autoridad”. El usuario Operador de la institución deberá realizar la mantención del listado de usuarios correspondiente a “Autoridad o Funcionario”.
Sólo cuando existan cambios en la designación de los usuarios Operador y/o Ministro de Fe de la institución, se deberá informar a la Secretaría de Gobierno Digital mediante el formulario disponible en Solicitud de Registros FirmaGob
Revisar el material de apoyo disponible en: https://firma.digital.gob.cl/biblioteca/manuales-firmagob/manual-autoridad/
¶ 5. Intervinientes y sus roles en la Autoridad Certificadora (CA)
La definición de funciones y responsabilidades de los usuarios que intervienen en el proceso se encuentra detallada a continuación.
¶ 5.1. Operador
Encargado de mantener el registro de autoridades y funcionarios habilitados para realizar solicitudes de certificados de firma electrónica avanzada.
Deberá tener acceso a la siguiente información de las autoridades y funcionarios:
- RUT
- Nombre completo
- Correo electrónico institucional
- Cargo
- Vigencia del contrato
Dentro de sus responsabilidades estará:
- Realizar el pre-registro de información de autoridades y funcionarios.
- Realizar corrección a la información pre-registrada en caso de detectar errores.
- Realizar corrección a la información pre-registrada en caso de recibir notificación de errores en los datos registrados.
- Solicitar el cambio de tipo de usuario para el Ministro de Fe.
- Acompañar y apoyar a los firmantes durante el proceso de solicitud, certificación, habilitación del segundo factor y revocación en caso que lo requiera.
- Notificar a las autoridades y funcionarios titulares de certificados próximos a vencer.
- Realizar la revocación de certificados en caso de:
- Identificación de datos incorrectos
- Cambio en los datos del firmante (ej. cargo)
- Desvinculación del firmante
- Identificación de compromiso del mecanismo de control del certificado
- Mantener actualizado el listado de autoridades y funcionarios habilitados para su institución y deshabilitar aquellas autoridades o funcionarios que hayan cesado su vínculo con la institución.
¶ 5.2. Ministro de Fe
De acuerdo a lo establecido en artículo 40 del Reglamento de la Ley Nº 19.799 Sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Certificación de dicha Firma “La certificación de las firmas electrónicas avanzadas de las autoridades o funcionarios de los órganos y servicios públicos de la Administración del Estado se realizará por los respectivos ministros de fe. En aquellos órganos en que el ministro de fe no se encuentre expresamente establecido, el jefe superior del servicio deberá designar un funcionario público de planta, por resolución, para que actúe como certificador.”.
A partir de lo anterior cada institución deberá efectuar el análisis respectivo para determinar si se encuentra establecida la función o deberá ser designado mediante un acto administrativo.
Es responsabilidad del Ministro de Fe certificar las firmas electrónicas de las autoridades o funcionarios de su respectiva institución.
Durante la certificación el Ministro de Fe aprueba los datos con los cuales fue solicitado un certificado de firma electrónica avanzada, con lo cual se emite el certificado y queda disponible para ser utilizado en las actuaciones que requiera el titular.
Los datos a certificar consideran:
- Nombre completo
- Rut
- Órgano del Estado en el que ejerce función el titular
- El cargo funcionario y/o autoridad que ejerce
- Fecha de inicio y fin de vigencia del certificado de Firma Electrónica Avanzada
El Ministro de Fe podrá aceptar o rechazar las solicitudes de certificado recibidas.
¶ 5.3. Titular de certificado (Autoridad o Funcionario)
Corresponde a la autoridad o funcionario que requiere de un certificado de firma electrónica avanzada para realizar procesos de firma de documentos electrónicos.
Es el responsable de:
- Conocer y aceptar las condiciones del certificado de firma electrónica avanzada que será emitido para él.
- Realizar la solicitud de certificado, verificando que la información pre-registrada sea correcta.
- No revelar la clave de acceso a su certificado.
- Revocar su certificado en caso de compromiso o
- Revocar su certificado cuando la información contenida haya cambiado.
¶ 5.4. Apoyo TI (opcional)
Se requiere verificar que cada uno de los participantes en el proceso:
- Tengan acceso al sitio web de la plataforma
- Puedan recibir correctamente las notificaciones enviadas por correo electrónico
- En particular respecto del Ministro de Fe y las autoridades o funcionarios titulares de firma, que puedan realizar la instalación y configuración de la aplicación para generar el segundo factor que controla el certificado.
¶ 6. Contacto
En caso de presentar algún inconveniente podrá abrir un caso de atención mediante el formulario de contacto disponible en https://digital.gob.cl/mesadeayuda