Nota: accede con el siguiente enlace a la Resolución Exenta N°885/2025 de la Subsecretaría de Hacienda que aprueba el Convenio de adhesión de encargo de datos personales entre la Subsecretaría de Hacienda y las entidades usuarias de la plataforma SIMPLE.
En Santiago de Chile, a la fecha de dictación del acto administrativo mediante el cual la Entidad Usuaria se adhiere al presente convenio de adhesión, entre la Secretaría y Administración General del Ministerio de Hacienda, Rol Único Tributario Nº 60.801.000-9, en adelante e indistintamente, el “ENCARGADO”, representada por su Subsecretario/a, ambos domiciliados para estos efectos en calle Teatinos 120, piso 12, comuna y ciudad de Santiago, y la Entidad Usuaria, en adelante e indistintamente, el “RESPONSABLE” o “la Entidad Usuaria”, representada por su Jefatura de Servicio, domiciliada para estos efectos en dirección indicada en el acto administrativo de adhesión respectivo, se ha convenido lo siguiente:
1. De conformidad con el artículo 20 de la Ley Nº 19.628, sobre Protección a la Vida Privada actualmente vigente, “El tratamiento de datos personales por parte de un organismo público sólo podrá efectuarse respecto de las materias de su competencia y con sujeción a las reglas precedentes. En esas condiciones, no necesitará el consentimiento del titular.”
2. Dicho artículo, a partir del 1 de diciembre de 2026, establecerá que “Es lícito el tratamiento de los datos personales que efectúan los órganos públicos cuando se realiza para el cumplimiento de sus funciones legales, dentro del ámbito de sus competencias, de conformidad a las normas establecidas en la ley, y a las disposiciones previstas en este Título. En esas condiciones, los órganos públicos actúan como responsables de datos y no requieren el consentimiento del titular para tratar sus datos personales”.
3. En este contexto, el artículo 1º de la Ley Nº 21.658 que crea la Secretaría de Gobierno Digital en la Subsecretaría de Hacienda, y adecúa los cuerpos legales que indica, prescribe que a dicha Secretaría le corresponde desarrollar y operar plataformas y servicios compartidos, a lo menos, de interoperabilidad e identidad digital.
4. En ejercicio de dichas competencias, la Secretaría de Gobierno Digital opera la plataforma SIMPLE, en modalidad de software como servicio (“SaaS”, por sus iniciales en inglés) para lo cual debe tratar, en calidad de encargado, datos personales que son responsabilidad de las Entidades Usuarias de dicha plataforma. Dicha plataforma es utilizada por las Entidades Usuarias de manera totalmente libre y voluntaria.
5. El artículo 15 bis de la nueva Ley sobre Protección de Datos Personales establece que “El tratamiento de datos a través de un encargado se regirá por el contrato celebrado entre el responsable y el encargado, con arreglo a la legislación vigente”.
6. En este contexto, se ha considerado que lo más idóneo para velar por la eficiente e idónea administración de los medios públicos y por el debido cumplimiento de la función pública, de conformidad con el artículo 5° de nuestra Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, aprobar un contrato de adhesión al que deberán adherirse todas las Entidades Usuarias de la plataforma SIMPLE, en su modalidad SaaS, en que la digitalización de sus trámites o procedimientos implique comunicar datos personales a la Secretaría de Gobierno Digital.
7. Finalmente, se debe tener presente que el artículo segundo transitorio de la Ley Nº 21.658 antes citada establece que: “A partir del 1 de marzo de 2024, los términos y condiciones de uso de las plataformas y los servicios compartidos deberán ser aprobados o modificados por la Subsecretaría de Hacienda y pasarán a ser obligatorios para todas las entidades usuarias. Los términos y condiciones de uso aprobados con anterioridad a la fecha antes mencionada por la Subsecretaría General de la Presidencia serán igualmente obligatorios hasta que la Subsecretaría de Hacienda los revoque o modifique.”.
El presente convenio tiene por objeto establecer las condiciones conforme a las cuales el ENCARGADO llevará a cabo el tratamiento de datos personales por cuenta del RESPONSABLE, con motivo de la utilización de la plataforma SIMPLE.
El presente convenio tendrá una duración indefinida y comenzará a regir desde la total tramitación del acto administrativo que lo apruebe. No obstante, podrá darse por terminado de manera anticipada en caso de configurarse alguna de las causales de revocación y/o incumplimiento previstas en la normativa aplicable.
El tratamiento de datos personales que realiza el ENCARGADO en virtud del presente convenio tendrá como única finalidad almacenar y utilizar, por cuenta del RESPONSABLE, los datos personales estrictamente necesarios para operar y desarrollar la Plataforma SIMPLE en modalidad SaaS, de conformidad con la Ley N° 21.658, que crea la Secretaría de Gobierno Digital en la Subsecretaría de Hacienda, y adecúa los cuerpos legales que indica.
Para el adecuado funcionamiento de la plataforma SIMPLE, el ENCARGADO podrá utilizar dichos datos, debidamente seudonimizados o anonimizados, exclusivamente con fines estadísticos orientados a medir, procesar, analizar y reportar el uso, adopción e implementación de la plataforma, así como para mejorar la calidad de la información, la accesibilidad, la continuidad operacional y las demás condiciones de usabilidad de SIMPLE.
Queda expresamente prohibido al ENCARGADO efectuar cualquier tratamiento para fines propios, distintos o incompatibles con los establecidos en la presente cláusula. Asimismo, se prohíbe la cesión o entrega de los datos personales a otras entidades públicas o privadas, con excepción de aquellas instituciones privadas contratadas por la Subsecretaría de Hacienda para prestar servicios tecnológicos a la Secretaría de Gobierno Digital, conforme a lo dispuesto en la cláusula novena sobre subcontratación.
Para la ejecución de las prestaciones derivadas del cumplimiento del objeto del presente encargo, se espera que el ENCARGADO trate, en nombre del RESPONSABLE, los siguientes tipos de datos personales:
1. Nombre, domicilio y datos de contacto de los(las) interesados(as) en trámites y procedimientos administrativos digitalizados.
2. Nombre, cargo, institución y otros datos que permitan identificar a los(las) funcionarios(as) públicos(as) que participan en dichos trámites y procedimientos.
3. Datos sobre lo solicitado por el RESPONSABLE, a los(las) interesados(as) en dichos trámites y procedimientos.
4. Datos contenidos en los documentos acompañados en los respectivos trámites y procedimientos.
SEXTO: CATEGORÍA DE TITULARES
Los datos personales tratados en virtud del presente convenio corresponden a las siguientes categorías de titulares:
1. Funcionarios(as) públicos(as) que participan en los trámites y procedimientos en que se utiliza una plataforma o servicio compartido operado por la Secretaría de Gobierno Digital.
2. Interesados(as) y sus apoderados(as) en trámites y procedimientos administrativos en que se utilizan las referidas plataformas.
De conformidad con el Protocolo de Gestión y Tratamiento de Datos Personales almacenados por la Secretaría de Gobierno Digital, con ocasión de la operación de la plataforma de servicios compartidos SIMPLE (“el Protocolo”), la habilitación de nuevos trámites, procedimientos o servicios digitalizados requiere que la Entidad Usuaria complete un formulario con la información del proceso y de los datos personales involucrados.
Recibidos los antecedentes, la Secretaría de Gobierno Digital realizará una evaluación legal y técnica orientada a identificar riesgos y verificar el cumplimiento de la normativa aplicable.
Una vez verificado el cumplimiento de los requisitos, la Jefatura del equipo de Productos y Servicios del ENCARGADO autorizará la habilitación del trámite, procedimiento o servicio en el ambiente de Producción, dejando el registro correspondiente.
Previo a la habilitación definitiva, la Entidad Usuaria deberá adherirse al presente convenio mediante el acto administrativo indicado en la cláusula Duodécima.
Posteriormente, la contraparte técnica de la Entidad Usuaria deberá consignar los datos personales específicos que serán comunicados al ENCARGADO en el anexo dispuesto por la Secretaría de Gobierno Digital, el cual deberá ser suscrito por la Jefatura de Servicio del RESPONSABLE y cargado en la plataforma SIMPLE, de conformidad con el referido Protocolo. Una vez aprobado por la Secretaría de Gobierno Digital, el anexo se entenderá incorporado al presente convenio para todos los efectos legales.
El RESPONSABLE deberá actualizar dicho anexo cada vez que digitalice trámites, procedimientos o servicios que impliquen comunicar nuevos de datos personales o categorías de datos al ENCARGADO, sin que sea necesario celebrar un nuevo convenio de encargo ni dictar actos administrativos adicionales para cada caso.
El anexo se ajustará a los estándares, formatos y lineamientos técnicos que, en su oportunidad, establezca y comunique la Secretaría de Gobierno Digital a las contrapartes técnicas de las Entidades Usuarias.
El RESPONSABLE deberá:
1. Dar cumplimiento a todas las obligaciones propias de su calidad RESPONSABLE, de conformidad con la Ley Nº 19.628 y sus modificaciones.
2. Dar cumplimiento al Protocolo de gestión y tratamiento de datos personales almacenados por la Secretaría de Gobierno Digital con ocasión de la operación de la plataforma de servicios compartidos SIMPLE.
3. Dar cumplimiento a lo establecido en los Términos y Condiciones de uso de la plataforma SIMPLE. En caso de incumplimiento, el RESPONSABLE deberá rescatar, extraer, descargar y/o recuperar los datos y la información correspondientes a los trámites, procedimientos o servicios digitalizados en la plataforma SIMPLE que se encuentren almacenados en la infraestructura y bases de datos de la Secretaría de Gobierno Digital, de conformidad con lo establecido en los Términos y Condiciones de uso y en el Protocolo de gestión y tratamiento de datos personales, dentro del plazo máximo de 90 días corridos contados desde dicha comunicación.
4. Garantizar que sólo está entregando al ENCARGADO los datos personales estrictamente necesarios para la operación de la plataforma.
5. Asegurar que cuenta con las habilitantes legales correspondientes para comunicar los datos personales y, en su caso, los datos personales sensibles asociados a todos los trámites, procedimientos o servicios que el RESPONSABLE digitalice en la plataforma SIMPLE y que impliquen la comunicación de datos personales a la Secretaría de Gobierno Digital, de conformidad con lo señalado en las Cláusulas Quinta y Sexta del presente convenio.
6. Calificar la categoría de datos personales entregados al ENCARGADO.
Responder directamente las solicitudes de acceso a la información pública de conformidad con la Ley N° 20.285 que se refieran a los datos personales objeto del presente encargo, en su calidad de RESPONSABLE del tratamiento. Cuando el ENCARGADO reciba directamente una de estas solicitudes, deberá derivarla de inmediato a éste, conforme a lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley N° 20.285, informando dicha derivación al solicitante.
7. Responder directamente los requerimientos de información formulados por tribunales de justicia, el Ministerio Público, las policías o cualquier institución con facultades legales para solicitar datos personales, calificando bajo su exclusiva responsabilidad la licitud y procedencia de la entrega. En caso de que el ENCARGADO reciba directamente un requerimiento de esta naturaleza, propios de la competencia del RESPONSABLE, deberá remitirlo de inmediato a éste.
8. Informar periódicamente al ENCARGADO todos los eventuales riesgos de incumplimiento de la legislación vigente que pudieran afectar la operación o el tratamiento de los datos personales objeto del presente encargo.
El ENCARGADO deberá:
1. Entregar al RESPONSABLE todos los datos personales objeto del encargo cuando éste se los solicite, lo que pondrá término al encargo respecto de los datos solicitados, de conformidad con lo establecido en el Protocolo de Gestión y Tratamiento de Datos Personales de SIMPLE. El RESPONSABLE tendrá derecho a realizar esta solicitud en cualquier momento.
2. Dar cumplimiento a lo establecido en los Términos y Condiciones de Uso de la plataforma SIMPLE.
3. Dar cumplimiento al Protocolo de gestión y tratamiento de datos personales almacenados por la Secretaría de Gobierno Digital con ocasión de la operación de la plataforma de servicios compartidos SIMPLE.
4. Guardar reserva y confidencialidad respecto de todos los datos personales a los que acceda en virtud del presente encargo. El cumplimiento de esta obligación debe quedar documentado y a disposición del RESPONSABLE del tratamiento. Este deber subsiste aun después de finalizada la relación contractual entre las partes.
5. Adoptar las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo. Tratándose de una vulneración a las medidas de seguridad, el ENCARGADO deberá reportar este hecho al RESPONSABLE dentro del plazo máximo de cuarenta y ocho horas, contado desde que se tiene conocimiento de la ocurrencia del incidente.
6. Eliminar todos los datos personales tratados de conformidad con este convenio, en el tiempo y forma establecido en el Protocolo de gestión y tratamiento de datos personales almacenados por la Secretaría de Gobierno Digital con ocasión de la operación de la plataforma de servicios compartidos SIMPLE.
7. Atender las instrucciones del RESPONSABLE, en cuanto sean necesarias para la adecuada digitalización de sus trámites y procedimientos a través de la plataforma SIMPLE.
NOVENO: SUBCONTRATACIÓN
Por este acto, el RESPONSABLE autoriza específicamente y por escrito al ENCARGADO para subcontratar, total o parcialmente, las actividades objeto del presente encargo a proveedores de servicios tecnológicos contratados de conformidad con la Ley N° 19.886, de bases sobre convenios administrativos de suministro y prestación de servicios.
En este caso, el ENCARGADO deberá garantizar en los convenios respectivos con el SUBENCARGADO que este último mantenga la reserva, confidencialidad y seguridad de los datos personales tratados y las demás condiciones establecidas en la ley. Además, el ENCARGADO deberá informar al RESPONSABLE, con antelación razonable, la identidad del SUBENCARGADO y la naturaleza de las actividades subcontratadas. Bastará para estos efectos, informar el número ID de la contratación respectiva en el portal Mercado Público.
Sin perjuicio de lo anterior, el ENCARGADO continuará siendo solidariamente responsable sobre este sub encargo y no podrá eximirse de responsabilidad argumentando que ha delegado el tratamiento.
El RESPONSABLE mantendrá en todo momento la calidad de responsable del tratamiento respecto de los datos personales objeto del presente convenio, sin que pueda eximirse de sus obligaciones legales alegando la delegación en el ENCARGADO.
El ENCARGADO tendrá derecho a dar por terminado el encargo cuando exista incumplimiento por parte del RESPONSABLE, de las obligaciones establecidas en la legislación vigente o en este convenio. Si la gravedad del incumplimiento hace necesario el término del encargo, el RESPONSABLE deberá cesar el uso de la plataforma SIMPLE y adoptar las medidas necesarias para el adecuado cierre del encargo, de conformidad con los instrumentos aplicables. La comunicación del término del encargo deberá realizarse por medio de correo electrónico dirigido a la contraparte técnica del RESPONSABLE registrada ante la Secretaría de Gobierno Digital.
Producido el término del encargo, el RESPONSABLE deberá rescatar, extraer, descargar y/o recuperar los datos y la información correspondientes a los trámites, procedimientos o servicios digitalizados en la plataforma SIMPLE que se encuentren almacenados en la infraestructura y bases de datos de la Secretaría de Gobierno Digital, de conformidad con lo establecido en los Términos y Condiciones de Uso y en el Protocolo de Gestión y Tratamiento de Datos Personales, dentro del plazo máximo de 90 días corridos contado desde la comunicación que le efectúe el ENCARGADO.
Si el ENCARGADO trata los datos personales con una finalidad distinta a la convenida o los cede o comunica a terceros sin autorización expresa y específica del RESPONSABLE o sin que ello sea necesario para el cumplimiento del encargo conforme a la cláusula Novena, se le considerará responsable del tratamiento para todos los efectos legales, sin perjuicio de las responsabilidades adicionales que correspondan conforme a la Ley N° 19.628, sus modificaciones y las obligaciones derivadas del presente convenio.
Tanto el RESPONSABLE como el ENCARGADO deberán adoptar las medidas necesarias para que la terminación del encargo no afecte la integridad, disponibilidad ni confidencialidad de los datos personales ni la continuidad operativa de los trámites o servicios en curso. Las partes deberán colaborar entre sí para asegurar una transición ordenada, segura y documentada.
El presente convenio deberá interpretarse de forma armónica con los Términos y Condiciones de Uso de la plataforma SIMPLE, aprobados de conformidad con lo dispuesto en la Ley N° 21.658, que crea la Secretaría de Gobierno Digital en la Subsecretaría de Hacienda y adecúa los cuerpos legales que indica y con el Protocolo para la Gestión y Tratamiento de Datos Personales y Archivos aplicable a dicha plataforma. En caso de discrepancia, prevalecerán las disposiciones de este convenio en todo lo relativo al tratamiento de datos personales, salvo que los mencionados términos y condiciones establezcan estándares más exigentes en favor de los derechos de los titulares o de la protección de los datos tratados por cuenta del RESPONSABLE.
Las Entidades Usuarias de la plataforma SIMPLE deberán adherirse al presente convenio mediante un acto administrativo de su jefatura de servicio, de conformidad con el formato establecido en el Anexo del presente convenio. Sin perjuicio de lo anterior, la Secretaría de Gobierno Digital podrá establecer nuevos formatos, en la medida que sean necesarios para la mejor implementación de este instrumento.
Descarga aquí el formato de acto administrativo de adhesión al convenio de encargo de datos personales.